Assistante des responsables au sein de la MDS LA SALVETAT SAINT GILLES

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Présentation de la collectivité, de la direction et du service
Affirmer le rôle du Conseil Départemental comme chef de file de l'action sociale.
Garantir la mise en œuvre de la politique départementale de solidarité auprès des usagers et habitants.
Assurer au niveau local la relation avec les partenaires.
Animer le projet social de territoire et favoriser le développement social local.

Missions / conditions d'exercice

Enjeux , Missions, Conditions particulières d'exercice
Assister le·la responsable de la MDS et son·sa (ses) adjoint·e(s) en termes d'organisation, de gestion administrative, de communication, d'accueil et de suivi des questions logistiques.

Assurer les interfaces administratives avec les directions de missions et les partenaires

Organisation de la vie professionnelle des responsables
- Assurer et organiser le secrétariat
- Gérer les agendas et organiser les réunions, en fonction des
priorités et échéances (convocations, réservations de salle,
préparation de dossiers...)
- S'assurer du bon déroulement et de la préparation des
réunions organisées par la MDS
- Organiser les déplacements
- Vérifier en lien avec les responsables la mise en oeuvre des
consignes de travail et l'application des procédures
administratives définies au niveau départemental

Planification, coordination et suivi de dossier
- Assister le responsable en réunions,
- Concevoir et rédiger des courriers, comptes rendus, notes...
- Préparer différents dossiers (recherche d'information,
rédaction, synthèse...) en assurer la coordination et le suivi.
- Concevoir et mettre à jour des outils de suivi, des tableaux de
bord, assurer un suivi statistique de l'activité de la MDS et en
rendre compte
- Assurer la gestion de dossiers et courriers sensibles
- Concevoir et assurer le suivi des plannings

Participation à la communication de la MDS
- Recevoir, enregistrer, trier et suivre le courrier et les
parapheurs...
- Rechercher et diffuser des informations (documentation
sociale...)
- Rappeler les informations importantes

Référent RH/logistique/informatique de la MDS en lien avec la
DTS et la Mission Pilotage et Ressources :
Faire remonter au(x) assistant(s) administratif(s) de DTS :
- les terrains de stages, les demandes de formations (payantes
ou non), les demandes spécifiques liées aux déplacements
Faire remonter au pôle coordination logistique du service de la
Mission Pilotage et ressources les besoins de réaménagements,
de réparations importantes.
Informer le service coordination informatique de la Mission
Pilotage et Ressources de la DGDA territoires et Action Sociale
de proximité des changements de référents de la MDS pour mise
à jour des droits informatiques
Transmettre aux Directions support (DSIN, DCP) les besoins
informatiques, les besoins de petit matériel, les commandes de
tampons,...
Planifier la gestion de l'utilisation du(des) véhicules de service de la MDS

Publication jusqu'au 25/09/2026

Profils recherchés

SAVOIRS
Connaissance de l'environnement administratif, institutionnel et politique Connaissance des outils de communication
Notions de l'environnement professionnel du domaine d'activité
Connaissance des règles de l'expression orale et écrite
Connaissance formalisme des documents administratifs courants
Maîtrise des règles d'organisation du travail et de gestion du temps

SAVOIR-FAIRE OPERATIONNELS
Communiquer et s'adapter à la diversité des interlocuteurs (maîtrisé)
Utiliser l'outil informatique et bureautique (acquis)
Hiérarchiser les priorités en cas d'urgence (acquis)
Synthétiser et rédiger des documents, des rapports, des comptes rendus (Notions)
Proposer des solutions, anticiper les demandes (acquis)
Travailler en équipe, transversalité, partenariat et/ou équipe pluridisciplinaire (acquis)
Rigueur et méthode
Organisation
Relationnel
Distanciation
Réactivité
Adaptabilité
Disponibilité
Esprit d'initiative
Discrétion
Confidentialité
Respect d'autrui et écoute
Travail en équipe