adjoint-e en gestion administrative

Poste

Le Crous de Toulouse-Occitanie est un établissement public administratif qui accompagne la vie étudiante dans les 8 départements (Ariège, Aveyron, Gers, Haute-Garonne, Hautes-Pyrénées, Lot, Tarn, Tarn et Garonne) de l'Académie de Toulouse. Le Crous a pour mission d'accompagner les étudiants dans la réussite de leurs parcours d'études

Il sert 2,7 millions de repas par an par l'intermédiaire d'un réseau de plus de 46 points de restauration. Le Crous propose 10 884 logements au sein de 40 résidences universitaires pour les 152 900 étudiants de l'académie dont 41 164 boursiers. Ses différentes unités de gestion sont réparties dans les départements de la Haute-Garonne, du Tarn, des Hautes-Pyrénées, du Lot et du Gers.

Effectifs : 626 personnels répartis dans les différentes unités de gestion et les services.
Domaine d'activité : Opérateur « Vie étudiante »
Missions : Restauration, hébergement, aides financières directes (bourses sur critères sociaux) et aides spécifiques, action sociale, action culturelle et vie de campus.

Environnement :

Sous la responsabilité de la directrice du pôle hébergement, l'adjoint(e) en gestion administrative réalise les opérations de gestion courante au sein de la résidence Rangueil Sud. L'agent exécute les actes administratifs relatifs à la gestion quotidienne de l'activité hébergement. L'agent travaille en étroite relation avec l'ensemble des personnels administratifs et techniques du pôle hébergement. L'agent peut être amené à suppléer un(e) collègue absent(e) et à exercer des fonctions différentes au sein des autres résidences du pôle hébergement.

Activités principales :

Secrétariat et gestion administrative :

• Assure l'accueil physique, téléphonique et par mail des usagers,
• Contrôle les dossiers et effectue les relances nécessaires,
• Saisit les données dans les logiciels métiers,
• Suit le planning de remplissage de la résidence, sous le contrôle de la direction de l'unité de gestion et en lien avec le service logement,
• Gère les réservations, les préavis de départ et remonte les informations lors des campagnes de renouvellement,
• Traite les états des lieux d'entrée et de sortie, assure la remise et la restitution des clés,
• Prépare les documents administratifs demandés par les résidents tout au long de l'année (attestations de résidence, quittances…),
• Prépare les documents demandés par la CAF et les organismes partenaires (Garantme, Visale),
• Assure le suivi et le traitement des aides pour le logement en lien avec la CAF,
• Encaisse les redevances et autres prestations,
• Prépare les droits constatés sous le contrôle de la direction de l'unité de gestion,
• Aide à la préparation des relances des débiteurs et des dossiers contentieux,
• Veille au respect du règlement intérieur par les résidents,
• Saisit les des bons de réparations, les bons de commandes et aide au suivi des factures du pôle hébergement

Accueil et animation de la vie étudiante :

• Organise et assure la qualité de l'accueil,
• Veille au bien-être et facilite la vie des résidents,
• Alerte l'équipe de direction sur les situations particulières rencontrées au sein des résidences,
• Collabore avec le service animation.

Profil

Compétences opérationnelles :

• Maîtrise de Word et Excel (ou suite Office),
• Qualité d'expression écrite et orale,
• Bon niveau d'anglais parlé et écrit souhaité,
• Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et des missions des Crous.

Compétences comportementales :

• Sens du service public,
• Discrétion
• Aptitude à agir dans un cadre défini par la hiérarchie et savoir rendre compte,
• Qualités d'analyse
• Capacité à gérer l'urgence et faire face à l'imprévu,
• Sens de l'écoute et des relations humaines
• Aptitude au travail en équipe, à la médiation.
• Rigueur, organisation et réactivité.