assistant de direction bilingue (f/h).

descriptif du poste

Rattaché(e) directement au Directeur du site de Toulouse, vous assurez la gestion globale du quotidien du laboratoire. Votre rôle, très polyvalent, s'articule autour de cinq grands domaines :

Gestion financière et achats :
Vous assurez le suivi comptable en liaison avec l'équipe finance (création de fournisseurs, facturation, suivi budgétaire et prévisions).
Vous gérez les commandes d'achats, validez les rapprochements factures/bons de commande et résolvez les anomalies.
Vous traitez les notes de frais et les reçus via l'outil dédié.
Vous négociez auprès des prestataires pour obtenir les meilleurs prix sur les fournitures, équipements et prestations
Vous apportez un soutien ponctuel sur la partie données financières auprès des autres sites européens du groupe.

Services généraux et Facilities Management :
Vous êtes l'interlocuteur(trice) privilégié(e) du propriétaire des locaux et des prestataires externes (entretien, travaux, ménage).
Vous planifiez et supervisez la maintenance préventive/curative des bâtiments et des équipements.
Vous gérez le réapprovisionnement des consommables et de la fourniture de bureau.

Administration et vie du site :
Vous assurez un support administratif auprès des équipes (rédaction de documents, présentations, comptes-rendus).
Vous gérez l'accueil téléphonique et physique des visiteurs.
Vous organisez la logistique des réunions, des déplacements professionnels et des événements d'entreprise.

Qualité, Santé, Sécurité et Environnement :
En lien avec le Responsable Conformité, vous veillez à l'application des consignes de sécurité, de l'affichage obligatoire et de la tenue des registres (accidents, risques).
Vous organisez les sessions de formation (secourisme, sécurité incendie) et planifiez les visites médicales annuelles des salariés.

Support Ressources Humaines :
En collaboration avec la fonction RH, vous participez à l'intégration des nouveaux collaborateurs et au suivi des matrices de formation.
Vous transmettez les éléments préparatoires pour la paie mensuelle.

Conditions de travail :

Type de contrat : CDI, temps complet
Localisation : Toulouse, en présentiel
Déplacements : Occasionnels
Conditions salariales : Entre 37 000 et 41 000 euros bruts annuels

profil recherché

Pour réussir dans cette fonction aux missions variées, vous présentez les compétences suivantes :

Formation et expérience : Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2/3 (type DUT/BUT GEA, BTS Support à l'action administrative, Licence professionnelle) et vous justifiez d'une expérience minimale de 3 ans sur un poste similaire d'Office Manager ou de Responsable Services Généraux.
Langues : Compte tenu de la dimension internationale du groupe et des échanges fréquents avec d'autres sites européens, un niveau bilingue / courant en anglais et en français (oral et écrit) est impératif.
Compétences financières : Vous maîtrisez les principes de base de la tenue de caisse/comptabilité, de la gestion des prévisions et de la distinction entre charges de fonctionnement et investissements.
Outils informatiques : Vous avez une excellente maîtrise du Pack Office (notamment Excel) et une aisance globale avec les logiciels de gestion.

à propos de notre client

Notre client est un groupe international de premier plan, reconnu pour son expertise technique et son esprit d'innovation. Pour accompagner le bon fonctionnement et le développement de son laboratoire de recherche et développement basé à Toulouse, nous recherchons un(e) Office Manager H/F.

Dans le cadre de cette création de poste, vous intégrez une structure à dimension humaine au sein d'un environnement multiculturel et stimulant. Vous devenez le pilier central du site toulousain tout en collaborant régulièrement avec d'autres filiales européennes du groupe. show more