ASSISTANTE SERVICE GENERAL D'EXPLOITATION

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Oui

Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité du responsable de service, l’agent assure : les missions de support RH et administratif auprès des agents du service, de coordination de la logistique des besoins du service, d’assistance et de collaboration avec l’ensemble de l’équipe encadrante du service.
Il prend en compte les contraintes budgétaires ainsi que les principes de la certification ISO9001 dans ses pratiques et s’inscrit dans la stratégie de la démarche qualité quand cela est possible.

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITES
1/ gestion des dossiers administratifs et RH
- Veiller à la mise à jour quotidienne des plannings (environ 25 agents répartis sur différents sites)
- Elaborer le planning des astreintes des opérateurs hydrocureur
- Etablir des bilans en lien avec le temps de travail, les formations, …
- Mettre à jour le suivi des dossiers du personnel (ordre de mission, congés, formation, passeport sécurité …)
- Saisir et transmettre les états de frais validés par les responsables de pôle, contrôler les anomalies éventuelles en lien avec le planning, veiller à la cohérence
- Formaliser le dossier d’accueil des nouveaux agents

2/ gestion administrative des dossiers techniques
- Elaborer les dossiers administratifs de convention et prendre en charge l’ensemble des étapes du circuit de contractualisation
- Elaborer les dossiers technico-administratifs des investigations eau et assainissement (réception des demandes, enregistrement, création des dossier, impression de plans, …)
- Participer à l’élaboration des outils de suivi et à leur mise à jour
- Participer au montage des dossiers de subvention
- Assurer la traçabilité du suivi des dossiers
- Participation à la préparation et au suivi des dossiers concernant le service, proposés en instance

3/ gestion logistique
- Elaborer les outils de suivi des données logistique et les tableaux de bords
- Suivre et renseigner ces outils pour les besoins en VL, PL, EPI, outillage, informatique, mobilier et immobilier
- Participer au suivi budgétaire des dépenses, en collaboration avec les chefs de pôle et le chef de service
- Gérer les stocks par anticipation des consommations et inventaire
- Assurer la traçabilité des dotations
- Effectuer les commandes (demande de devis, établissement des bons de commande, suivi de l’avancement)
- Collaborer étroitement avec les fournisseurs, le service achat et le service comptabilité afin de garantir une réactivité forte

4/ communication, coordination et transversalité
- Assurer la gestion du courrier/courriel de SGE (relève pluriquotidienne, enregistrement, affectation)
- Assurer, en fonction des besoins, la communication du service auprès des autres services de Réseau31
- Organiser des réunions particulières (rencontre de partenaires, interservices de Réseau31, interne au service)
- Garantir l’agenda du service concernant les échéances fonctionnelles redondantes (instances, état de frais, mises à jour périodiques administrative telles que : ordre de mission, budget, …)
- Participer à la bonne communication auprès des agents de SGE et veiller à la bonne diffusion des communications internes

ACTIVITES COMMUNES AU SERVICE/A LA DIRECTION
- Participer à la structuration du nouveau service
- Aider ponctuellement les agents du Syndicat – assurer la suppléance inter-service de DASTC
- Aider ponctuellement les agents du service
- Participer à l’accueil, l’aide et au suivi des stagiaires du service
- Participer à la circulation et à la diffusion des informations, par le biais notamment des outils de communication interne et externe (site Intranet, affichage, site Internet, ...)
- Participer à la mise en place de nouveaux projets
- Appliquer les documents en vigueur (règlements, chartes, documents qualité, etc.…)

Profils recherchés

COMPETENCES ET CONNAISSANCES
Savoirs
- Maitrise des techniques d’organisation, de planification et de gestion des sollicitations et du temps de travail
- Maitrise du fonctionnement des collectivités territoriales et de l’environnement institutionnel
- Connaissance des outils informatiques bureautiques et communication
- Connaissance des métiers du service
- Connaissance du cadre règlementaire des activités eau et assainissement
- Notions d’utilisation des logiciels spécifiques (comptable, achat, rh)

Savoirs faire

- Trier, classer, archiver les documents et assurer la traçabilité : Maitrise
- Organiser son travail en fonction des priorités, entre tâches importantes et urgentes : Maitrise
- Mettre en forme les documents institutionnels, établir des comptes rendus : Acquis
- Transmettre et récupérer les informations auprès d’un groupe d’agents déconcentrés : Acquis
- Collaborer avec les fournisseurs, le service comptable, les service RH : Acquis
- Anticiper les besoins de fourniture du service : Acquis

Savoirs être
- Ordonné et méthodique
- Réactif
- Autonome
- Appétence pour la variété des tâches
- Collaboratif
- Créatif