Office Manager

À propos de nous Rejoignez une équipe experte et innovante dans une entreprise dynamique et réputée où vous pourrez exprimer tous vos talents ! Europa Organisation est le leader français de la formation et de l'information santé. Notre vocation ? Contribuer au partage du savoir médical et scientifique. Nos métiers ? Organisateurs de congrès, éditeurs, animateurs de communautés, créateurs de contenus digitaux, gestion hôtelière ... Notre secteur est porteur et riche de sens, il nous passionne depuis 39 ans déjà ! Au cœur de notre culture d'entreprise : l'humain. Soucieux du bien-être au travail, nous avons à cœur d'accompagner nos talents dans leur parcours professionnel. Nous ne vous connaissons pas encore, et pourtant nous avons déjà hâte de vous découvrir ! A bientôt chez Europa ! Mission Europa Organisation occupe 1 555 m2 de bureaux à Toulouse, dans un immeuble ancien sur 5 niveaux, situé en plein centre-ville (Jean Jaurès). Votre mission est triple :

• Contribuer à la création d'un environnement de travail fonctionnel et chaleureux pour les plus de 200 collaborateurs qui viennent travailler régulièrement dans ces bureaux ;
• Préparer les malles envoyées sur congrès ;
• Assurer ponctuellement de l'assistanat de Direction.

Vos missions 1. Gestion des locaux et vie de bureau :

• Suivi de la maintenance des locaux, pilotage des interventions nécessaires (travaux planifiés ou urgences)
• Relation avec le propriétaire / syndic de l'immeuble
• Gestion des équipements (copieurs, fontaines à eau, alarme ...), des stocks de consommables (café, papier, fournitures, etc.) et de matériels (mobilier à remplacer, etc.)
• Suivi des contrats prestataires, vérification et suivi de la facturation afférente
• Sécurité et conformité : mise en place des mesures de sécurité appropriées telles que les formations incendie, pilotage des exercices d'évacuation
• Accueil physique des visiteurs et des nouveaux arrivants
• Maintien en bon ordre des espaces partagés et des salles de réunion
• Support ponctuel à l'équipe communication dans l'organisation de moments conviviaux (matinées d'intégration, petits déjeuners ...)

2. Préparation des malles congrès :

• Suivi du calendrier des congrès, organisation de la récolte des besoins en matériel des équipes opérationnelles
• Préparation des malles, communication continue avec les équipes pour valider le contenu
• Envoi des malles sur congrès : suivi des envois avec les transporteurs, gestion des sujets de douane
• Retour des malles : suivi du transport, rangement du matériel et des consommables

Ce volet implique de la manutention et du port de charges ponctuel. 3. Assistanat de direction :

• Gestion quotidienne du courrier (ouverture, numérisation des courriers reçus et envoi aux destinataires concernés)
• Support à la Direction générale pour l'organisation de réunions (gestion de l'agenda, réservation de salles) et de déplacements (réservation de billets, taxis, etc.)

Profil Vous justifiez d'au moins 3 ans d'expérience sur un poste similaire (office management ou services généraux). Organisé(e) et rigoureux(se), dynamique et proactif(ve), vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle et êtes orienté(e) solution(s). Interlocuteur(rice) privilégié(e) de la Direction Générale, des équipes opérationnelles et des prestataires, vous avez une excellente communication écrite et orale et un grand sens du service. Vous maîtrisez le Pack Office et les sujets techniques liés aux bâtiments. La maîtrise de l'anglais serait un plus.