Secrétaire de direction F/H

À propos de nous Au cœur de la région Occitanie Ouest et d'une agglomération au taux de croissance démographique soutenu, le Centre Hospitalier Universitaire (CHU) de Toulouse est la structure sanitaire de référence sur son territoire, reconnu au niveau national comme le 1er établissement public hospitalier de France ( dernier palmarès du journal Le Point ). Constitué de plusieurs sites répartis au nord et au sud de la ville, le CHU de Toulouse est un des premiers employeurs de la région, accomplissant ses missions de soins, de prévention, d'enseignement et de recherche grâce à près de 4 000 médecins et 12 000 personnels hospitaliers (soit près de 16 000 personnes au service de la santé). Il prend en charge environ 280 000 patients et réalise 900 000 consultations externes chaque année, ce qui le situe au quatrième rang des hôpitaux français en matière d'activité. Le CHU de Toulouse propose divers profils au sein de ses 14 pôles médicaux, ses 5 pôles-médico-techniques mais également dans ses directions supports (administration générale, ressources matérielles et recherche) Le CHU de Toulouse recrute en CDD de 3 mois, reconductible, un(e) Secrétaire de direction au sein de la coordination générale des soins. Mission

• Gestion de l'agenda du Coordonnateur Général des Soins et synchronisation avec les trois Directeurs des Soins
• Planification et organisation des réunions, déplacements, gestion des rendez-vous
• Organisation et constitution des dossiers nécessaires à la préparation et à la tenue des réunions (Cadres Supérieurs de Santé, Assemblées Cadres de Santé), des instances (CSIRMT d'Établissement, CSIRMT du GHT)
• Rédaction de comptes rendus et réunions Cadres Supérieurs de Santé
• Réalisation d'opérations administratives inhérentes au domaine d'activité en appliquant les procédures et les règles concernant la gestion des personnels
• Organiser et instruire pour le Coordonnateur Général des Soins et son équipe, les dossiers confiés, en assurer le suivi, veiller à la circulation des informations
• Gestion des congés des Cadres Supérieurs sous la responsabilité du Coordonnateur Général des Soins
• Organisation et planification des entretiens annuels d'activités auprès du Coordonnateur Général des Soins
• Mise à jour de l'annuaire de la Coordination Générale des Soins
• Travail et coordination avec les Assistantes de Direction de la DRH
• Commande LYRECO et MAGH2 pour les commandes de fournitures bureautiques
• Validation et suivi du budget déconcentré DSIO pour l'acquisition de matériel informatique et téléphonie (C4U)
• Transmission des enquêtes (Commission des DRH et CGS, et autres établissements, DGOS, FHF...)
• Gestion des appels téléphoniques et des messages électroniques
• Assurer le lien entre de multiples interlocuteurs pour la qualité, l'efficacité du travail et des dossiers traités
• Réservation des salles de réunion, de véhicules et de prestations restaurations...

Profil Formation Bac à Bac+2 en gestion administrative, assistanat de direction Déplacements multi sites en lien avec les réunions et instances Rejoindre le CHU de Toulouse c'est bénéficier :

• D'un environnement de travail de qualité (locaux neufs ou réhabilités, CE/CGOS, crèches, transport, écomobilité..)
• Restaurant du personnel et repas à emporter (4,15€ le repas)
• 28 congés et 19 RTT
• Une rémunération mensuelle nette de 1760€

Intégrer le CHU de Toulouse, c'est participer au quotidien à une offre de soins d'excellence et de proximité en réponse aux besoins de la population.