Référent pôle évènements et loisirs F/H - (REF 319)

À propos de nous L'Université de Toulouse est un établissement public expérimental (EPE) d'enseignement supérieur et de recherche. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes et d'1 établissement-composante (l'Ecole d'ingénieurs de Purpan), elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares. L'établissement est engagé dans la construction du site toulousain à travers la future transformation en Grand Etablissement en capacité de coordonner, à l'issue de la période d'expérimentation, la stratégie de recherche et de formation du site. La construction de l'EPE implique vingt établissements associés ou partenaires de l'enseignement supérieur et organismes nationaux de recherche, deux établissements de santé et d'autres organismes. Pour atteindre cet objectif, elle s'inscrit dans une feuille de route partagée avec ses établissements associés et partenaires et également dans un plan de transition visant à intégrer d'ici le 31/12/2027 les activités et moyens actuellement portés par la Comue de Toulouse. La personne recrutée intégrera le Service Culturel et d'Action Sociale, rattaché à la Direction des Ressources Humaines et du Développement Social de l'établissement. Ce service a pour mission de mettre en œuvre la politique sociale de l'établissement autour de quatre axes : les aides sociales, les activités de loisirs, l'accès et la prise en charge de la restauration collective, ainsi que le développement d'événements festifs à destination des personnels de l'Université de Toulouse. Ses activités sont donc très variées et requièrent une grande capacité d'adaptation. La personne recrutée sera affectée au pôle Loisirs et Événementiel. Ses principales missions porteront sur la gestion et le développement des activités culturelles et sportives, ainsi que sur l'organisation d'événements festifs tels que la fête annuelle de l'établissement, le Salon de printemps ou encore l'Arbre de Noël. Le service compte quatre agents permanents, incluant le poste à pourvoir. La personne recrutée sera placée sous l'autorité du responsable administratif du service. Elle travaillera au quotidien en étroite collaboration avec l'ensemble de l'équipe, ainsi qu'avec les coordonnateurs élus des commissions « Loisirs » et « Événements ». Mission Activités de gestion administrative et de secrétariat

• Préparer, organiser et assurer le secrétariat des commissions « Événements » et « Loisirs », en lien avec les coordonnateurs des commissions.
• Rédiger les comptes rendus des réunions.
• Assurer la gestion des boîtes mail du service : tri, réponse et réorientation des courriels si nécessaire.
• Mettre à jour et organiser la base documentaire du service (factures, devis, procédures, modes opératoires, etc.).
• Effectuer les demandes d'achat via le logiciel SIFAC+.
• Élaborer des tableaux de bord de suivi et recueillir les données nécessaires à l'établissement du bilan annuel du service.

Activités liées à la mise en œuvre des évènements et des activités de loisirs

• Assurer la gestion administrative et la mise en œuvre des événements et activités de loisirs, sur la base des projets validés par les commissions compétentes.
• Assurer la gestion logistique de ces activités, notamment :
• Concevoir le planning annuel des activités et des cours ;
• Assurer le recrutement des intervenants extérieurs ainsi que l'élaboration des contrats et conventions correspondants ;
• Gérer les inscriptions aux événements et aux activités de loisirs via le logiciel K-Sup, dans le respect de la charte des activités et du règlement intérieur.
• Assurer la gestion logistique de la mise en œuvre des événements et des activités de loisirs :
• Réserver les lieux et le matériel nécessaires ;
• Rédiger les notices de sécurité ;
• Assurer la gestion et le suivi des partenaires (prestataires, fournisseurs, exposants, etc.) ;
• Prospecter et solliciter des devis pour les prestations définies par les commissions « Événements » et/ou « Loisirs » ;
• Superviser certains événements sur site ;
• Assurer l'interface avec le pôle social pour la mise en œuvre des dispositifs de subvention.

Conditions générales du poste

• Catégorie du poste : C
• Corps de recrutement : ATRF ou équivalent
• Quotité de travail : 100%
• Date de prise de fonctions souhaitée : à partir du 01/10/2026
• Poste ouvert aux titulaires et contractuels
• Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDI
• Localisation géographique : 118 route de Narbonne - bâtiment UPSIDUM - 31062 Toulouse
• Groupe RIFSEEP ou cotation poste : 1

Rémunération brute :

• Pour les titulaires : en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE + modulation grade
• Pour les contractuels : elle est comprise entre 1801.74 € et 1900.19 € brut en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste 178 € brut.

• Calendrier prévisionnel :

• Début du traitement des candidatures : 24/08/2026
• Début des auditions : 14/09/2026

Profil Connaissances

• Maîtrise des logiciels bureautiques courants (suite Office, messagerie, outils collaboratifs).
• Connaissance souhaitée des logiciels K-Sup, LimeSurvey et SIFAC+ (une formation pourra être proposée à la prise de poste).
• Connaissance de l'environnement universitaire et de son fonctionnement.

Savoir-faire technique :

• Savoir synthétiser l'information, rédiger des notes et établir des comptes rendus.
• Savoir rendre compte de son activité et de l'avancement des dossiers.
• Savoir communiquer efficacement et travailler en équipe.
• Maîtriser les règles d'orthographe, de grammaire et les techniques de rédaction administrative.
• Savoir organiser et suivre plusieurs dossiers simultanément.

Savoirs comportementaux

• Rigueur et sens de l'organisation.
• Bon sens et capacité d'analyse des situations.
• Ouverture d'esprit et aptitude à travailler dans un environnement diversifié.
• Aisance relationnelle et capacité à travailler au contact du public.
• Autonomie dans l'organisation de son activité.

Diplôme requis : BAC Expérience souhaitée : Débutant (1 à 3 ans d'expérience) Précisions sur l'expérience souhaitée : Une première expérience dans l'organisation d'événements et/ou dans la gestion logistique d'activités culturelles, sportives ou de loisirs serait appréciée. Politique sociale et avantages

• Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois

3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois) : 39h10 => 55 jours de congé, 38h15 => 50 jours de congé, 37h20 => 45 jours de congé

• Possibilité d'aménagement du temps de travail et du poste de travail
• Formations et dispositif d'accompagnement à la prise de fonction managériale
• Contributions à la complémentaire santé – Mutuelle obligatoire à compter du 1er mai 2026
• Subvention restauration collective – Restauration sur place (UPSIDUM, Brasserie, Crous, ...)
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Conférences...)
• Accès bibliothèques universitaires
• Déploiement 10min de sport sur temps de travail
• Parking sur place
• Crèche.