Gestionnaire Administration des ventes (ADV)

À propos de nous Créée en 2005 et basée à Toulouse, Signe + est une entreprise de services reconnue comme un intermédiaire de référence entre l'offre et la demande sur les marchés SAP, IT (Data, Digital, Cloud, Infra, Cyber...), Ingénierie et prestations intellectuelles en France. Notre ADN repose sur l'humain et l'innovation, notamment à travers l'intégration d'une plateforme de matching enrichie par l'intelligence artificielle et d'un écosystème de partenaires engagés. Agilité, entraide, transparence et proximité sont les piliers de notre culture d'entreprise. Mission Signe+ étant en forte croissance, nos équipes ont besoin de renfort. Sous l'autorité hiérarchique de la Responsable ADV, il/elle aura pour mission la gestion administrative, contractuelle et financière des dossiers de portage commercial, de sous-traitance, de la gestion des documents contractuels du client et du fournisseur jusqu'à la facturation. Missions principales du poste : Contractualisation client :

• Participation au référencement et support administratif à l'équipe de négociation commerciale (signature NDA, DC4, transmission des documents légaux, complétude questionnaires fournisseurs)
• Suivi des démarrages de mission sur les plateformes digitales client (OBMS, Fieldglass, Beeline, Ariba...)
• Réception, validation et saisie des commandes/contrats clients
• Le cas échéant, émission de devis et de contrats client
• Transmission des documents légaux S+/S+Alliance aux clients
• Complétude questionnaires clients

Contractualisation fournisseur :

• Rédaction et envoi des commandes/contrats fournisseurs
• Transmission des éventuels documents clients aux fournisseurs (codes éthiques, plans de prévention, documents de compliance divers)
• Traitement des documents administratifs et légaux des fournisseurs
• Gestion des demandes de background checks (création des demandes en ligne via prestataires agréés), transmission de l'attestation au client
• Suivi et traitement des exigences spécifiques clients (formations...)
• Suivi des prêts de matériel

Gestion des logiciels et plateformes digitales internes

• Gestion des comptes fournisseurs et consultants
• Contrôle et mise à jour des affaires CRM
• Suivi des inscriptions des consultants sur le portail runner

Valorisation de la production

• Suivi de la saisie des comptes rendus d'activité mensuels (principalement sur le portail runner)
• Réception et saisie des notes de frais et astreintes
• Etablissements de devis et demandes de commande - échanges sur les valorisations spécifiques
• Suivi de la saisie des prévisionnels de production qui peuvent être demandés par les clients
• Saisie des productions sur le portail client si nécessaire (Fieldglass...)

Facturation :

• Edition et envoi des factures clients
• Réception, contrôle et saisie des factures des fournisseurs (contrôle en lien avec le secrétariat général)
• Suivi des demandes d'avance fournisseurs (lien avec le secrétariat général)
• Suivi du paiement des factures fournisseurs (relances fournisseurs, lien avec le secrétariat général)

Relation clients et fournisseurs :

• Participation à la résolution des conflits
• Fidélisation et satisfaction (notion d'enchantement)
• Sécurisation administrative des missions (documents légaux, récolte des comptes-rendus d'activité, ...)
• Demande d'informations, gestion administrative des éventuelles réclamations

Profil Nous recherchons un Gestionnaire ADV :

• Niveau BAC et + : secrétariat, aide comptable, commerce, gestion ou langues
• Présente une expérience significative d'au moins 1 an
• Maîtriser les outils bureautiques et ayant déjà utilisé un CRM
• Connaître la gestion administrative et facturation
• Belle capacité rédactionnelles, aisance relationnelle
• Capacité d'adaptation
• Compétences organisationnelles
• Rigueur et méthode

Informations pratiques :

• Environnement en forte croissance
• Temps plein du lundi au vendredi
• Toulouse, quartier Compans Caffarelli
• Accessible facilement en transport en commun, pariticipation de l'employeur à l'abonnement de transport
• Carte ticket restaurant

Ce poste est ouvert à tous les profils, dans le respect des principes de diversité et d'inclusion.