Secrétaire à mi temps Direction des Soins H/F

À propos de nous Au sein du département de la Haute-Garonne, territoire en constante évolution démographique, le CH Gérard Marchant se présente comme l'établissement de référence dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. En ce sens, ses équipes participent chaque jour au rétablissement des personnes grâce à une prise en charge continue et de qualité au sein d'un réseau de centres de soins à Toulouse et en Haute-Garonne. Membre de la Communauté Psychiatrique de Territoire et du Groupement Hospitalier de Territoire de la Haute-Garonne et du Tarn Ouest, son organisation en secteurs s'articule en lien avec d'autres établissements. Pour la psychiatrie adulte, il existe 8 secteurs partagés entre le CH Gérard Marchant (7) et le CHU de Toulouse (1). Pour la psychiatrie enfants et adolescents, 3 secteurs sont portés par le CH Gérard Marchant, le CHU de Toulouse et l'association ARSEAA. Le CH Gérard Marchant détient donc une réelle responsabilité populationnelle pour laquelle il a su trouver une organisation lui permettant de cibler l'ensemble de la population, du plus jeune au plus âgé et de prendre en charge des publics vulnérables, tels que les détenus, les étudiants et les personnes en situation de handicap. Il prend en charge plus de 11 500 patients en ambulatoire et plus de 1 950 en hospitalisation par an. Sa capacité d'accueil étant de 605 lits et places. Il se compose à ce jour de 7 pôles médicaux et de 6 directions fonctionnelles représentant plus de 1 500 agents au service de la santé mentale et animés par une vision humaniste de la psychiatrie. Les opportunités professionnelles qu'il propose sont nombreuses et variées. Nous rejoindre c'est participer au développement de projets innovants, favoriser les liens avec la cité, dé-stigmatiser la psychiatrie et améliorer la qualité de l'offre de soins. Mission Le CH MARCHANT à Toulouse recrute un(e) Secrétaire à mi temps au sein de la Direction des Soins. Mission : Assurer le secrétariat de la Direction des Soins. Assister le cadre supérieur de santé et le directeur des soins dans ses tâches quotidiennes. Missions principales et activités spécifiques à la direction des services de soins : Ø Secrétariat courant :

• Gestion de l'agenda : programmation réunion, prise de RDV, organisation des déplacements, etc.
• Gestion du téléphone : prise de messages et restitution, transferts de communication
• Enregistrement et suivi du courrier (diffusion et réponses)
• Réalisation de courriers et compte rendus de réunion
• Création et suivi de bases de données
• Archivage de dossiers et de documents
• Gestion du temps de travail des Cadres Supérieurs de Santé sous la directive du DS : incrémentation de l'outil Agile Time.
• Gestion documentaire
• Assurer la veille réglementaire dans le domaine du soin

Ø Planification des stages du domaine du soin (en lien avec la CSS rattachée à la DSS) :

• Elaboration des plannings
• Gestion des plannings
• Suivi des demandes
• Traitement du dossier administratif (pièces obligatoires, conventions)

Ø Secrétariat de la Commissions des Soins Infirmiers de Rééducation et Médico-Techniques :

• Préparer l'ordre du jour
• Réunir les documents préparatoires
• Convocation instance
• Réserver la salle et les collations
• Vérifier le quorum
• Assister à la séance
• Etablir le procès-verbal
• Emettre les avis pour le Conseil de Surveillance
• Organiser les élections de renouvellement des membres.

Profil

RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE

Directeur d'établissement Coordonnateur général des soins Cadre supérieur rattaché à la direction des soins

LIAISONS FONCTIONNELLES

Internes au CHM : Les Directions Fonctionnelles du CHGM, les Cadres Supérieurs de Santé, les Cadres de Santé. Externes au CHM : Les instituts de formations, Les autorités de tutelles, L'IFCS.

CARACTÉRISTIQUES DU POSTE

Horaires et organisation de travail Travail à temps partiel à 50 % en Semaine en vacation de 7h30 (08H30– 16h00 ou 09H30– 17h00) Travail sur écran Aucune exigence physique particulière exigée Connaissances et qualifications requises Utilisation des logiciels de bureautiques Utilisation d'internet, de la messagerie électronique Qualités requises Discrétion, disponibilité, esprit d'initiative, travail en équipe, rigueur dans le travail, autonomie, organisation. Modalités de recrutement :

• Grade : Adjoint Administratif.
• Contrat renouvelable.
• Reprise d'ancienneté réalisée.
• Rémunération selon grille de la fonction publique hospitalière.
• Prise en charge de 75% des frais des abonnements Tisséo, Sncf et VélÔToulouse.
• CGOS (CE) : prestations sociales, aides remboursables logement, CESU, chèques vacances, voyages, chèques culture.
• Restaurant du personnel sur place (Cuisine centrale).