Secrétaire de mission

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Le Conseil départemental de la Haute-Garonne, collectivité territoriale engagée dans le développement et le bien-être de ses habitants, oeuvre au quotidien pour améliorer la qualité de vie sur l'ensemble de son territoire. Il met en oeuvre des politiques publiques ambitieuses et responsables, visant à répondre aux besoins des Haut-Garonnais dans des domaines clés tels que les solidarités, l'éducation, les transports, la culture et l'aménagement du territoire. En tant qu'acteur central du développement local, le Conseil départemental s'investit dans des projets innovants, visant à garantir une gestion publique efficace, transparente et au plus près des attentes des usagers.

Grandes lignes d'activités de la direction :

Affirmer le rôle du Conseil Départemental comme chef de file de l'action sociale.

Garantir la mise en oeuvre de la politique départementale de solidarité auprès des usagers et habitants.

Assurer au niveau local la relation avec les partenaires.

Animer le projet social de territoire et favoriser le développement social local.

Missions / conditions d'exercice

Enjeux , Missions, Conditions particulières d'exercice
Enjeux et objectifs du poste :

Réaliser des activités administratives dans le cadre de la mise en oeuvre de la politique d'action sociale et médico-sociale du Conseil Départemental, pour les missions d'Aide Sociale à l'Enfance (ASE), d'action sociale, d'action médico-sociale, de Protection Maternelle et Infantile (PMI).

Assurer l'accueil généraliste de la MDS.

Missions principales :

Accueil de la mission :

Accueil physique et téléphonique des usager·ère·s :

- Renseigner et orienter les usager·ère·s: identifier la demande, rechercher les usager·ère·s dans le logiciel IODAS, apprécier les besoins des usager·ère·s, orienter vers le travailleur social ou médico-social.

- Donner les Informations relatives à l'organisation de la MDS (horaires des plages d'accueil social,...).

- Prendre les rendez-vous.

Gestion administrative de la mission :

- Traitement de la demande des usager·ère·s.

- Renseigner sur les dispositifs, instruire, aider à remplir les formulaires, assurer le suivi des pièces justificatives.

Organisation de la vie professionnelle des travailleurs sociaux et médico-sociaux :

- Gérer les agendas.

- Assurer la préparation matérielle des réunions (convocations, réservations de salle, préparation de dossiers, ...).

-Renseigner les tableaux de bord de suivi de l'activité

Gestion administrative des dossiers :

- Enregistrer, constituer et actualiser les dossiers.

- Instruire les demandes des aides financières.

- Rechercher et vérifier les pièces, saisir les informations...

- Saisir et mettre à jour les données relatives aux usager·ère·s.

- Transmettre les dossiers pour instruction.

- Saisir et mettre en forme tous types de documents (rapports, courriers, ...).

- Trier, classer et archiver des dossiers.

Gestion du courrier :

- Orienter le courrier de la mission.

- Préparer des courriers-type.

Accueil généraliste :

Assurer les tâches d'accueil physique et téléphonique en collaboration avec l'ensemble des agent·e·s de la Maison des Solidarités afin de veiller à la qualité de l'accueil et de diminuer l'expression de comportements agressifs.

Missions secondaires :

Apporter sa contribution au projet de service et au projet social de territoire du diagnostic jusqu'à l'évaluation.

Profils recherchés

Profil attendu :

Permis B

Expérience dans le secrétariat

Connaissance du domaine de la protection de l'enfance souhaitée

Savoirs :

Environnement administratif, institutionnel et politique

Outils de communication

Règles d'organisation du travail et de gestion du temps

Règles de l'expression orale et écrite

Dispositifs d'aide sociale et acteurs médico-sociaux et éducatifs

Règles administratives des dispositifs sociaux

Savoir-faire :

Communiquer et s'adapter à la diversité des interlocuteurs

Utiliser l'outil informatique et bureautique

Hiérarchiser les priorités en cas d'urgence

Utiliser les techniques de secrétariat

Synthétiser et rédiger des documents, des études, des rapports, des comptes rendus

Travailler en équipe, transversalité, partenariat et/ou équipe pluridisciplinaire

Savoir-être :

Sens du service public

Méthode et rigueur

Organisation

Relationnel

Réactivité

Adaptabilité

Esprit d'initiative

Discrétion

Confidentialité

Respect d'autrui et écoute

Travail en équipe