Coordinateur.rice administratif·ve et financier·ère

Secteur

Musiques actuelles, formation

Description de l'entreprise/de l'organisme

Topophone est un Pôle d’Actions Culturelles qui déploie un programme d’accès à la musique au sein des quartiers prioritaires et des territoires ruraux de la région Occitanie (topophone.fr).

Ce programme, mis en place à destination des jeunes âgés de 5 à 18 ans, a pour objectifs de :
- Généraliser l’accès à la pratique musicale au sein des territoires en difficultés
- Favoriser la diffusion musicale jeune public au sein des zones prioritaires et rurales
- Structurer l’offre musicale à destination de la jeunesse au sein des territoires

Topophone structure son intervention autour de 4 axes :
- L’Education Artistique et Culturelle - Les Parcours de Création Musicale : Topophone généralise l’accès à la pratique musicale au sein d’établissements scolaires et médico-sociaux dans le cadre d'un parcours de création musicale. 3698 jeunes sont impliqués en 2025.
- L’Enseignement musical - L’école de musique : Topophone met en place un dispositif facilitant l’accès à l’enseignement musical au sein des territoires prioritaires et territoires ruraux. 130 jeunes sont pris en charge durant l’année 2025.
- L’accès aux concerts - La médiation culturelle : Topophone déploie un dispositif de diffusion artistique auprès du jeune public au sein des territoires prioritaires et ruraux de la région Occitanie. 5116 jeunes bénéficieront de ce projet en 2025.
- La formation professionnelle : Topophone forme les professionnels et développe des réseaux de coopération à l’échelle locale, régionale et européenne afin de favoriser la montée en compétences des professionnels de l’éducation musicale. 213 professionnels bénéficient de ces actions en 2025.

Description du poste

Topophone recrute un Coordinateur·rice administratif·ve et financier.e, placé·e sous l’autorité du Directeur.

Il/elle assurera la gestion administrative, budgétaire, financière, juridique et sociale de l’association. Il/elle contribuera à la sécurisation et au développement de l’activité de Topophone, en lien avec les différents pôles de l’association.

Le poste s’inscrit dans un environnement associatif culturel en évolution, comprenant des activités de médiation culturelle, d’enseignement musical, de formation professionnelle et de développement de réseaux de coopération à l’échelle nationale et européenne.

Le poste est organisé autour de 4 missions principales et des tâches afférentes :

A / Gestion financière et budgétaire

Sous l’autorité du Directeur :

1. Gestion budgétaire et financière
• Co-construction et suivi du budget global de l’association en lien avec la direction.
• Élaboration et suivi du plan de trésorerie et anticipation des besoins de trésorerie à court et moyen terme.
• Mise à jour des outils de suivi budgétaire et de comptabilité analytique.
• Suivi financier des différents projets et dispositifs de l’association.
• Préparation des éléments nécessaires à l’établissement des comptes annuels, en lien avec le cabinet comptable.

2. Suivi comptable et administratif
• Coordination du suivi comptable courant réalisé.
• Coordination de la facturation et du suivi des règlements
• Suivi des relations bancaires et des moyens de paiement.
• Participation au suivi administratif et financier des subventions et appels à projets.

B / Gestion sociale et ressources humaines

1. Suivi RH et administration du personnel
• Suivi administratif des salarié·es.
• Coordination des éléments variables de paie et lien avec le cabinet de paie.
• Contrôle du suivi du temps de travail, des congés et récupérations via le logiciel SIRH.
• Rédaction des documents liés à la vie des contrats de travail : contrats, avenants, attestations, documents de fin de contrat.
• Suivi des obligations sociales : médecine du travail, mutuelle, arrêts de travail, déclarations administratives.

2. Développement RH
• Élaboration et suivi du plan de développement des compétences.
• Coordination administrative des actions de formation des salarié·es.
• Participation à l’actualisation des fiches de poste et à l’organisation interne.
• Contribution à la circulation des informations et à la structuration des procédures internes.
• Veille au respect du droit du travail et de la convention collective ECLAT.

C / Administration générale et vie associative

1. Administration générale
• Préparation, dépôt et suivi administratif des demandes de subventions et appels à projets.
• Participation à une veille juridique, sociale et fiscale en appui avec les partenaires (gestion de paie, cabinet comptable, syndicat employeur)
• Participation à l’amélioration continue des outils et procédures internes.
• Participation aux réunions de réflexion liées au développement de l’association.

2. Vie associative
• Participation à l’organisation de la vie statutaire de l’association :
o Conseil d’administration
o Assemblées générales
o Réunions de Bureau

• Préparation des documents administratifs liés à la gouvernance associative.

D / Suivi administratif de l’organisme de formation

Dans le cadre de l’activité de formation professionnelle de l’association, le/la Coordinateur.rice assure le suivi administratif de la démarche qualité Qualiopi.

1. Suivi de la démarche qualité
• Suivi de la démarche qualité conformément au Référentiel National Qualité.
• Mise à jour des procédures et outils qualité.
• Organisation et suivi des éléments nécessaires aux audits Qualiopi.
• Préparation et suivi des audits de certification.

2. Suivi administratif de la formation professionnelle
• Suivi des indicateurs qualité et des évaluations stagiaires/intervenant·es.
• Veille réglementaire sur la formation professionnelle.
• Participation au développement de l’activité de formation de l’association.

Description du profil recherché

Compétences requises :
• Formation supérieure en gestion, administration ou management des structures culturelles.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel.
• Bonne connaissance du fonctionnement associatif culturel.
• Connaissance du cadre juridique, fiscal, social et institutionnel du secteur culturel.
• Connaissance des dispositifs de financement publics et de la formation professionnelle appréciée.
• Capacités rédactionnelles, analytiques et organisationnelles.
• Capacité à travailler en équipe.

Qualités personnelles :
• Rigueur, autonomie et sens de l’organisation.
• Fiabilité et sens des responsabilités.
• Capacité à prioriser et à travailler dans un environnement multi-projets.
• Aisance relationnelle et esprit d’équipe.
• Adhésion aux valeurs de l’éducation populaire et au projet associatif de Topophone.

Description de l'expérience recherchée

• Expérience significative en administration, gestion financière ou coordination associative.