Agent d'accueil polyvalent au Centre Universitaire Vétérinaire (H/F)

À propos de nous Créée en 1825, l'École Nationale Vétérinaire de Toulouse (ENVT), la plus ancienne des grandes écoles toulousaines, s'est forgée de longue date une renommée nationale et internationale. C'est l'une des quatre Ecoles nationales vétérinaires françaises (ENVF) et l'un de 12 établissements publics d'enseignement supérieur agronomique, vétérinaire et forestier, sous la tutelle du Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté Alimentaire. Ses activités de recherche, conduites en partenariat avec INRAE, l'INSERM, des équipes de l'Université de Toulouse, témoignent de la qualité de son travail scientifique. Ancrée dans les terroirs d'Occitanie (ruraux et urbains) par ses activités cliniques, l'ENVT a su également s'ouvrir à l'international. L'école est, en effet, impliquée dans 36 accords bilatéraux, offrant ainsi de nombreuses possibilités de mobilité à ses étudiants, enseignants et chercheurs. L'ENVT forme ainsi depuis des décennies des vétérinaires – biologistes de haut niveau, médecins et chirurgiens – tournés vers le monde animal (de compagnie, de sport ou de production). Autant de praticiens qui en contribuant au bien-être animal ou à la qualité des animaux d'élevage, participent à garantir la santé publique. Intégrer l'ENVT c'est aussi intégrer un campus exceptionnel de 54 hectares, situé à quelques kilomètres seulement du centre-ville de Toulouse. Bordé au nord par la coulée verte qui serpente le long du « Touch », il abrite un centre équestre et offre à ses étudiants de belles escapades à pied ou à cheval entre espaces boisés et rive de la Garonne. Une école où il fait bon vivre, travailler et étudier. Mission Objectifs : Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et toutes les activités associées, ainsi que l'encadrement des étudiants pendant leur rotation à l'accueil. Cette activité comprend l'accueil des clients qui viennent payer, les encaissements, et le contrôle de la caisse. Missions : A l'accueil des consultations, en rotation par demi-journées entre les membres de l'équipe : 1) Assurer l'accueil téléphonique des clients :

• Prendre les appels téléphoniques, ligne des urgences et consultations
• Informer le client sur les services proposés, les tarifs pratiqués et les disponibilités pour les consultations sur rendez-vous
• Orienter vers les services adéquats et donner les rendez-vous. Compléter les plannings de consultations dans l'application Sirius
• Informer le client sur les modalités d'accès au centre hospitalier
• Prendre des messages téléphoniques et orienter les correspondants.

2) Assurer l'accueil physique des clients

• Accueillir, prendre note de l'arrivée des clients et orienter les clients.
• Créer au besoin les dossiers des clients et des animaux dans l'application Sirius
• Mettre à jour les données du client

3) Caisse du CHUVAC

• Accueillir les clients qui viennent payer leurs factures
• Encaisser
• Contrôler la caisse

Tâches connexes incluses : 1) Gestion administrative des dossiers clients

• Gérer les convention funéraires
• Gérer et traiter les informations écrites (courriels des boites secrétariat et référés et correspondance avec les vétérinaires), insertion de documents dans les dossiers électroniques
• Transmettre à qui de droit toute information orale pertinente
• Signaler les pannes de fonctionnement du matériel de bureau

2) Encadrement des étudiants à l'accueil physique le matin

• Former les étudiants de A4 en rotation à l'accueil aux bonnes pratiques d'enregistrement et de d'élaboration des dossiers clients.
• Exercer une vérification ponctuelle sur la réalisation efficiente des missions confiées aux étudiants.

Contraintes du poste : Gestion de clients qui peut être difficile. Planning du lundi au vendredi (4,5 jours) Horaires de 8h à 17h pouvant évoluer à moyen terme jusqu'à 19h certains jours Télétravail incompatible avec l'activité Profil

• Maitrise du logiciel Sirius (formation interne assurée)
• Connaissance de l'environnement bureautique et maitrise de la mise en œuvre de logiciel bureautiques courants (traitement de texte, tableur).
• Rédaction de courriels.
• Maîtrise de l'expression orale et des techniques d'accueil (écouter, savoir répondre)
• Capacités à analyser le caractère d'urgence d'une demande
• Capacités à hiérarchiser l'importance des appels téléphoniques.
• Connaissance du vocabulaire médical
• Qualités relationnelles (amabilité, calme), diplomatie dans les situations conflictuelles,
• Sens de la confidentialité des informations.
• Capacité à travailler en équipe
• Rigueur dans l'exécution des missions et respect des procédures en place