Alternance Bac+3 - 4 Assistant Formation H/F

Missions

Avant-vente

• Réception des opportunités commerciales dans UpSales
• Participation au suivi des offres en cours

Coordination et gestion de projets de formation

• Création, mise en place et suivi des sessions de formation de bout en bout
• Rédaction et gestion des documents administratifs (conventions, convocations, feuilles d’émargement, attestations, certificats)
• Suivi et mise à jour des plannings de formation
• Planification des ressources internes et externes en coordination avec les chefs de projet ou clients
• Commande et gestion des supports de cours
• Gestion logistique des formations présentielles (accueil, pauses, restauration)
• Gestion des salles mobiles et de leur logistique (transport A/R)
• Location de matériels et de salles (off-site)
• Optimisation des déplacements (hôtels, véhicules, transports)
• Enregistrement et suivi des formations dans GestForm et outils de planification
• Gestion des relations avec les stagiaires, formateurs et partenaires
• Participation à l’élaboration et à la mise à jour des plannings et programmes de formation
• Gestion des POEI
• Rédaction des documents réglementaires (charte droits et devoirs, règlement intérieur, contrats de formation)

Relation avec les prestataires

• Participation au sourcing et au choix des prestataires et formateurs
• Mise à jour de la base de données formateurs
• Demande de référencement de nouveaux fournisseurs
• Rédaction des lettres de mission
• Transmission et validation des commandes de sous-traitance
• Réception et traitement des factures de sous-traitance
• Relances auprès de la comptabilité fournisseurs

Facturation, financements et relations OPCO

• Participation au montage et au suivi des dossiers de financement
• Saisie des éléments de session dans GestForm pour l’édition des conventions OPCO
• Gestion des feuilles de présence (édition, envoi, récupération et archivage)
• Demande de facturation auprès de l’ADV et constitution des dossiers complets OPCO / clients
• Saisie des avancements dans les outils de suivi (Geiser View)
• Demandes de provisions, CCA et levées de provisions auprès du contrôle de gestion

Suivi qualité

• Envoi, réception et analyse des évaluations à froid
• Suivi de l’efficacité des formations, des organismes et des intervenants

Le profil recherché

• Étudiant(e) en MBA gestion de projets ou équivalent, à la recherche d’une alternance de 24 mois
• Intérêt pour les métiers de la formation, la coordination de projets et les environnements multi-interlocuteurs
• Organisation, rigueur et autonomie dans la gestion de plusieurs dossiers simultanément
• Aisance avec les outils bureautiques (Excel, Word, Outlook) et outils de gestion / ERP (GestForm, CRM, planning appréciés)
• Bonnes capacités relationnelles et rédactionnelles, sens du service
• Esprit d’analyse et appétence pour le suivi administratif, financier et qualité

Se former en alternance chez MBway Toulouse

École de commerce tournée vers l’alternance, MBway Toulouse (du Bac +4 au Bac +5) forme des professionnels opérationnels et engagés. Cette opportunité vous permet de préparer un MBA Management de Projet, en lien direct avec les besoins du terrain.