Adjoint en gestion administrative de la VAE F/H - SFCA - UNIVERSITE TOULOUSE JEAN JAURES

À propos de nous Riche, plurielle et diverse, l'Université Toulouse - Jean Jaurès figure dans les meilleures universités françaises d'arts, lettres et langues et de sciences humaines et sociales, tant du point de vue de la formation que de la recherche... Elle compte plus de 30 000 étudiants, plus de 2 100 personnels, 5 unités de formation et de recherche, 7 instituts (dont 2 IUT), 1 école interne et 1 INSPE et est présente sur 16 campus (dont 1 à l'international ). Le Service de la Formation Continue et de l'Apprentissage (SFCA) coordonne et anime pour l'université la mission de formation continue et d'apprentissage déclinée dans toutes ses composantes. Ce service commun permet, avec l'engagement des équipes pédagogiques, de répondre à l'une des missions de l'université : accompagner tout au long de la vie les actifs vers l'obtention d'un diplôme ou d'une certification pour faciliter leur évolution professionnelle ou leur retour en emploi. Par ailleurs, le développement de l'apprentissage propose une véritable alternative de formation. Mission Vous intègrerez une équipe de 9 agents et serez rattaché-e hiérarchiquement à la Responsable du secteur FTLV 1/ Informer, orienter et conseiller les publics relevant du dispositif de la VAE. :

• Accueillir et informer le public relevant du dispositif de la VAE.
• Gérer les adresses de messagerie et la plateforme France VAE afférentes au pôle VAE.
• Guider les candidats dans la construction de leur dossier de demande de recevabilité et vérifier la recevabilité administrative des candidats.
• Assurer la mise en relation des candidats avec les enseignants référents ainsi que le suivi.
• Effectuer un travail collaboratif avec les collègues du pôle validation des acquis et les enseignants.
• Informer et orienter les futurs stagiaires sur les possibilités de financements pour la mise en place d'un accompagnement et du jury.
• Participer aux journées portes ouvertes de l'établissement, aux salons/forums de l'emploi.

2/ Effectuer la gestion administrative et le suivi des dossiers stagiaires :

• Réceptionner et vérifier la conformité des dossiers de recevabilité des candidats.
• Développer le réseau interne du pôle en recherchant les enseignants référents VAE, les sensibiliser à la démarche VAE et transmettre les dossiers de demande de recevabilité dans les composantes pédagogiques.
• Transmettre les avis de recevabilité.
• Assurer la mise en place administrative des jurys et transmettre, en fin de procédure, les décisions aux candidats.
• Saisir les inscriptions administratives sur Apogée.
• Suivre l'édition des cartes MUT en lien avec la Direction de la Scolarité ou les éditer et les envoyer aux stagiaires. Établir et délivrer des attestations.
• Actualiser des bases de données et participer à la création et à l'évolution des documents.
• En collaboration avec l'équipe du pôle, gérer les demandes de devis et autres documents annexes / dossiers d'inscription conduisant à la mise en place des contrats/convention à éditer et transmettre aux candidats.
• Aider à la facturation.
• Saisir et suivre les données dans les divers outils spécifiques à l'activités : FCA Manager, Kairos, Apogée, EDOF

Profil Savoirs :

• Connaissance de l'université, de son fonctionnement
• Connaissance des dispositifs et de la réglementation de la formation professionnelle
• Connaissance de la diversité des publics
• Connaitre l'environnement et les réseaux professionnels
• Techniques documentaires

Savoirs faire :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir planifier son activité et respecter les délais
• Accueillir les populations concernées
• S'exprimer de façon claire et concise
• Utiliser des bases de données et des logiciels de bureautique
• Utiliser les outils spécifiques à l'activité (FCA Manager, Apogée, EDOF, France VAE, Sphinx)
• Utiliser des techniques de gestion administrative
• Rédiger des documents simples d'information et de communication
• Enregistrer et classer les documents

Savoirs être :

• Capacité relationnelle d'écoute et de conseil
• Sens de l'organisation et rigueur
• Capacité d'initiative et d'autonomie
• Réactivité
• Travail en équipe

Conditions de diplômes : BEP/CAP minimum Expérience requise : 1 an sur des missions similaires