Instructeur.rice administrative et comptable - Régisseur.se des recettes et avances

Détails de l'offre

Famille de métiers

Finances > Procédure budgétaire et comptable

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction Générale Déléguée « Logistique, Usagers, Marques, Influence et Attractivité» (LUMIA), la Direction des relations Usagers, du Protocole et des ressources Logistiques (DUPL) a pour principales missions :

La gestion de la relation aux usagers, qu’ils soient usagers internes à l’administration régionale (élus / agents) ou extérieurs (usagers des services publics régionaux, bénéficiaires de politiques régionales) au travers de :
• La gestion de fonctions « ressources » destinées à faciliter le fonctionnement interne de l’administration régionale et concourant au bien-être au travail et à la dynamique de transition écologique et énergétique (restaurant administratif, imprimerie, communication interne, sécurité, logistique, parc auto, navette, salles de réunion, fournitures)
• La gestion de fonctions et d’outils en interface avec les usagers du service public régional (portail internet de l’administration régionale, standard, accueils, gestion des correspondances...) contribuant à l’image de l’institution et à son exemplarité

L’organisation des manifestations officielles de la Région Occitanie / Pyrénées-Méditerranée et l’accompagnement protocolaire de l’exécutif au siège et lors des déplacements
• L’administration des fichiers protocolaires
• La gestion des espaces d’accueil et de réceptions sur les sites de Montpellier et Toulouse. Accueil, renseignements, orientation, accompagnement, organisation de prestations et de temps de convivialité
• La gestion des chauffeurs protocolaires

Le service de la restauration est composé d’une équipe opérationnelle de 8 agents, animée par le Responsable d’Unité (responsable de production), et d’un agent administratif, sous l’autorité du Responsable de service..

Missions / conditions d'exercice

Vous appuyez et secondez le Responsable de Service dans toutes les taches de gestion du service suivantes :
- Gestion des commandes,
- Élaboration et programmation des menus,
- Gestion des stocks,
- Planning des équipes,
- Préparation, exécution et suivi budgétaire,
- Suivi et passation des marchés publics.

Vous assurez la gestion et la coordination des relations avec les fournisseurs du restaurant administratif (denrées alimentaires, marchés de prestations de service).
Vous supervisez les demandes de devis et contrôlez les factures.
Vous préparez et suivez les bons de commande du service.
Vous saisissez les commandes dans l’outil DATAMEAL (ou autre logiciel de gestion des commandes et stocks).
Vous centralisez les commandes, bons de livraisons et factures.
Vous suivez l’exécution administrative et financière des contrats.
Vous participez à des groupes de travail internes et contribuez à la rédaction des bilans d’activité.

Par ailleurs, vous exercez les missions de régisseur.se de la régie de recettes et d’avances du restaurant administratif, sous le contrôle de la DFCG et de la paierie régionale.
A ce titre, vous effectuez l’encaissement, le remboursement et les contrôles caisse ainsi que la remise de fonds à la trésorerie générale.
Vous préparez les éditions comptables et de statistiques sur le logiciel MONEWEB.
Vous enregistrez les nouveaux agents, suivez les différents comptes et relancez les débiteurs.
Vous contrôlez les effectifs, le chiffre d’affaires et les encaissements.
Vous tenez le compte bancaire de la restauration : gestion des frais, relances, rapprochements.
Vous travaillez en lien avec la DFCG : transmission des états. Vous collaborez aussi avec la pairie régionale lors de contrôles.
Vous enregistrez des écritures sur le logiciel SAGA.
Vous suivez des tableaux de bords et indicateurs de la caisse.
Vous assurez la facturation en lien avec les prestataires conventionnés (GIP, INSERM).

Enfin, vous assurez la conception et le pilotage de tous les tableaux de bords de suivi de l’activité du service, de la production d’indicateurs de gestion et du reporting optimisé et dématérialisé dans les outils métiers dont vous êtes garant.e.
Vous participez à la bonne marche du service par une collaboration transversale dans tous les secteurs traités dans un objectif de continuité.

Profils recherchés

Vous disposez d’une bonne connaissance du fonctionnement de l’administration régionale et de son environnement institutionnel. Vous maîtrisez les techniques administratives, la comptabilité publique et les marchés publics. Vous détenez également des compétences en techniques de rapprochement bancaire.
Par ailleurs, vous possédez des notions en cuisine, nutrition, allergènes et hygiène alimentaire.
Vous êtes à l’aise dans l’utilisation des outils bureautiques et des logiciels métiers : MONEWEB, SAGA, DATAMEAL, ELISE, INTRANET.

Vous faites preuve de rigueur, d’organisation et d’assiduité dans la gestion de vos activités. Vous travaillez avec réactivité et savez respecter les délais en totale autonomie.
Vous savez faire preuve d’écoute, d’initiative et être force de proposition dans l’amélioration des pratiques.
Doté.e de qualités relationnelles, vous appréciez le travail en équipe et la coopération avec des interlocuteurs variés. Vous bénéficiez d’une grande capacité d’adaptation.
Vous êtes habitué.e à la relation usagers : aisance dans l’accueil téléphonique et physique, sens de la communication.
Vous faites preuve de discrétion et respectez les exigences de confidentialité liées à vos missions.
Enfin, vous agissez solidairement avec les orientations du service et de la direction.

SPECIFICITES DU POSTE :

• Télétravail possible à raison d’un à deux jours par semaine

• Ce poste ouvre droit à la NBI