Assistant(e) en gestion administrative

Poste

Le Crous de Toulouse-Occitanie est un établissement public administratif qui accompagne la vie étudiante dans les 8 départements (Ariège, Aveyron, Gers, Haute-Garonne, Hautes-Pyrénées, Lot, Tarn, Tarn et Garonne) de l'Académie de Toulouse. Le Crous a pour mission d'accompagner les étudiants dans la réussite de leurs parcours d'études

Il sert 2,7 millions de repas par an par l'intermédiaire d'un réseau de plus de 46 points de restauration. Le Crous propose 10 884 logements au sein de 40 résidences universitaires pour les 152 900 étudiants de l'académie dont 41 164 boursiers. Ses différentes unités de gestion sont réparties dans les départements de la Haute-Garonne, du Tarn, des Hautes-Pyrénées, du Lot et du Gers.

Effectifs : 626 personnels répartis dans les différentes unités de gestion et les services.
Domaine d'activité : Opérateur « Vie étudiante »
Missions : Restauration, hébergement, aides financières directes (bourses sur critères sociaux) et aides spécifiques, action sociale, action culturelle et vie de campus.

Environnement et contexte :

Sous la responsabilité d'un directeur d'unité de gestion et intégré(e) dans une équipe administrative, l'assistant ou l'assistante en gestion administrative réalise les opérations de gestion courante au sein d'une résidence universitaire. Il-Elle exécute les actes administratifs relatifs à la gestion quotidienne de l'activité hébergement. Il-Elle travaille en étroite relation avec les autres personnels administratifs et techniques de l'unité de gestion.

MISSION SPECIFIQUE LIEE A LA REUSSITE PEDAGOGIQUE

La résidence propose un dispositif spécifique d'accompagnement pédagogique pour la réussite des étudiants. Dans ce cadre, des espaces de coworking et tiers lieux sont mis à disposition.

• Gestion des plannings des espaces partagés.
• Présence en horaires décalés (soir ou matin) en fonction des activités
• Accueil des partenaires ayant un lien avec l'activité pédagogique (enseignants, tuteurs, organismes divers).

MISSIONS PRINCIPALES

Secrétariat et gestion administrative :

• Assure l'accueil physique et téléphonique des usagers (étudiants et partenaires extérieurs).
• Assure la gestion locative des logements et le suivi du planning de remplissage de la résidence, en lien avec le service du logement.
• Gère les réservations des logements étudiants ainsi que la remise et la restitution des clés.
• Veille au respect du règlement intérieur.
• Réalise les états des lieux d'entrée et de sortie.
• Gère les hébergements temporaires, courts séjours et hébergements de groupes.
• Réceptionne les dossiers sur eBay et contrôle les pièces avant admission.
• Effectue les contrôles à l'arrivée et pendant le séjour des résidents (identité, qualité d'étudiant, durée du séjour, tarif appliqué, complétude du dossier…).
• Prépare les documents administratifs destinés aux résidents (attestations de résidence, quittances…) et aux organismes partenaires (Visale, CAF…).
• Assure le suivi des aides au logement en lien avec la CAF.
• Prépare et envoie les factures aux universités et organismes partenaires, puis en assure le suivi.
• Encaisse les redevances et autres prestations.
• Prépare les droits constatés sous le contrôle du responsable de l'unité de gestion.
• Prépare les documents de fin de mois de l'activité hébergement à destination du contrôle de gestion et du service comptable.
• Assure les relances des débiteurs et prépare les dossiers contentieux.
• Établit les devis et assure le suivi des commandes jusqu'à leur validation.
• Assure la liquidation et le mandatement des factures.
• Signale au responsable de l'unité de gestion tout incident concernant un résident (violence, sous-location, refus de paiement…).
• Réalise les bons de commande et le service fait sur Orion et Epona.
• Élabore des documents administratifs (courriers, affiches, tableaux…).
• Assure le classement et l'archivage des documents de l'unité de gestion.
• Accueille les entreprises et suit la réalisation des prestations.
• Participe à la sécurité des personnes et des biens.

Coordination de la vie en résidence :

• Veille au bien-être et facilite la vie des résidents.
• Gère les situations d'urgence.
• Alerte dans le cadre de ses fonctions, le Directeur d'unité de gestion ou la Directrice de site, en cas de comportement anormal

Intégré à une équipe administrative, l'agent peut être amené à suppléer un(e) collègue absent(e) et à exercer des fonctions différentes au sein du pôle hébergement et au sein du site.

Dans les cas particuliers de sous-service, ou dans les cas exceptionnels de rupture de service (notamment urgence et remplacement), l'agent peut être amené temporairement, sur décision de l'autorité de gestion de proximité, à exercer des activités relevant du même emploi-type de qualification comparable et sous réserve des aptitudes, des compétences et de formation requise par celui-ci.

Profil

Connaissances :

• Connaissance de l'environnement de l'Éducation nationale, de l'enseignement supérieur et des partenaires locaux
• Connaissance du fonctionnement et des missions des Crous
• Connaissance souhaitée d'une deuxième langue (anglais souhaitable).
• Connaissance des techniques d'accueil.
• Connaissance des problèmes du milieu étudiant.
• Connaissances des techniques de communication
• Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité
• Maîtrise des outils informatiques

Compétences opérationnelles :

• Gestion de l'accueil des publics, des groupes etc…
• Connaissances en bureautique (Word, Excel, Outlook...)
• Savoir communiquer, gérer son temps et s'organiser
• Capacité à rendre compte
• Aptitude à agir dans un cadre défini par la hiérarchie
• Maîtrise de l'expression écrite et orale

Compétences comportementales

• Sens des responsabilités, du service public
• Réactivité, disponibilité, capacité d'organisation, initiative et autonomie
• Adaptabilité, rigueur et réactivité
• Posséder le sens de la discrétion, de la loyauté et du travail en équipe
• Qualités relationnelles
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
• Maitrise de soi
• Capacité à gérer l'urgence et faire face à l'imprévu
• Sens du relationnel, sens du dialogue et de la négociation
• Qualités d'analyse et de prise d'initiative

Caractéristiques spécifiques au poste :

Horaires adaptés au rythme étudiant : horaires décalés notamment en soirée, parfois en week-end lors d'évènements ou des journées portes ouvertes.