Office manager

Mission

OFFICE MANAGER F/H

En lien étroit avec la directrice, vous êtes un réel appui dans la préparation et le suivi des instances de gouvernance de l'Association Régionale. Vous êtes l'interlocuteur(trice) de premier niveau et en relation avec l'écosystème du mouvement Hlm (FNAR, USH, Fédérations, ...), afin d'assurer la bonne articulation entre l'Association et son environnement professionnel, et l'organisation de vos missions en secrétariat général et gestion des moyens généraux.

Préparation et suivi des instances de gouvernance :

- Planifier, préparer et organiser les différentes instances de gouvernance des différentes associations inter-organismes (invitations, réservations de salle, ...)

- Rédiger les comptes rendus et délibérations

Secrétariat général et gestion administrative :

- Assurer le secrétariat du binôme de direction

- Assurer l'accueil téléphonique et physique de l'implantation de rattachement

- Travailler en binôme avec l'Assistante administrative et le cas échéant assurer son remplacement

- Assurer la gestion du courrier entrant et sa diffusion

- Assurer l'organisation opérationnelle des réunions de travail territoriales et thématiques en appui des Référent(e)s

- Assurer la logistique des différents évènements de l'Association Régionale (réservation de salle, accueil etc.)

- Gérer et suivre les commandes de moyens généraux dans le respect du budget affecté

- Être l'interlocuteur privilégié du bailleur / syndic de copropriété de l'implantation de rattachement

Contribution à la vie de l'Association Régionale :

- Favoriser le partage d'information au sein de l'Association Régionale

- Participer aux réunions internes visant à favoriser la transversalité de l'Association Régionale

Profil

De formation supérieure BTS assistant de manager ou assistant de direction, vous maîtrisez les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, boite mail ...) et des outils collaboratifs (SharePoint, Teams,...), avec à la fois de la rigueur, un très bon relationnel et le sens du collectif.

Vous êtes en lien avec les administrateurs et l'ensemble des collaborateurs (chargés de mission, assistante administrative, chargé de communication, directeur adjoint et directrice) : votre capacité à comprendre les rôles, l'organisation, les besoins et les contraintes, sera un véritable atout pour assurer vos missions avec une fine compréhension des enjeux et du contexte global de l'association régionale.

Vos qualités :

- Organisation et autonomie

- Qualité et Exigence

- Bonne expression orale et écrite

- Sens de l'accueil et du service

- Loyauté et transparence

- Devoir de confidentialité