Office manager

L'association Habitat Social en Occitanie représente, à tous les échelons de représentation, les intérêts collectifs de l'ensemble de ses adhérents et du mouvement HLM, sur le plan régional auprès de l'État, des collectivités locales ou de tout autre partenaire.

Structure d'animation professionnelle et de représentation du mouvement HLM à l'échelle régionale et locale, elle exerce une fonction complémentaire :

- d'animation de l'inter-organisme territorial
- d'information et de communication au niveau régional et local
- de capitalisation et de production des connaissances et données

Dans le cadre d'un départ à la retraite, l'association recrute à TOULOUSE (31) un poste de :

OFFICE MANAGER (F/H). OFFICE MANAGER F/H

En lien étroit avec la directrice, vous êtes un réel appui dans la préparation et le suivi des instances de gouvernance de l'Association Régionale. Vous êtes l'interlocuteur(trice) de premier niveau et en relation avec l'écosystème du mouvement Hlm (FNAR, USH, Fédérations, ...), afin d'assurer la bonne articulation entre l'Association et son environnement professionnel, et l'organisation de vos missions en secrétariat général et gestion des moyens généraux.

Préparation et suivi des instances de gouvernance :

- Planifier, préparer et organiser les différentes instances de gouvernance des différentes associations inter-organismes (invitations, réservations de salle, ...)
- Rédiger les comptes rendus et délibérations

Secrétariat général et gestion administrative :

- Assurer le secrétariat du binôme de direction
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de l'implantation de rattachement
- Travailler en binôme avec l'Assistante administrative et le cas échéant assurer son remplacement
- Assurer la gestion du courrier entrant et sa diffusion
- Assurer l'organisation opérationnelle des réunions de travail territoriales et thématiques en appui des Référent(e)s
- Assurer la logistique des différents évènements de l'Association Régionale (réservation de salle, accueil etc.)
- Gérer et suivre les commandes de moyens généraux dans le respect du budget affecté
- Être l'interlocuteur privilégié du bailleur / syndic de copropriété de l'implantation de rattachement

Contribution à la vie de l'Association Régionale :

- Favoriser le partage d'information au sein de l'Association Régionale
- Participer aux réunions internes visant à favoriser la transversalité de l'Association Régionale