GESTIONNAIRE DE SCOLARITÉ

À propos de nous Sciences Po Toulouse, établissement public d'enseignement supérieur membre de l'établissement public expérimental Université Toulouse Capitole, membre de la Conférence des Grandes Ecoles, appartenant au réseau des 7 IEP de région, offre chaque année à plus de 1700 étudiants et stagiaires en formation initiale et continue une formation de qualité en sciences sociales à travers un enseignement riche et pluridisciplinaire. Mission Le ou la gestionnaire de scolarité assure la gestion des cursus des étudiants, pour les formations de l'offre de formation et des modalités en vigueur. Il ou elle travaille en collaboration étroite avec les gestionnaires des autres années et autres services. Il ou elle est amené·e à participer aux activités collectives du Pôle formation et vie étudiante.

NATURE DU POSTE

Catégorie B – Technicien de recherche et formation (BAP J « Gestion et pilotage » – emploi type J4C42). Poste administratif en contrat à durée déterminée.

SERVICE, STRUCTURE DE RATTACHEMENT

Le Service des scolarités du Pôle formation vie étudiante est placé sous l'autorité hiérarchique de la cheffe de service. Il comprend 1 responsable administrative et 6 gestionnaires de catégorie B et C. Le Pôle formation et vie étudiante auquel appartient le Service des scolarités gère le cursus d'environ 1 700 étudiants.

NATURE ET ÉTENDUE DES ACTIVITÉS

• Accueil (physique, téléphonique, mails) et diffusion de l'information aux usagers (mise en ligne sur le site, affichage, Mon dossier web), écoute et suivi quotidien des demandes des usagers ;
• Missions liées aux galops d'essais et concours blancs de la filière Carrières administratives ;
• Suivi du dispositif des Césures, du Tutorat des étudiants et des étudiants avec des aménagements particuliers : parcours des doubles-diplômes, Sportifs de Haut niveau, aménagements pour les examens ;
• Gestion des demandes de délivrance des diplômes tout au long de l'année ;
• Gestion de l'épreuve du Grand Oral International avec le gestionnaire de la 4e année ;
• Préparation des listes en vue des inscriptions administratives, en lien avec la coordinatrice de scolarité, le Service ressources et la direction des études suite aux admissions sur Concours commun, doubles diplômes ;
• Le cas échéant, traitement des procédures de choix de formation (interne, externe), de parcours ou diplômes, d'enseignements, d'activités ;
• Traitement des inscriptions pédagogiques, fiabilisation de ces listes en vue du suivi de scolarité, constitution des groupes d'étudiants pour traitement par les services concernés (emplois du temps, innovation pédagogique, etc.), constitution et suivi des listes d'appels ;
• Assistance aux enseignants, responsables pédagogiques, vacataires ;
• Déclaration des heures d'enseignement réalisées (grands oraux, entretiens, etc.) ;
• Suivi de scolarité (traitement des absences, suivi des aménagements de scolarité, diffusion d'informations, collecte des notes, saisie des notes, etc.) ;
• Préparation du calendrier des examens et élaboration des tableaux ou plannings si nécessaires ;
• Gestion des examens : diffusion des informations, convocations, collecte des sujets et des notes, préparation et tenue des jurys, diffusion et affichage des résultats et relevés de notes, délivrance des attestations de réussite ou autres documents administratifs ;
• Partage et transfert des informations du cursus des étudiants aux autres gestionnaires (situations particulières, aménagements d'études, suivi des boursiers pour le CROUS, mémoires, etc.), traitement des transferts vers d'autres établissements ;
• Mise à jour du règlement des études (RDE) et des modalités de contrôle des connaissances et compétences (M3C) ;
• Participation à la préparation de la rentrée, du calendrier universitaire, aux réunions d'informations et aux réunions pédagogiques ;
• Archivage des documents ;
• Missions liées : formation de nouveaux collègues, participation à des projets ponctuels du domaine/pôle ;
• Participation aux événements transverses dans l'École.

Profil CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET QUALITÉS LIÉES AU POSTE

SAVOIRS SUR L'ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL

• Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'Enseignement supérieur en général ;
• Connaître l'offre de formation de l'École ;
• Connaître les modalités de fonctionnement et de gestion du service public ;
• Connaître la réglementation relative à la gestion administrative et de scolarité applicable aux étudiants.

COMPÉTENCES « MÉTIER »

• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, outils RENATER...) ;
• Connaître les logiciels métier : APOGEE, e-candidatures, Moodle, Hyperplanning, SAGHE... ;
• Savoir traduire et appliquer dans le cadre de ses fonctions les normes règlementaires ou celles définies pour le fonctionnement du service.

SAVOIR-ÊTRE

• Respecter et appliquer les règles en vigueur dans un service public ;
• Faire preuve de loyauté et d'engagement ;
• Avoir le sens du travail en équipe, proposer des idées ;
• Faire preuve de rigueur, d'organisation et d'autonomie dans la gestion de son champ de compétences ;
• Faire preuve de réactivité et de disponibilité, notamment en période de haute activité (examens, préparation de rentrée et rentrée) ;
• Communiquer de manière courtoise et adaptée envers les différents interlocuteurs ;
• Savoir garder une maîtrise de soi, être à l'écoute ;
• Savoir rendre compte à son supérieur.

FORMATIONS ET EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES SOUHAITABLES

• Niveau requis : Bac +2 ;
• Une première expérience dans le domaine constitue un avantage.

CONTRAINTES LIÉES AU DOMAINE D'ACTIVITÉ

L'activité peut entrainer des contraintes horaires à certaines périodes (dans le cadre des examens notamment). Ces pics d'activités donnent lieu à récupérations horaires.