Gestionnaire administratif de l'épicerie solidaire F/H - (REF 304)

À propos de nous L'Université de Toulouse est un établissement public expérimental (EPE) d'enseignement supérieur et de recherche. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes et d'1 établissement-composante (l'Ecole d'ingénieurs de Purpan), elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares. L'établissement est engagé dans la construction du site toulousain à travers la future transformation en Grand Etablissement en capacité de coordonner, à l'issue de la période d'expérimentation, la stratégie de recherche et de formation du site. La construction de l'EPE implique vingt établissements associés ou partenaires de l'enseignement supérieur et organismes nationaux de recherche, deux établissements de santé et d'autres organismes. Pour atteindre cet objectif, elle s'inscrit dans une feuille de route partagée avec ses établissements associés et partenaires et également dans un plan de transition visant à intégrer d'ici le 31/12/2027 les activités et moyens actuellement portés par la Comue de Toulouse. L'épicerie sociale et solidaire de l'Université de Toulouse "Le petit Sablé" accompagne les étudiants en situation de précarité en leur proposant une aide alimentaire et des actions favorisant le lien social. L'épicerie est rattachée au Pôle d'Accompagnement Social et Administratif des Étudiants (PASAE) au sein de la Direction de la Formation et de la Vie Étudiante (DFVE). Mission Dans un contexte d'augmentation des bénéficiaires, l'Épicerie Sociale et Solidaire renforce son organisation pour garantir la qualité de service. Sous l'autorité de la coordinatrice de l'Épicerie sociale et solidaire, Le Gestionnaire Administratif F/H assure la gestion administrative et financière courante, le suivi des bénéficiaires et contribue au bon fonctionnement du service. Il travaille en lien avec le pôle PASAE, la coordinatrice, l'équipe (étudiants, bénévoles, ...) et les services administratifs. 1 / Accueil et information des bénéficiaires

• Accueillir et informer les bénéficiaires sur le fonctionnement de l'épicerie ;
• Informer et orienter vers les dispositifs existants et les services compétents.

2 / Gestion des dossiers bénéficiaires

• Réceptionner les demandes d'inscription et vérifier la complétude des dossiers ;
• Enregistrer et mettre à jour les données dans les outils de suivi ;
• Assurer le suivi des droits d'accès des bénéficiaires (ouverture, renouvellement, fin de droits) ;
• Signaler les dossiers incomplets ou les anomalies à la coordinatrice.

3 / Suivi des commandes, encaissements et factures

• Enregistrer et suivre les encaissements liés aux ventes ;
• Vérifier la concordance entre ventes et recettes ;
• Préparer les éléments nécessaires aux commandes ;
• Suivre et vérifier les commandes et factures en interface avec les services.

4 / Suivi d'activité et mise à jour de tableaux

• Saisir les données dans les logiciels dédiés ;
• Produire des états simples (tableaux, extractions) ;
• Signaler les anomalies ou les écarts ;
• Participer à la fiabilisation des données.

5 / Participation au fonctionnement et aux ventes

• Vérifier la disponibilité des outils nécessaires (caisse, documents, supports) ;
• Contribuer à la tenue de la caisse en appui à l'équipe et selon les besoins du service ;
• Contribuer à la mise en place des espaces d'accueil et de vente ;
• Participer à la diffusion des informations opérationnelles auprès des contrats étudiants ;
• Veiller au respect des procédures et du fonctionnement.

6 / Appui à la coordinatrice de l'Épicerie Sociale et Solidaire

• Assurer un relais administratif courant ;
• Rassembler les informations utiles à la gestion et au suivi de l'activité ;
• Contribuer à l'organisation logistique des plannings mensuels de l'équipe d'étudiants ;
• Contribuer au maintien de la qualité et de la continuité de service ;
• Alerter en cas de difficulté ou de dysfonctionnement ;
• Appliquer les consignes données.

Conditions générales du poste

• Catégorie du poste : C
• Corps de recrutement : ATRF ou équivalent
• Quotité de travail : 100%
• Date de prise de fonctions souhaitée : à partir du 01/09/2026
• Poste ouvert uniquement aux CDD contractuels
• Type de contrat proposé et durée : 12 mois
• Localisation géographique : 118 route de Narbonne 31400 Toulouse
• Groupe RIFSEEP ou cotation poste : Groupe 2
• Rémunération brute : pour les contractuels, elle est comprise entre 1801.74€ et 1900.19€ brut en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste 163€ brut.

Profil Connaissances :

• Gestion administrative et financière
• Connaissances générales du monde universitaire

Savoir-faire technique :

• Maîtrise d'Excel
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, PowerPoint)
• Capacité à administrer un logiciel métier (paramétrage, logique de données, structuration)
• Rigueur dans le traitement et la sécurisation des données.

Savoirs comportementaux :

• Très bonnes compétences relationnelles.
• Capacité à travailler en équipe dans un environnement collaboratif.
• Autonomie avec sens de l'organisation et priorisation des tâches.
• Capacité à rendre compte à la hiérarchie.
• Réactivité et fiabilité.
• Sens du service public.

Diplôme requis : BAC Durée Expérience souhaitée : Débutant (1 à 3 ans d'expérience) Politique sociale et avantages :

• Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois

3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois): 39h10 => 55 jours de congé, 38h15 => 50 jours de congé, 37h20 => 45 jours de congé

• Possibilité d'aménagement du temps de travail
• Télétravail possible en fonction du poste
• Possibilité aménagement du poste de travail pour les personnes handicapées
• Formations et dispositif d'accompagnement à la prise de fonction managériale
• Contributions à la complémentaire santé – Mutuelle obligatoire à compter du 1er mai 2026
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences...)
• Accès bibliothèques universitaires
• Déploiement de 10 minutes de sport sur le temps de travail
• Parking sur place
• Crèche.