Assistant-e administrative H/F - LE CANAL

Poste

Le Crous de Toulouse-Occitanie est un établissement public administratif qui accompagne la vie étudiante dans les 8 départements (Ariège, Aveyron, Gers, Haute-Garonne, Hautes-Pyrénées, Lot, Tarn, Tarn et Garonne) de l'Académie de Toulouse. Le Crous a pour mission d'accompagner les étudiants dans la réussite de leurs parcours d'études

Il sert 2,7 millions de repas par an par l'intermédiaire d'un réseau de plus de 49 points de restauration. Le Crous propose 11 130 logements au sein de 41 résidences universitaires pour les 152 900 étudiants de l'académie dont 42 000 boursiers. Ses différentes unités de gestion sont réparties dans les départements de la Haute-Garonne, du Tarn, des Hautes-Pyrénées, du Lot et du Gers

Effectifs : 626 personnels répartis dans les différentes unités de gestion et les services.
Domaine d'activité : Opérateur « Vie étudiante »
Missions : Restauration, hébergement, aides financières directes (bourses sur critères sociaux) et aides spécifiques, action sociale, action culturelle et vie de campus.

Environnement et contexte :

Sous l'autorité du directeur d'unité de gestion, l'assistante ou assistant en gestion administrative réalise les opérations courantes de gestion administrative et financière pour le pôle de restauration universitaire « Le Canal »., qui est composé de :

• 1 restaurant universitaire
• 1 cafétéria
• 1 unité centrale de production
• 1 Crous & Go (8h - 17h30)
• 4 Crous Trucks

Il-Elle exécute les actes administratifs courant relatifs à la gestion quotidienne de l'activité restauration. Il-Elle travaille en étroite relation avec les autres personnels de l'unité de gestion.

Le restaurant universitaire et la cafétéria sont implantés sur le campus de l'Université Paul Sabatier - campus de Rangueil. Ils sont ouverts 5j/7 le midi et servent 800 repas par jour en moyenne, en période de forte activité.

Activités principales :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, des intervenants et des personnels
• Gestion des états de présence des personnels (repas, absence maladie…)
• Réaliser les relevés d'heures des contractuels étudiants et leur enregistrement avant transmission au service RH,
• Élaborer des documents administratifs (courriers, affiches, menus…) et tableaux

• Assurer le classement et l'archivage des documents de l'unité de gestion
• Contrôler le bon fonctionnement des bornes de rechargement et le cas échéant contacter le service informatique ou le fournisseur si besoin
• Préparer pour la clôture mensuelle de l'activité restauration l'ensemble des documents exigés par les services centraux (contrôleur de gestion et comptable).
• Prépare la mise en paiement des factures alimentaires (contrôle et rapprochement « Garone ») et non alimentaires, la liquidation et le mandatement de ces factures.
• Transcrire des données de gestion dans les tableaux de gestion de l'unité
• Transmettre dans les délais, les documents financiers au contrôle de gestion et au service comptable.
• Assurer l'organisation des prestations exceptionnelles (buffets, cocktails, réceptions…) en évaluant la faisabilité ; établir des devis en fonction des demandes et faire le suivi de la commande client jusqu'à validation.
• Coordonner la mise en œuvre des prestations et tenir le planning pour les différentes structures de l'unité.
• Etablir pour les usagers les factures des prestations réalisées et suivre leur recouvrement (suivi des règlements et relances).
• Suivre les tableaux et indicateurs internes su site du Canal
• Rendre compte au directeur du pôle restauration ou à la directrice de site

MISSIONS SPÉCIFIQUES :

• Intégrée à une équipe administrative, l'agent peut être amené à suppléer un(e) collègue absent(e) et à exercer des fonctions différentes au sein du pôle de restauration
• Peut-être amené à tenir la caisse au restaurant universitaire.

Profil

Connaissances :

• Connaissance des techniques de secrétariat, notions budgétaires, notions de réglementations RH.
• Bonne maîtrise de l'expression orale et écrite.
• Connaissance souhaitée d'une deuxième langue.
• Connaissances en bureautique.
• Maîtrise des outils informatiques
• Savoir gérer son temps et s'organiser.
• Connaissance de l'environnement de l'Éducation nationale, de l'enseignement supérieur et des partenaires locaux
• Connaissance du fonctionnement et des missions des Crous
• Connaissances des règles et enjeux de la restauration collective, règles générales d'hygiène en restauration collective

Compétences opérationnelles :

• Savoir utiliser les outils bureautiques et les applications informatiques de l'établissement.
• Savoir communiquer, gérer son temps et s'organiser
• Savoir gérer les aléas.
• Capacité à rendre compte.
• Aptitude à agir dans un cadre défini par la hiérarchie.
• Mettre en œuvre des procédures et des règles.
• Maîtrise de l'expression écrite et orale.
• Polyvalence, esprit d'initiative et autonomie.

Compétences comportementales :

• Sens des responsabilités, du service public,
• Réactivité, disponibilité, capacité d'organisation, initiative et autonomie,
• Adaptabilité, rigueur et réactivité,
• Posséder le sens de la discrétion, de la loyauté et du travail en équipe,
• Qualités relationnelles,
• Maitrise de soi.
• Capacité à gérer l'urgence et faire face à l'imprévu
• Sens du relationnel, sens du dialogue (confidentialité, respect de l'usager, maitrise de soi)
• Qualités d'analyse et de prise d'initiative
• Sens du travail en équipe

Conditions particulières de l'exercice :

Horaires adaptés au rythme étudiant : possibilité d'horaires décalés notamment en soirée, parfois en week-end lors des journées portes ouvertes ou évènements sur le campus ou la structure.