Alternant assistant administratif (F/H)

Intégré(e) à l’unité de Toulouse, vous participerez au bon fonctionnement administratif de nos deux activités. Vous serez accompagné(e) sur des missions variées mêlant gestion administrative et suivi opérationnel.

  Activité Formation

 Gestion administrative des formations

• Assurer le suivi administratif des dossiers de formation
• Vérifier les prises en charge et assurer le suivi des éléments de facturation
• Éditer et transmettre les documents de fin de formation (certificats, attestations…)
• Participer au suivi des règlements et des relances administratives
• Mettre à jour les tableaux de suivi et les outils internes.

 Gestion et suivi sur Digiforma

• Créer et mettre à jour les sessions de formation
• Assurer le suivi des apprenants et des documents associés
• Suivre l’avancement des sessions et vérifier les étapes à compléter
• Participer à la gestion administrative des intervenants et sous-traitants sur la plateforme

Démarche qualité – QUALIOPI

• Vérifier la conformité des dossiers de formation et des documents associés
• Participer au respect des exigences QUALIOPI
• En appui de la coordinatrice formation, contribuer à la mise à jour des procédures et à la veille réglementaire

 Organisation & logistique

• Rechercher et réserver des salles de formation selon les besoins ;
• Demander et suivre les devis auprès des prestataires ;
• Participer à l’organisation logistique des sessions.

Activité Conseil

Gestion administrative courante

• Assurer le traitement du courrier et des documents administratifs
• Participer au classement et à l’archivage des dossiers

• Assurer le suivi et la mise à jour de différents tableaux administratifs

  Gestion fournisseurs & trésorerie

• Participer au suivi des achats et des fournisseurs
• Assurer le règlement par chèque
• Mettre à jour les outils de suivi liés à la trésorerie et aux achats

• Vérifier la cohérence des informations entre les différents outils de gestion

  Suivi des équipements

• Participer au suivi du parc informatique et téléphonique
• Assurer le suivi des commandes de fournitures et petits équipements