Coordinateur.rice administratif.ve

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Descriptif de l'emploi

La Directrice Générale Déléguée Territoire, Jeunesses et Qualité de Vie a en charge l’ensemble des politiques opérationnelles Education et Orientation, Action territoriale, Culture et patrimoine, Sports, Santé et Solidarités et la Coordination des Maisons de la Région et de l’Orientation.

Elle est appuyée par un secrétariat général pour garantir et sécuriser les process, et coordonner en particulier la production des dossiers pour la Présidente et les élus.

Missions / conditions d'exercice

Rattaché.e au Secrétariat Général du Pôle, vous assurez les fonctions de Coordinateur-rice Administratif-ve et travaillez en étroite collaboration avec la Secrétaire Générale, les directions et les services de la DGD. Au regard du caractère transversal de vos missions, vous êtes amené.e à travailler en lien avec les autres SG de pôle et directions de la collectivité, ainsi que le Cabinet de la Présidente.

Vous organisez et suivez les demandes adressées au pôle (Présidente/VP/Elu, DGS). Vous les gérez en utilisant des outils dédiés (Elise, SPPID, AIDEN, etc.).

Vous organisez et classez les dossiers informatiques et de la messagerie électronique pour le SG. Vous proposez des process utiles à la gestion, au suivi et à l’organisation.

Vous assurez la transmission, le suivi et le retour des demandes de notes auprès des directions. Vous garantissez le respect des délais et suivez les relances des directions/services.

Vous préparez des dossiers pour les RDV Présidente/VP/Elu et DGS avant transmission à la DGD. Vous assurez ainsi relecture, mise en forme, synthèse et recherches éventuelles.

Vous participez également à la préparation des dossiers pour les Assemblées Plénières et Commissions Permanentes. Vous suivez/ relancez les directions pour la transmission des rapports.
Vous participez aux réunions de visa, transmettez les retours aux directions, utilisez les outils dédiés (Airdélib) et êtes en lien avec le service des Assemblées.

Vous contribuez également au suivi et à la mise en œuvre des grandes politiques publiques gérées au sein du Pôle : coordination de la production et du suivi de tableaux de bord, relai pour l’information des directions, diffusion des bonnes pratiques, appui à l’organisation des « grands évènements » du pôle (séminaires, rencontres).

Vous assurez une veille sur l’actualité en lien avec les grands dossiers de la DGD.
Enfin, vous portez assistance, le cas échéant, sur d’autres missions liées à l’activité de la DGD.

Profils recherchés

Vous bénéficiez d’une expérience similaire en collectivité ainsi que de connaissances de l’organisation et du fonctionnement de l’administration régionale en particulier.
Vous connaissez également l’environnement territorial des politiques publiques en lien avec les thématiques du pôle.
Vous maîtrisez les outils informatiques (Word, Excel) et les outils métiers Région (Elise, Aiden, Airsdélib, Sppid, etc.).
Vous possédez des qualités d’organisation, d’anticipation et de réactivité.
Vous êtes également reconnu.e pour vos capacités rédactionnelles et de synthèse.
Vos qualités relationnelles vous permettent d’avoir un esprit d’équipe, le sens du travail en transversalité et en mode collaboratif.
Vous savez également faire preuve de discrétion professionnelle.
Enfin, vous avez des aptitudes à la polyvalence et au travail dans des délais contraints.

SPECIFICITES DU POSTE :

- Poste basé à Toulouse
- Certaines missions sont réalisables en télétravail dans le respect du règlement du temps de travail de la Collectivité
- Disponibilité horaire nécessaire en cas de pics d’activité

• Ce poste n’ouvre pas droit à NBI.