Secrétaire Médicale à mi-temps H/F

À propos de nous Au sein du département de la Haute-Garonne, territoire en constante évolution démographique, le CH Gérard Marchant se présente comme l'établissement de référence dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. En ce sens, ses équipes participent chaque jour au rétablissement des personnes grâce à une prise en charge continue et de qualité au sein d'un réseau de centres de soins à Toulouse et en Haute-Garonne. Membre de la Communauté Psychiatrique de Territoire et du Groupement Hospitalier de Territoire de la Haute-Garonne et du Tarn Ouest, son organisation en secteurs s'articule en lien avec d'autres établissements. Pour la psychiatrie adulte, il existe 8 secteurs partagés entre le CH Gérard Marchant (7) et le CHU de Toulouse (1). Pour la psychiatrie enfants et adolescents, 3 secteurs sont portés par le CH Gérard Marchant, le CHU de Toulouse et l'association ARSEAA. Le CH Gérard Marchant détient donc une réelle responsabilité populationnelle pour laquelle il a su trouver une organisation lui permettant de cibler l'ensemble de la population, du plus jeune au plus âgé et de prendre en charge des publics vulnérables, tels que les détenus, les étudiants et les personnes en situation de handicap. Il prend en charge plus de 11 500 patients en ambulatoire et plus de 1 950 en hospitalisation par an. Sa capacité d'accueil étant de 605 lits et places. Il se compose à ce jour de 7 pôles médicaux et de 6 directions fonctionnelles représentant plus de 1 500 agents au service de la santé mentale et animés par une vision humaniste de la psychiatrie. Les opportunités professionnelles qu'il propose sont nombreuses et variées. Nous rejoindre c'est participer au développement de projets innovants, favoriser les liens avec la cité, dé-stigmatiser la psychiatrie et améliorer la qualité de l'offre de soins. Mission Le CH MARCHANT recrute un(e) Secrétaire Médicale à mi temps en CDD renouvelable à compter du 15 septembre prochain. Identification du poste : A.M.A. poste à 50% puis à 100 % en décembre. Temps de travail : 7h30 par jour du lundi au vendredi avec amplitude horaire (organisation avec le binôme pour assurer la continuité de service). Autres horaires pour nécessité organisationnelle et pour couvrir les horaires d'ouverture du centre : horaire 9H00-16H30 ou 11H00-18H30 Pause méridienne : 20 minutes réglementaires + 10 minutes (pause). Exigences du poste :

• Tenue de travail correcte
• Respect des horaires de travail
• Respect du secret professionnel et secret médical
• Respect de la charte du patient hospitalisé
• Respect de la charte de bientraitance
• Connaissance et respect de la législation en vigueur.

Liens hiérarchiques :

• Direction du CHGM
• Médecin chef de pôle
• Médecin chef de service
• Médecins responsables (CMP + autres)

Liens fonctionnels :

• Equipe pluridisciplinaire du centre de soins des Arènes
• Partenaires des réseaux
• Services administratifs pour la gestion des patients

Rappel des missions selon le fiche métier FPH :

• Accueil physique et téléphonique des patients, des familles, des partenaires...
• Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité
• Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences et événements...)
• Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens...)
• Identification, recensement et transmission des besoins et attentes des patients et des familles
• Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
• Saisie des données liées à l'activité médicale (codage)
• Tenue à jour du dossier patient (papier et informatique)
• Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).
• Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance.

Les missions générales du CMP des Arènes sont : Le centre médico-psychologique (CMP) des Arènes à Toulouse s'adresse à une population d'adultes de la zone géographique, présentant des difficultés psychologiques ou psychiatriques. Il est le CMP « pivot » du secteur concerné.

• Organiser des actions de prévention, de diagnostic, de soins ambulatoires et d'interventions à domicile ;
• Apporter du soutien aux familles ;
• Orienter, si besoin, les patients vers des structures adaptées (centre d'accueil thérapeutique à temps partiel, hôpital de jour, unité d'hospitalisation psychiatrique).

Profil Localisation : La structure est basée au : 2, Rue de Négogousses – 31100 TOULOUSE. Horaires d'ouverture : Lundi, mardi, mercredi, jeudi et vendredi de 9H00 à 18H30. Fermeture weekends et jours fériés. Définition du poste : Gérer et coordonner les informations médico-administratives du patient et contribuer à la délivrance de renseignements d'ordre général, dans son domaine de compétences dans le cadre organisationnel. Spécificités dans le métier : Connaissance du vocabulaire médical et du milieu médico-social. Missions du poste :

• Accueil physique et/ou téléphonique des patients suivis, des familles, des professionnels de santé et du médico-social et transmission de l'information.
• Création, saisie, mise en forme et suivi de documents : dossier médical, rapports, courriers, comptes rendus de réunions, comptes rendus médicaux...
• Création, saisie et contrôle du contenu du dossier patient informatisé ainsi que du dossier papier
• Traitement et mise à jour des courriers, dossiers, documents médicaux : enregistrement, tri, diffusion, classement.
• Envoyer et/ou vérifier le questionnaire de satisfaction
• Classement et archivage des dossiers médicaux
• Planification, organisation et rédaction de l'ordre du jour des réunions, publication de celui-ci aux personnes invitées
• Participation aux réunions avec prise de notes, rédaction du compte rendu et diffusion après validation médicale
• A partir des agendas médicaux, organiser les RV pour le bon fonctionnement du service
• Gestion et diffusion du tableau de permanence médicale en lien avec le Chef de service
• Gestion et suivi des demandes d'interprétariat
• Contrôle qualité des données DIM + participation aux réunions DIM et ateliers archives
• Divers statistiques peuvent être demandés et extraits.
• S'inscrit dans la démarche d'amélioration de la qualité et de la gestion des risques et des conditions de travail du service
• Contribue à une réflexion sur les pratiques professionnelles des AMA au sein du pôle.
• Mise en forme du rapport d'activité

Compétences requises par le poste : Etre détenteur du Diplôme d'Etat d'Assistant Médico Administratif.

• Savoir travailler dans la discrétion en situation professionnelle et respecter le secret professionnel (éthique et droits des patients) et le secret médical.
• Savoir s'intégrer et s'impliquer au sein d'une équipe afin de répondre à des objectifs professionnels communs (respect, collaboration, circulation des informations pertinentes...)
• Assurer l'interface personnes soignées, familles, équipe soignante, administration hospitalière, et autres services, y compris extérieurs
• Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes et renseigner ses interlocuteurs en respectant le secret médical
• Adapter son comportement et sa pratique professionnelle aux situations rencontrées
• Gérer les agendas et/ou plannings de l'équipe médicale
• Connaître les outils informatiques et les logiciels métiers dont Pack office
• Prendre des notes, savoir rédiger et présenter un document de façon autonome
• Utilisation du dictaphone (ou autre outil numérique)
• Analyser, synthétiser, évaluer et transmettre les informations utiles à la prise en charge
• Faire preuve de rigueur, d'organisation et d'autocontrôle dans le travail
• Transmettre aux membres de l'équipe ses connaissances, ses expériences professionnelles et les meilleures pratiques.

Modalités de recrutement :

• Grade : AMA
• CDD renouvelable évolutif vers un temps plein à compter du 01.12.26.
• Reprise d'ancienneté réalisée.
• Rémunération selon grille de la fonction publique hospitalière.
• Prise en charge de 75% des frais des abonnements Tisséo, Sncf et VélÔToulouse.
• CGOS (CE) : prestations sociales, aides remboursables logement, CESU, chèques vacances, voyages, chèques culture.
• Congés annuels : 25 CA + 3 CA soumis à conditions et RTT pour un temps plein (entre 14 & 19 jours selon la catégorie professionnelle).