Chargé d’accueil et de gestion administrative (F/H)
Au sein de la direction ressources et moyens généraux, service accueil relation à l'usager placé sous l'autorité hiérarchique de la cheffe de service vous intégrez une équipe de 7 agents.
Vos missions principales sont les suivantes :
Accueil (60%) :
- Accueillir les visiteurs : stagiaires en formation, intervenants, prestataires, partenaires institutionnels…
- Identifier leurs demandes et gérer les priorités, adapter le temps consacré à chaque personne en fonction de l’affluence du moment
- Assurer l’accueil téléphonique : réponse de premier niveau et orientation vers le bon interlocuteur, répondre à des mails
- Assurer le filtrage des entrées et sorties et gérer les refus d’accès
- Gérer l’ouverture et la fermeture des salles de formation au cours de la journée
- Procéder aux affichages (écrans, papier) et mettre à disposition documents et brochures
- Participer à la sécurité des biens et des personnes
- Participer à l’organisation d’événements portés par la délégation
et contribuer à des activités administratives relatives à l’activité du service(gestion de bons de commandes, validation de services faits, mise en forme de notes, participation à des réunions,
Activités administratives et archivage (40%) :
- contribuer à des activités administratives relatives à l’activité du service (gestion de bons de commandes, validation de services faits, mise en forme de notes, participation à des réunions, proposition de courriels d’information…)
- réaliser le classement et le conditionnement des boites d’archives transmises par les différents services du site de Toulouse
- vérifier et contrôler les bordereaux d’archivage ainsi que le bon déroulement de la procédure
- préparer les bordereaux d’élimination et le versement aux archives départementales
- mettre à jour le tableau de suivi des archives
- participer à l’information et à la coordination des correspondants archives par service
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