Responsable Administratif et Financier HF - UFR Langues, Littératures et Civilisations Étrangères (LLCE) - UT2J

À propos de nous Riche, plurielle et diverse, l'Université Toulouse - Jean Jaurès figure dans les meilleures universités françaises d'arts, lettres et langues et de sciences humaines et sociales, tant du point de vue de la formation que de la recherche... Elle compte plus de 30 000 étudiants, plus de 2 100 personnels, 5 unités de formation et de recherche, 7 instituts (dont 2 IUT), 1 école interne et 1 INSPE et est présente sur 16 campus (dont 1 à l'international ). L'UFR Langues, Littératures et Civilisations Étrangères (LLCE) est une composante majeure de l'Université Toulouse - Jean Jaurès, accueillant 6 200 étudiants. La direction de l'UFR pilote la mise en œuvre de l'offre de formation des différentes composantes au plan administratif, financier et des ressources humaines. En tant que Responsable Administratif et Financier, vous occuperez un poste stratégique de direction de composante, au cœur du dialogue de gestion avec les services centraux et au service de la réussite des étudiants et du corps enseignant. Mission Sous l'autorité du Directeur d'UFR et en lien fonctionnel avec le Directeur Général des Services, vous assurez le pilotage administratif, financier, pédagogique (scolarité) et humain de la composante. Vous encadrez une équipe importante et coordonnez l'activité de 7 départements de formation et d'un centre de ressources documentaires. 1. Pilotage stratégique et aide à la décision :

• Assister et conseiller le Directeur de l'UFR dans tous ses domaines de compétence ; préparer et assister au Conseil d'UFR et au Bureau de direction.
• Réaliser des études, rapports et enquêtes ; participer à l'élaboration des projets de service.
• Contribuer activement à la gestion prévisionnelle des emplois, du patrimoine et des activités budgétaires de l'UFR.

2. Management et coordination des ressources humaines (48 personnels) :

• Encadrer, animer et coordonner les équipes de la composante ( 5 agents en encadrement direct, 43 agents en encadrement indirect ), répartis entre le service de direction, les 7 départements et le centre de ressources documentaires.
• Déployer un plan d'action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels alloués.

3. Gestion financière et budgétaire :

• Piloter l'élaboration et l'exécution du budget de l'UFR.
• Assurer la responsabilité opérationnelle avec une délégation de signature allant jusqu'à 5 000 € HT, la gestion des conventions de stage, des inscriptions et des bourses.

4. Pilotage de la scolarité et de la vie pédagogique :

• Contrôler l'application stricte des règles et procédures administratives, financières, RH et de scolarité.
• Piloter la gestion de la scolarité de l'UFR (planification de la rentrée universitaire, inscriptions) en articulation étroite avec la Direction de la Scolarité centrale (Disco) et la Commission de la Formation et de la Vie Universitaire (CFVU).

5. Communication et relations partenariales :

• Mettre en place les actions de communication interne au sein de l'UFR.
• Assurer l'interface et coordonner l'activité avec les partenaires externes (autres universités, Rectorat, fournisseurs) et internes (Rectorat, DGS, DRH, DAF, Disco, PGC, DSI, SCD, etc.).

Profil Savoirs (Connaissances) :

• Excellente connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et de la réglementation administrative et juridique de base (scolarité, RH, gestion financière publique).
• Maîtrise des méthodologies de conduite de projet de composante.

Savoir-faire (Compétences opérationnelles) :

• Expérience confirmée en encadrement, animation et coordination d'équipes pluridisciplinaires d'envergure.
• Capacité à négocier avec diplomatie et fermeté.
• Maîtrise de l'environnement bureautique et des logiciels métiers de l'enseignement supérieur (gestion de la scolarité : APOGEE, RH : SAGHE, planification : CELCAT, outils financiers : IGweb, etc.).

Savoir-être (Qualités professionnelles) :

• Sens aigu de l'écoute, de la pédagogie et des relations humaines.
• Rigueur, méthode et sens de l'organisation.
• Grande autonomie dans le travail tout en ayant la culture du compte-rendu régulier à la hiérarchie.
• Respect absolu de la confidentialité liée aux missions confiées.

POSTE OUVERT AUX CONTRACTUELS ET TITULAIRES

Conditions de diplômes : Bac+5 (Master ou équivalent) en administration, gestion, finances publiques, management ou domaine proche Expérience significative en gestion administrative et/ou financière dans l'enseignement supérieur ou la fonction publique + Expérience confirmée en management d'équipe L'activité très dense nécessite une présence soutenue et une grande disponibilité ainsi qu'une forte capacité d'anticipation et d'adaptation. Ce poste demande une réelle capacité à travailler dans des périodes « en tension » tout en apportant un soutien renforcé à l'équipe administrative.