Gestionnaire Administratif et Financier F/H

Poste

Au sein de la Direction de la Prévention et de la Sécurité (DPS), le/la gestionnaire administrative et financière exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de la prévention et de la sécurité, recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la direction, informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Il/elle apporte un soutien administratif dans l'exécution et le suivi du budget de la direction.
Activités détaillées du poste :
• Assurer l'accueil physique, téléphonique, numérique ( [email protected] ) et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
• Suivre les demandes reçues et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier externe et interne (y compris via les parapheurs)
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, comptes-rendus de réunion, projets de commande, attestations de service fait...), les reproduire, les diffuser et les classer
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de la DPS
• Saisir et mettre à jour les données des logiciels et bases numériques dédiés à la gestion administrative, financière et RH de la DPS (planning DPS, Ohris, ESTEVE, répertoire « gestion DPS » sous Amboise, BALF, pages intranet via KSUP, autorisations de conduite,...)
• Réaliser les opérations de gestion courante en relation avec les domaines des pôles prévention sécurité et sécurité incendie secours et sureté (mise à jour des bases de données et suivi des analyses d'eau, du suivi des assistants de prévention, des documents uniques d'évaluation des risques professionnels, du registre SST, des PV d'évacuation, des commissions de sécurité, des Sauveteurs Secouristes du Travail, des équipiers de 1ère intervention, etc...
• Participer aux opérations de logistique de la direction, assister les personnels et les équipes (organisation réunions/rdv, déplacements, repas de service, actions de formation, équipement des postes de travail et petites fournitures, édition et suivi des tickets GPL, de tickets GUN, des commandes de fournitures, accompagnement à la prise en main des postes de travail et des outils/applications communes de l'université...)
• Classer et archiver les documents techniques et administratifs, y compris en format numérique.

Profil

Connaissances :
• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques d'accueil téléphonique et physique
• Culture internet
• Techniques de communication.
Savoir faire technique :
• Accueillir et prendre des messages
• Accueillir les populations concernées
• Enregistrer et classer les documents
• Rédiger des rapports ou des documents
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Utiliser les outils bureautiques.
Savoirs comportementaux :
• Sens de l'organisation
• Réactivité
• Sens relationnel.
Diplômes requis : formation en secrétariat / gestion administrative
Expérience souhaitée : une 1ère expérience professionnelle acquise ou 3 à 5 ans dans un poste similaire
Informations complémentaires :
• Catégorie du poste : C
• Corps de recrutement : ATRF
• Quotité de travail : 100%
• Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
• Poste ouvert aux titulaires et contractuels
• Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDI
• Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1
Rémunération:
• Pour les titulaires: en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 310€ + modulation grade
• Pour les contractuels: elle est comprise entre 1801.74 € et 1900.19 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178 €)
Localisation géographique :
Université de Toulouse (ex Université Toulouse III – Paul Sabatier), Domaine Patrimoine, Logistique, Prévention et Sécurité / Direction Prévention et Sécurité – Forum Louis Lareng –118 route de Narbonne à Toulouse
Avantages :
• 3 options de temps travail
• 55 jours de congés payés annuels pour un temps plein
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Activités sportives et culturelles
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Crèche.