Chargé d'accueil et de gestion administrative en alternance à Toulouse (31)
Offre en alternance avec l'AFPA En formation une semaine par mois dans le centre AFPA de Balma, le reste du temps en entreprise. L'Afpa cherche pour une entreprise partenaire un ou une Chargé d'accueil et de gestion administrative en alternance. Les missions :
ACCUEIL TELEPHONIQUE
- Gestion des appels entrants et orientation des interlocuteurs selon les besoins.GESTION DES DOSSIERS
- Traitement complet des dossiers d'inscription (sur Filiz ou en version papier exceptionnellemnt)- Inscription sur Moodle
- Traitement dans le logiciel GALIA (Conventions)
- Suivi auprès des employeurs et accompagnement dans les démarches
- Traitement des inconformités de dossier avec OPCO EP
- Traitement des conventions de la formation continue
GESTION DES DOSSIERS SPECIFIQUE
- Gestion et traitement des avenants/ redoublement/reprise/rupture
- Création des dossiers spé (convention, planning)
- Transmission et suivi avec l'OPCO EP
- Traitement des refus de dossiers
SUIVI DES PRISES EN CHARGES
- Vérification mensuelle des prises en charge (Apprentissage + Pro)
- Relances (téléphonique et mails) et suivi auprès des employeurs
- Identifier les ruptures et transmettre au Service Facturation
- Envoi du questionnaire de rupture
- Rechercher la cause et notification sur Galia
- Adresser à chaque stagiaire sortant son suivi pédagogique et son attestation de fin de
- la mise en œuvre des procédures internes (process scolarité, ruptures, etc.)
- la participation à la gestion des formations à distance (FOAD)
- la mise à jour des effectifs dans le global
- le traitement des opérations administratives courantes, notamment la gestion des
- Surveillance des examens
- Mise à jour des conventions de formation
- répondre aux appel : standard téléphonique et téléphone pro
- Traiter les avenants et le déposer à l'OPCO
- Transmettre le premier équipement au stagiaire en question contre signature
- Aisance relationnelle et bonne élocution
- Connaissance de l'organisation de la formation
- Sens de l'organisation, rigueur administrative.
- Maîtrise de outils informatiques.
- Discrétion, respect du secret professionnel
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