Coordinateur-trice événementiel - Référent-e numérique

Détails de l'offre

Famille de métiers

Culture > Programmation et techniques du spectacle

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Technicien
Technicien principal de 1ère classe
Technicien principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction Générale Déléguée « Dynamiques économiques locales et Faire ensemble », la Direction de la relation Usagers, du Protocole et des ressources Logistiques (DUPL) a pour principales missions la gestion de la relation aux usagers, qu’ils soient internes à l’administration régionale (élus/DG/agents) ou extérieurs (usagers des services publics régionaux, bénéficiaires de politiques régionales, etc.) et l’organisation des manifestations officielles de la Région Occitanie / Pyrénées-Méditerranée et l’accompagnement protocolaire de l’exécutif au siège et lors des déplacements.

La Direction Adjointe en charge du protocole et de l’événementiel pilote et coordonne l’ensemble des activités liées à l’organisation d’événements et manifestations officielles de la collectivité, dans les Hôtels de Région et sur le territoire Régional ainsi que la restauration.
Son service technique et audiovisuel a spécifiquement en charge l’organisation matérielle des évènements et des réunions et visioconférences de la Présidence, des élus, de la Direction générale et également des partenaires externes accueillis dans les locaux de la Région.

Missions / conditions d'exercice

Sous l’autorité de la responsable du service technique et audiovisuel, en collaboration directe avec la Direction de l’information et du numérique, des collaborateurs de la Présidence et du service Protocole, vous avez pour mission principale la prise en charge organisationnelle (préparation, réalisation et analyse) des séquences numériques de la Présidente, de l’exécutif et de la Direction générale.

Vous assurez à ce titre la planification des événements en suivant les agendas de la Présidente et de la Direction générale et en récupérant toutes les informations nécessaires à l’organisation.
Vous traitez les demandes d’organisations des séquences numériques ainsi que le planning des manifestations numériques du protocole.

Vous réalisez une proposition événementielle mais aussi les visites de préparation aux différents événements où vous jouez un rôle de conseil.
Vous rédigez le rétroplanning, la feuille de route et l’expression des besoins pour chaque séquence.
Vous pilotez les ressources humaines, dont les prestataires, nécessaires à l’opération.
Vous déployez le dispositif technique adéquat de solutions événementielles à distance, en assurant un usage sécurisé (en collaboration avec le services informatique).

Ainsi, vous testez les matériels et solutions nécessaires à la tenue de la visioconférence, vous préparez le lieu de l’événement (matériel, logistique, etc.).
En outre, vous vous assurez du bon déroulé des séquences.

Enfin, vous analysez les séquences et réalisez à ce titre des bilans et des veilles technologiques.
Force de propositions, vous anticipez ainsi les besoins en formations aux usages.

Profils recherchés

Bénéficiant idéalement d’une expérience similaire, vous détenez une bonne connaissance des techniques et pratiques d’organisations événementielles.
Vous détenez des compétences organisationnelles et maîtrisez l’ensemble des solutions bureautiques, agendas, tableurs, etc.
Vous possédez une expertise en solutions visios et audiovisuelles (outils numériques et des logiciels de visioconférence de tous types : embarqués ou connectés depuis un ordinateur fixe, portable, un smartphone ou une tablette tactile).
Vous savez appliquer des méthodes d'élaboration et d'utilisation des protocoles de vérification des matériels et équipements vous permettant le suivi d’incidents à ce titre.
Doté.e d’un esprit de synthèse, vous disposez d’une excellente communication orale et rédactionnelle.
Pédagogue, vous avez de réelles capacités d’écoute.
Vous faites également preuve de discrétion et de confidentialité au quotidien
Reconnu.e pour votre sens relationnel, vous avez une grande capacité à travailler en équipe.
Vous êtes adaptable, dynamique et réactif.
Enfin, votre rigueur et votre autonomie vous permettent de gérer le stress, le temps et les contraintes.

SPECIFICITES DU POSTE :

- Poste basé à Toulouse
- Certaines missions sont réalisables en télétravail dans le respect du règlement du temps de travail de la Collectivité
- Contraintes horaires (Travail week-end et/ou jours fériés possible, Travail en soirée / nuit possible)
- Déplacements réguliers hors du département d’affectation

• Ce poste n’ouvre pas droit à la NBI