Assistant(e) de direction

Poste

Le Crous de Toulouse-Occitanie est un établissement public administratif qui accompagne la vie étudiante dans les 8 départements (Ariège, Aveyron, Gers, Haute-Garonne, Hautes-Pyrénées, Lot, Tarn, Tarn et Garonne) de l'Académie de Toulouse. Le Crous a pour mission d'accompagner les étudiants dans la réussite de leurs parcours d'études

Il sert 2,7 millions de repas par an par l'intermédiaire d'un réseau de plus de 48 points de restauration. Le Crous propose 11 130 logements au sein de 41 résidences universitaires pour les 145 082 étudiants de l'académie dont 42 000 boursiers. Ses différentes unités de gestion sont réparties dans les départements de la Haute-Garonne, du Tarn, des Hautes-Pyrénées, du Lot et du Gers.

Effectifs : 626 personnels répartis dans les différentes unités de gestion et les services. Domaine d'activité : Opérateur « Vie étudiante » Missions : Restauration, hébergement, aides financières directes (bourses sur critères sociaux) et aides spécifiques, action sociale, action culturelle et vie de campus.

Le poste est à pourvoir aux services centraux du Crous de Toulouse-Occitanie.

L'assistant(e) de direction est rattaché(e) à la direction générale de l'établissement, il / elle est placé(e) sous l'autorité de la directrice de cabinet.

Effectif du service : 5 personnes : Directrice générale, Directrice adjointe, Directrice de cabinet, 1 Assistante de direction, 1 Secrétaire de direction

Activités principales :

Le ou la secrétaire de direction exécute un ensemble d'activités d'accueil et de secrétariat, au sein du Cabinet, qui concourent au bon fonctionnement de la Direction générale du Crous de Toulouse - Occitanie.

Gestion administrative

• Rédaction, mise en forme et suivi des courriers, notes et comptes rendus
• Classement et archivage des documents (papier et numérique)
• Gestion du courrier et des mails de la direction générale
• Suivi des parapheurs et des signatures
• Gestion des devis, mises en concurrence et service fait de la direction générale

Organisation et coordination

• Gestion des agendas
• Organisation des réunions (convocations, ordre du jour, logistique, comptes rendus)
• Gestion des ordres de mission des agents et des états de frais de déplacement de la direction générale

Accueil et communication

• Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs
• Filtrage et orientation des demandes
• Interface entre la direction, les agents et les partenaires institutionnels

Suivi et reporting

• Suivi des échéances, dossiers et décisions
• Aide à la préparation des instances (comité de direction, conseil d'administration, réunions)
• Traitement (collecter, classer et mettre à jour) et transmission de l'information.
• Transmission des informations et consignes de la direction générale

Attractivité du poste :

• Le remboursement d'une partie des frais de transport,
• Une contribution à la mutuelle,
• Un restaurant administratif
• Des prestations d'action sociale sous conditions,
• Chèques cadeaux
• Des droits à congés (jusqu'à 55 jours/an
• Télétravail sous conditions,
• Compte épargne-temps (CET)

Profil

Compétences :
- Maîtriser les outils bureautiques- Avoir une aisance rédactionnelle et relationnelle.- Savoir prioriser les urgences- Maîtriser la gestion administrative- Aptitudes à travailler divers dossiers en simultané- Modalités d'accueil

Compétences opérationnelles :
- Aptitude à agir dans un cadre défini par la hiérarchie- Savoir planifier et respecter des délais- Capacité à rendre compte- Appliquer des procédures et des règles- Accueillir et prendre des messages- Gérer les priorités et le temps

Compétences comportementales :- Sens de l'organisation - Dynamisme et polyvalence - Rigueur / fiabilité / loyauté- Qualités relationnelles - Disponibilité liée à variabilité éventuelle des horaires de travail - Réactivité et capacité d'adaptation et d'anticipation- Nécessité de confidentialité et de discrétion liées à la nature du poste- Sens de la confidentialité et de l'éthique