Alternance Assistant(e) Administratif & Office Manager - Toulouse (F/H)

L’ISCOD, spécialiste de la formation en Digital Learning, recherche pour son entreprise partenaire, Spécialisée dans l'accompagnement des enseignes dans leur transformation digitale en améliorant la gestion de leurs commandes omnicanales, un(e) Assistant(e) Administratif & Offi ce Manager en contrat d'apprentissage , pour préparer l’une de nos formations diplômantes reconnues par l'Etat de niveau 5 à niveau 7 (Bac+2, Bachelor/Bac+3 ou Mastère/Bac+5).

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MISSIONS

Votre mission consiste à maintenir un cadre de travail d’excellence en levant les freins logistiques au quotidien, permettant ainsi à chaque équipe de s’épanouir pleinement.
Assistanat

• Accueil téléphonique et physique.
• Gestion du courrier.
• Gestion ponctuelle des réservations de salles de réunions.
• Commandes ponctuelles de repas (pour les invité(s), réunions avec des tiers, formations, etc.).
• Support interne : réponse aux demandes diverses des salarié(s) concernant l’environnement de travail (Office) et l’événementiel.

Office Management

• Gestion du système de tickets (ticketing) : suivi et traitement des demandes internes liées aux services généraux.
• Gestion de l’exploitation et maintenance : point de contact référent auprès des différents prestataires et partenaires (gestionnaires de bâtiment, etc.) pour la résolution des incidents liés aux locaux.
• Gestion de la flotte mobile : commandes, suivi des abonnements et mise à jour de l’inventaire.
• Gestion des achats et approvisionnements :
• Commandes et réception de fournitures diverses (matériel de bureautique, équipements de sécurité, etc.).
• Commandes et réception de mobilier.
• Achats de consommables (boissons, nourriture, vaisselle, etc.).

Gestion des voyages et déplacements

• Organisation des déplacements pour les nouveaux salariés.
• Organisation de la logistique et des réunions pour les membres du Conseil d’administration (Board).

Événementiel et communication interne

• Organisation d’événements d’entreprise : coordination des projets en collaboration avec l’équipe RH.
• Conception et planification : réflexion stratégique sur les thématiques, le choix des lieux et la programmation des activités.
• Gestion des prestataires : identification, prise de contact et mise en concurrence des différents intervenants.
• Suivi du budget alloué aux événements.
• Information et diffusion : communication auprès des salariés et gestion des plannings.
• Coordination opérationnelle le jour J.
• Vie d’entreprise et cohésion : animation de la communication interne et maintien du lien avec les salariés.

PROFIL

Vous êtes le ou la candidat(e) idéal(e) si :

• Maîtrise du Pack Office et à l'aise avec les outils digitaux (ticketing, agenda partagé, outils collaboratifs)
• Sens de l'organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle
• Excellent relationnel, diplomatie et discrétion (interlocuteurs variés : salariés, prestataires, direction, Board)
• Réactivité et autonomie dans la gestion des imprévus
• Sensibilité à l'événementiel et goût pour la vie d'entreprise
• Vous avez un très bon niveau d'anglais.
• Vous êtes éligible à une formation Bac+2 à Bac+5 (diplôme validé ou en cours de validation)

Poste basé à Toulouse (31).

Rémunération selon niveau d’études + âge. Formation prise en charge à 100% par l’entreprise.

Vous êtes intéressé(e) par cette offre d’emploi en alternance ? Postulez dès maintenant !