Assistant·e en gestion administrative

À propos de nous L' INSA Toulouse est une grande école d'ingénieur·es publique, pluridisciplinaire et internationale, reconnue pour l'excellence de sa formation et de sa recherche. Sous tutelle du ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche, c'est un Etablissement Public à Caractère Scientifique, Culturel et Professionnel, accrédité par la Commission des Titres d'Ingénieur. L'INSA Toulouse compte aujourd'hui plus de 3200 étudiant·es dont plus de 500 ingénieur·es aux valeurs humanistes diplômés par an. Mission La personne recrutée sera affectée au sein de la Direction de la recherche. Missions et activités du poste Rattaché·e à la Directrice de la Recherche et en lien avec le Chargé d'aide au Pilotage de la Recherche, vous coordonnerez et/ou réaliserez, de manière polyvalente et autonome, dans des contextes nationaux et internationaux, des activités de gestion administrative, financière, juridique et/ou de ressources humaines. Par ailleurs, ces missions requièrent autonomie et réactivité, ainsi qu'une grande capacité à travailler avec de nombreux partenaires internes et externes (laboratoires, directions et services fonctionnels, ComUE/UT, autres établissements de l'enseignement supérieur, Région Occitanie, EPST, organismes de recherche, etc.). Dans ce cadre, vos missions seront les suivantes : Responsabilité administrative des études doctorales

• Prise en charge de la gestion administrative des doctorant·es
• Instruction des demandes de cotutelle (élaboration, négociation, signature, exécution)
• Mise en place des conventions de reversement en lien avec des structures publiques
• Conseil auprès du Pôle scolarité de la Direction des Études et de la Formation (DEF) sur les situations particulières de doctorant·es (demandes d'exonération, réinscriptions, arrêts de contrat, conseils de suivi individualisé)
• Gestion des conflits en lien avec le Pôle scolarité de la DEF, les directeur·trices de thèse, les laboratoires, les écoles doctorales, l'École des Docteurs de l'UT et d'autres interlocuteurs concernés
• Instruction réglementaire et administratif de l'ensemble des contrats doctoraux et des dossiers de demande de soutenance de doctorat INSA-UT
• Coordination des demandes de confidentialité, embargo et huis clos en lien avec les interlocuteurs administratifs et scientifiques concernés de l'établissement
• Exercice du rôle de référent·e ADUM pour l'établissement
• Soutien administratif et conseil auprès des représentant·es de l'établissement au sein des instances du CPD de l'UT (plénier et STS)

Fonctionnement de la Direction de la Recherche

• Élaboration, suivi et exécution du budget de la Direction de la Recherche
• Réalisation des tableaux de bord ; identification et suivi des indicateurs ; production des bilans et des statistiques
• Alimentation des bases de données pour établir les réponses aux enquêtes (IPERU, CTI, CDEF, etc.)
• Contribution à l'élaboration du rapport d'activité de la recherche de l'établissement
• Exercice du rôle de référent·e établissement pour le RNSR (Répertoire national des structures de recherche)
• Proposition et conception des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la Direction de la Recherche (démarche qualité)
• Suivi de l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion
• Tenue de l'agenda de la Directrice de la Recherche
• Gestion de la correspondance globale et transversale de la Direction de la Recherche
• Accueil physique et téléphonique

Organisation de réunions et soutien à la politique de la recherche

• Organisation des réunions et en particulier du Comité de Direction des Laboratoires de l'établissement : gestion du calendrier des instances, préparation de l'ordre du jour, réservation des salles, élaboration des documents et supports de présentation, envoi des convocations, rédaction des comptes rendus, suivi des actions
• Coordination des aspects logistiques de la Direction de la Recherche

Interface avec les autres services et organismes

• Lien hebdomadaire avec les directions des laboratoires, centres, unités d'appui et autres structures en convention avec l'établissement
• Lien avec les directions et services fonctionnels de l'établissement (Pôle scolarité de la DEF, DOC+, Direction, Service Financier, Service RH, Service Relations Internationales, SCD/Bibliothèque, Service Communication)
• Lien avec les écoles doctorales et l'École des Docteurs de l'UT
• Information et accompagnement des interlocuteurs de la Direction de la Recherche dans leurs démarches

Communication

• Diffusion des appels à projets scientifiques (ComUE/UT, Région Occitanie, CSC, etc.) auprès des personnels de la recherche de l'établissement
• Participation à l'élaboration des supports de communication et à l'organisation des événements de la Direction de la Recherche et du Conseil Scientifique
• Circulation de l'information ; communication avec les services de l'établissement et les partenaires externes

Ces missions pourront être amenées à évoluer en fonction des besoins et de l'organisation de la Direction de la Recherche. Profil Profil recherché De formation initiale niveau + 3 ou supérieure, vous bénéficiez d'une expérience dans le domaine de la gestion administrative dans l'enseignement supérieur et la recherche. Reconnu·e pour votre sens de l'organisation et votre forte capacité d'adaptation Votre capacité à travailler en équipe associée à votre réactivité seront des atouts déterminants pour réussir dans vos fonctions. Compétences et connaissances attendues Connaissances

• Objectifs et projets de l'établissement
• echniques de management
• Gestion des groupes et des conflits
• Organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche
• Politique de la recherche et de l'innovation
• Droit public
• Droit des contrats
• Environnement et réseaux professionnels
• Méthodologie de conduite de projet
• Techniques d'élaboration de documents
• Connaissances budgétaires générales
• Application des finances publiques à l'enseignement supérieur et à la recherche
• Techniques de communication
• Connaissance générale des ressources humaines
• Langue anglaise : B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences opérationnelles

• Réaliser des synthèses
• Rédiger des rapports ou des documents
• Créer les conditions favorables à un entretien
• Conduire des entretiens
• Déléguer et évaluer
• Encadrer / animer une équipe
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
• Élaborer des éléments de langage
• Concevoir des tableaux de bord et de suivi

Compétences comportementales

• Rigueur / fiabilité
• Réactivité
• Sens relationnel

Contrat

• CDD de 12 mois, période d'essai de 2 mois.
• Date de début du contrat : 1er septembre 2026
• En fonction de la grille de rémunération fonction publique des assistant·es ingénieur·es de recherche et de formation, reprise d'ancienneté et expériences
• Horaire hebdomadaire 37h30
• Congés annuels 45 jours + RTT pour un temps plein.

Informations complémentaires

• Dispositif d'accompagnement et de formation performant et motivant
• Conditions de vie au travail et modalités d'organisation du travail attractives
• Possibilité de temps plein sur 4,5 jours
• Possibilité de télétravail jusqu'à 2 jours par semaine après période d'intégration
• Protection Sociale Complémentaire obligatoire avec prise en charge à 50% du régime socle.
• Forfait mobilité durable - covoiturage et vélo – et/ou prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%
• Parking réservé INSA
• Accès aux services de restauration de l'INSA
• Accès à l'Association des Personnels de l'INSA (activités culturelles et sportives.)
• L'INSA Toulouse est engagé en faveur de l'égalité, la diversité et l'inclusion