Responsable Administratif de Département F/H - UFR Langues, Littératures et Civilisations étrangères (LLCE) / Département des Sciences du Langage (SDL) - UT2J

À propos de nous Riche, plurielle et diverse, l'Université Toulouse - Jean Jaurès figure dans les meilleures universités françaises d'arts, lettres et langues et de sciences humaines et sociales, tant du point de vue de la formation que de la recherche... Elle compte plus de 30 000 étudiants, plus de 2 100 personnels, 5 unités de formation et de recherche, 7 instituts (dont 2 IUT), 1 école interne et 1 INSPE et est présente sur 16 campus (dont 1 à l'international ). L' UFR LLCE de l'Université Toulouse Jean Jaurès regroupe les formations et recherches en langues, littératures et civilisations étrangères (LLCER, LEA, LANSAD). Elle pilote la politique pédagogique, scientifique et la vie universitaire en coordination avec ses 7 départements. Au sein de cet UFR, le Département SDL (Sciences du Langage) assure la mise en œuvre de l'offre de formation, l'organisation des examens, le développement de l'innovation pédagogique et contribue à la politique scientifique de l'université. Effectifs : • UFR LLCE : 50 personnels administratifs (3 A, 17 B, 30 C) • Département SDL : 3 personnels (1 B, 2 C) Mission Vous assurez la responsabilité administrative et opérationnelle du Département SDL. Vos missions principales : 1) Coordination de la scolarité et de l'offre de formation

• Coordonner l'ensemble des processus de scolarité (inscriptions pédagogiques, organisation des examens, évaluation des étudiants, etc.)
• Piloter la rentrée universitaire (emploi du temps, accueil, inscriptions)
• Superviser la campagne d'admission des primo-arrivants (environ 1 000 candidatures par an)
• Assurer le recueil et la mise en œuvre des Modalités de Contrôle des Connaissances
• Former et encadrer les étudiant·es contractuel·les et vacataires

2) Gestion administrative du département

• Préparer, participer et suivre les conseils de département (convocations, dossiers, comptes-rendus)
• Gérer la Dotation Globale Horaire (DGH) et le recrutement des chargé·es d'enseignement vacataires
• Participer à l'élaboration des nouvelles offres de formation
• Assurer la circulation de l'information auprès des équipes pédagogiques et administratives

3) Suivi budgétaire

• Suivre l'enveloppe budgétaire du département et la taxe d'apprentissage
• Préparer les demandes d'achat et assurer le suivi financier en lien avec la gestionnaire financière de l'UFR

Encadrement : Vous encadrez directement 2 agents (catégorie C). Profil Savoirs : •Solide connaissance de l'enseignement supérieur et de la réglementation en matière de scolarité, RH et finances Savoirs faire :

• Maîtrise des outils : APOGEE, Excel, Word + appétence pour les logiciels métiers (CELCAT, SAGHE, PANDORE, KSUP)
• Capacité à piloter des projets et à coordonner des processus complexes
• Excellentes compétences rédactionnelles et relationnelles
• Aptitude à encadrer une équipe et à travailler en étroite collaboration avec les directions pédagogiques

Savoirs être :

• Rigueur, organisation et sens des responsabilités
• Autonomie, réactivité
• Capacité à gérer les périodes de forte activité (rentrées, sessions d'examens)
• Sens du service public, esprit d'équipe et adaptabilité

Le poste implique une grande disponibilité et une forte réactivité durant les périodes de forte activité, notamment lors des rentrées universitaires et des sessions d'examens. Vous devrez être capable de prendre des décisions opérationnelles dans des délais parfois contraints, en étroite collaboration avec la direction du département.

POSTE OUVERT AUX CONSTRACTUELS ET TITULAIRES

Conditions de diplômes : Bac à Bac + 2 Expérience requise : Expérience significative en gestion administrative dans le supérieur (idéalement en composante ou département)