Secrétaire de direction de départements (H/F) - UFR de Psychologie - UT2J

À propos de nous L'UFR de Psychologie de l'Université Toulouse Jean Jaurès assure le pilotage, l'administration et la gestion de l'offre de formation de la licence au master dans les disciplines de la psychologie. Elle est structurée en 5 départements et propose une licence, une licence professionnelle et 14 parcours de master répartis en 5 mentions, pour près de 5 000 étudiants inscrits, dont 4 000 en licence. Le service administratif de l'UFR compte 22 personnels BIATSS, répartis entre l'accueil, la licence, le master et l'appui à la direction et au pilotage. Mission Rattaché·e au Responsable Administratif et Financier de l'UFR, vous assurez le secrétariat des 5 directions de départements de l'UFR de Psychologie : accueil, gestion administrative courante, appui à la vie institutionnelle (conseils, élections, assemblées générales) et suivi des demandes d'achat des départements, en lien étroit avec les directeurs de départements, la secrétaire de direction de l'UFR, la gestionnaire financière et comptable et la responsable du centre de ressources. Vos missions : Exécuter les actes administratifs et de gestion courante pour les directions de départements

• Assurer l'accueil téléphonique et physique des personnels enseignants et des intervenants des départements.
• Prendre des notes et finaliser les comptes rendus des conseils et assemblées générales des 5 départements, après validation des directeurs, et les transmettre pour archivage numérique.
• Préparer et mettre en forme les documents administratifs courants (courriers, relevés de décisions, règlements intérieurs).
• Centraliser les documents contractuels et réglementaires soumis à la signature des directeurs de départements (demandes de cumul, ordres de mission).
• Assurer le suivi logistique de proximité des enseignants : réservation de salles via CELCAT Live, recueil des besoins en matériel.
• Contribuer à la collecte des éléments de planification des examens et de la participation des enseignants aux jurys.
• Mettre à jour l'annuaire interne des départements et les listes de diffusion associées.

Être en appui à l'organisation de la vie institutionnelle

• Organiser et suivre les élections des conseils des 5 départements.
• Suivre et actualiser la composition des conseils de départements.
• Envoyer les convocations aux séances de conseil et aux assemblées générales.
• Établir les listes d'émargement et collecter les procurations.

Réaliser et contrôler le suivi des demandes d'achat des départements

• Recenser les demandes d'achats, en lien avec la gestionnaire financière et comptable et la responsable du centre de ressources.
• Demander les devis et choisir les prestataires.
• Suivre les budgets.

Profil Compétences :

• Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur et des instances universitaires (conseils, assemblées générales).
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et idéalement de CELCAT Live.
• Rigueur, organisation et capacité à gérer les priorités et les périodes de forte activité.
• Sens de l'écoute, discrétion et aisance relationnelle avec des publics variés.
• Autonomie, polyvalence et esprit d'équipe.

Formation : Niveau BEP/CAP/BAC ou niveau équivalent acquis par expérience professionnelle. Une première expérience en secrétariat administratif, idéalement dans l'enseignement supérieur ou un établissement public, serait appréciée (gestion de conseils/instances, suivi de dossiers administratifs, outils bureautiques). Poste ouvert uniquement aux contractuels. Poste de catégorie C. CDD de 12 mois à temps plein. Prise de poste dès le 15/10/2026. En rejoignant l'Université Toulouse - Jean Jaurès, vous pourrez bénéficier :

• jusqu'à 60 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h55 / semaine, la possibilité de jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions ;
• de la participation au remboursement des frais de transport (prise en charge employeur 75%), forfait mobilité durable ;
• de l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux dispositifs d'accueil de la petite enfance (crèche);
• de l'accès aux activités artistiques, sportives et culturelles de l'université à des tarifs préférentiels ;
• de la protection sociale complémentaire ;
• des possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel) ;
• de la restauration collective subventionnée sur le campus.