Assistant ou Assistante de Direction

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Experience souhaitée

Débutant

Rémunération indicative

rémunération sur la grille de la fonction publique des rédacteurs territoriaux pour les fonctionnaires et évaluations de la situation profesionnellepour les contractuels

Descriptif de l'emploi

Le Conseil départemental de la Haute-Garonne, collectivité territoriale engagée dans le développement et le bien-être de ses habitants, oeuvre au quotidien pour améliorer la qualité de vie sur l'ensemble de son territoire. Il met en oeuvre des politiques publiques ambitieuses et responsables, visant à répondre aux besoins des Haut-Garonnais dans des domaines clés tels que les solidarités, l'éducation, les transports, la culture et l'aménagement du territoire. En tant qu'acteur central du développement local, le Conseil départemental s'investit dans des projets innovants, visant à garantir une gestion publique efficace, transparente et au plus près des attentes des usagers.
La Direction Territoriale Sociale Territorialisé (DTS) met en oeuvre des compétences du Conseil départemental en matière sociale et médico-sociale.

Recrutement sur la DTS Toulouse

Missions / conditions d'exercice

Enjeux et objectifs du poste :

Assister l'équipe de direction de la DTS le cas échéant en termes d'organisation, de gestion administrative, de gestion des Ressources humaines et de suivi des questions logistiques et informatiques.

Missions principales :

Organisation de la vie professionnelle du directeur ou de la directrice :

- Assurer et organiser le secrétariat

- Gérer les agendas et organiser les réunions, en fonction des priorités et échéances (convocations, réservations de salle, préparation de dossiers...)

- Organiser les déplacements

- Vérifier la mise en oeuvre des consignes de travail et l'application des procédures

Planification, coordination et suivi de dossier :

- Assurer la gestion des dossiers et courriers

- Concevoir et mettre à jour des outils de suivi

Gestion des dossiers Formation/Moyens Humains :

- Planifier l'affectation hebdomadaire des agents volants sur l'ensemble des MDS de la DTS, voire du département, en fonction des besoins et en lien avec les autres assistant(e)s de DTS,

- Traiter les demandes de transports ASE des MDS en planifiant l'affectation d'un chauffeur ASE ou en transmettant la demande au groupement ASE

- En lien avec les directions des Ressources Humaines, coordonner et suivre les questions relatives aux agents de la DTS : demandes de formations, de temps partiels, des recrutements, des frais de déplacements ...

- En lien avec le service RH Formation, pré- instruire les demandes de formation payantes pour les agent·es des MDS de la DTS

- En lien avec le service RH Formation, rechercher les lieux d'accueil pour les élèves stagiaires

Gestion des questions logistiques et informatiques :

- Etre en appuis à la mission Stratégie des politiques sociales

- En lien avec la DSIN, transmission et suivi des demandes ponctuelles de la DTS en matière d'équipement informatique (matériel, logiciel...) et téléphonique

- Etre correspondant de la CAF pour toutes les questions de principe relatives à la mise en place et l'utilisation de CDAP (habilitation des agents de la DTS et des MDS)

Profils recherchés

Profil attendu :
Nous recherchons un profil administratif avec une connaissance du domaine de la Gestion des Ressources humaines (GRH)et une appétence du domaine social et médico social.

Savoirs :

Environnement administratif, institutionnel et politique
Environnement professionnel du domaine traité
Règles de l'expression orale et écrite
Principes fondamentaux de la GRH

Savoir-faire :
Utiliser l'outil informatique et bureautique
Hiérarchiser les priorités en cas d'urgence
Synthétiser et rédiger des documents, des études, des rapports, des comptes rendus
Proposer des solutions, anticiper les demandes

Travailler en équipe, transversalité, partenariat et/ou équipe pluridisciplinaire

Savoir-être :
Travailler en équipe,
Adaptabilité
Méthode et rigueur

Savoirs :
Environnement administratif, institutionnel et politique
Environnement professionnel du domaine traité
Règles de l'expression orale et écrite
Principes fondamentaux de la GRH

Savoir-faire :
Utiliser l'outil informatique et bureautique
Hiérarchiser les priorités en cas d'urgence
Synthétiser et rédiger des documents, des études, des rapports, des comptes rendus
Proposer des solutions, anticiper les demandes
Travailler en équipe, transversalité, partenariat et/ou équipe pluridisciplinaire

Savoir-être :
Travailler en équipe,
Adaptabilité
Méthode et rigueur