Assistant.e de direction F/H - 201

À propos de nous Etablissement d'enseignement supérieur et de recherche, l'Université de Toulouse III- Paul Sabatier devient l'Université de Toulouse le 1er janvier 2025 ( ). L'Université se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes, un établissement composante l'Ecole d'Ingénieur Purpan, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares. La Faculté de santé est une composante de l'Université de Toulouse – Paul Sabatier. Créée au 1er janvier 2022, elle est issue de la fusion de 4 facultés : Médecine Rangueil, Médecine Purpan, Sciences pharmaceutique et Chirurgie dentaire. Elle anime une politique de formation et de recherche dans le champ de la santé et du soin. En termes de formation, elle a en charge l'organisation des études de santé, la gestion et la délivrance des diplômes des études médicales, des études de maïeutique, des cursus paramédicaux universitaires (orthophonie, orthoptie, psychomotricité, audioprothèse, infirmier en pratique avancée) et universitarisés; des études de sciences pharmaceutiques et d'odontologie. Elle en porte la responsabilité administrative, financière et patrimoniale. Elle assure une articulation avec les activités de recherche dont les thématiques lui sont rattachées. Elle est constituée de 3 départements d'enseignement et de 4 divisions transverses.Organisation des activités et des missions de la Faculté en chiffres : Etudiants : 17 000 ; Enseignants et enseignants chercheurs : 650 ; Personnels administratifs et techniques : 265 ; Budget géré : 12 millions d'€. Le poste proposé relève du département Médecine, Maieutique et Paramédical et plus précisément au secrétariat de direction site du 37 allées Jules Guesde 31000 Toulouse. Mission Réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités d'assistant.e de direction au sein du secrétariat de direction du département MMP. L'agent assure le secrétariat de Direction du Département de Médecine, Maïeutique et Paramédical (DMMP), du Doyen-Directeur et de la Directrice Administrative, et est chargé.e de la gestion des Affaires Générales du Département MMP. En interface avec les différentes divisions de la Faculté de Santé, l'agent assure le suivi des dossiers suivants :

RESSOURCES-HUMAINES (RH) :

• Logistique de la commission BIATSS du DMMP
• Référent des secrétariats universitaires au CHU.
• Suivi de proximité des carrières et des campagnes des Hospitalo-Universitaires du DMMP (tableaux de bord, enquêtes, primes, demandes d'autorisations de cumul d'activités) et des BIATSS du DMMP

SCOLARITÉ :

• Gestion des demandes de Césure
• Commission des Maîtres de Stages Universitaires
• Réservations des salles sur CELCAT pour les DU, DIU, Masters et associations.
• Participation à l'organisation des EDN (Épreuves Dématérialisées Nationales), ECOS (Examens Cliniques Objectifs Structurés) et autres examens des scolarités.

PATRIMOINE, LOGISTIQUE ET SÉCURITÉ :

• Projets transversaux (Cordée Ambition Études de Santé)
• Appui à la logistique, maintenance et sécurité du site en collaboration avec la conciergerie du site.
• Accueil des visiteurs
• Remplacement des agents d'accueil
• Organisation des élections et à la tenue des bureaux de vote
• Logistique du Comité stratégique de site

AFFAIRES GÉNÉRALES :

• Suivi et organisation et répartition des responsables des ICOGI (Instances Compétentes pour les Orientations Générales de l'Institut) / CAC (Commission d'Attribution des Crédits) et Commissions disciplinaires
• Réalisation de tickets GUN
• Mise à jour du site internet du DMMP: logiciel KSUP
• Organisation et logistique d'événements, de cérémonies, d'assemblées générales, de commémorations, de tournages de film.
• Référent DMMP pour le Journal de la Faculté de santé.

FINANCES :

• Demandes d'achats, procédures de mises en concurrence sur le marché universitaire Département (Congrès, séminaires)
• Missions BIATSS et HU du DMMP

Informations complémentaires : Horaires décalés en période d'examens Conditions générales du poste

• Catégorie du poste : C
• Corps de recrutement : ATRF/ADJAENES
• Quotité de travail : 100%
• Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
• Poste ouvert uniquement aux contractuels
• Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : 12 mois
• Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 2

· Rémunération: Pour les contractuels: elle est comprise entre 1801.74€ € et 1900.19 € en fonction de l' expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (163€) · Localisation géographique : Departement MMP – 37, Allées Jules Guesde 31000 Toulouse. Profil Connaissances : - Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des services publics et notamment de l'enseignement supérieur (si possible) ou poste équivalent dans une autre structure Savoir faire technique : - Parfaite maîtrise des logiciels bureautiques et de leur environnement Savoirs comportementaux :

• - Respect de la confidentialité des informations (gestion de l'information reçue et donnée)
• - Savoir identifier les priorités et les hiérarchiser, savoir identifier les interlocuteurs compétents
• - Maîtriser les techniques d'accueil et posséder une bonne expression orale
• - Savoir transmettre l'information écrite et orale sous forme de synthèse

Diplômes requis : Bac Expérience souhaitée : Débutant accepté Avantages :

• Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
• Contributions à la complémentaire santé
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..)
• Télétravail possible en fonction du poste
• 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):39h10 => 55 jours de congé 38h15 => 50 jours de congé 37h20 => 45 jours de congé
• Possibilité d'aménagement du temps de travail
• Crèche
• Formations