Gestionnaire administratif.ve F/H - 264

À propos de nous L'Université de Toulouse, anciennement Université Toulouse III – Paul Sabatier est l'une des principales universités françaises avec plus de 37 000 étudiantes et étudiants. La diversité de ses laboratoires et la qualité de ses enseignements dans les domaines de la science, de la santé, du sport, de la technologie et de l'ingénierie lui assurent un rayonnement scientifique national et international. L'université compte 71 laboratoires et structures fédératives axés sur la recherche. Elle abrite également un patrimoine scientifique remarquable, dont un laboratoire d'observation des sciences de l'univers situé au pic du midi qui œuvre depuis plus de 150 ans, ainsi le pic du midi et son observatoire finalisent leur candidature au patrimoine mondial de l'humanité. Depuis le 1er janvier 2025, l'université de Toulouse est devenue un établissement public expérimental et accueille l'École d'ingénieurs de Purpan comme établissement-composante. Elle est cheffe de file d'un collectif qui rassemble des forces académiques de Toulouse et de son territoire pour partager une stratégie de recherche, de formation, d'innovation commune et renforcer sa place au rang mondial. L'Université en quelques chiffres : 432 millions d'euros de budget annuel, dont 326 millions d'euros de masse salariale, 4 404 personnels dont 2 681 enseignants et enseignants-chercheurs et 1 723 personnels administratifs et techniques, 5 composantes : Faculté de santé, Faculté des sciences et du mouvement humain, Faculté des sciences et ingénierie, Institut universitaire de technologie Toulouse - Auch - Castres et l'Observatoire Midi-Pyrénées 71 structures de recherche dont 42 unités mixtes de recherche, 36 964 étudiantes et étudiants, dont 2606 inscrits en alternance Présente dans 8 villes en Occitanie. Le Service Universitaire des Activités Physiques et Sportives (SUAPS) est un service commun de l'Université de Toulouse. Il met en œuvre la politique sportive de l'établissement au bénéfice des étudiantes, étudiants et personnels, dans le cadre des missions définies par le décret n°2018-646 du 18 juillet 2018 relatif aux services universitaires des activités physiques et sportives. Le SUAPS assure :

• L'organisation des enseignements sportifs intégrés aux maquettes de formation (UE optionnelles).
• Le développement de la pratique volontaire et du sport pour tous.
• L'accompagnement des sportifs de haut niveau.
• Le déploiement d'actions sport-santé et de prévention.
• L'organisation d'événements sportifs institutionnels.

Le service fonctionne en articulation étroite avec :

• Les composantes de formation et leurs secrétariats pédagogiques.
• Les services centraux (DRH, DFVU...).
• Les partenaires fédéraux (FFSU, clubs et fédérations sportives).

Positionnement dans l'organisation : Le poste est implanté au Pôle Sport, site central des activités du SUAPS. Rattachement hiérarchique : N+1 : Responsable administrative du SUAPS. Le/la gestionnaire travaille en lien fonctionnel direct avec :

• Le Directeur du SUAPS et l'équipe des enseignants du service.
• L'équipe administrative et technique du service
• Les services RH et financiers.
• Les secrétariats pédagogiques

Le poste n'implique pas d'encadrement hiérarchique, mais comporte une responsabilité opérationnelle forte. Il constitue un point nodal du fonctionnement administratif et numérique du service, notamment sur :

• La fiabilité des données d'inscription et de notes.
• La conformité des procédures administratives.
• La coordination des flux d'information entre enseignants, étudiants et services centraux.

La fonction exige donc une capacité à évoluer dans une organisation transversale, avec des interlocuteurs multiples, et à sécuriser des processus sensibles (inscriptions pédagogiques, notes, dossiers RH, licences). Mission Le/la gestionnaire administratif.ve assure un rôle central dans le fonctionnement du SUAPS. Le poste combine gestion administrative, pilotage opérationnel des outils numériques, suivi pédagogique et appui à la communication. 1. Pilotage et gestion des outils numériques du service

• Le poste comporte une forte dimension informatique. La personne recrutée devra :
• Administrer le serveur d'inscription (paramétrage complet des campagnes, calendriers, activités, niveaux, lieux, méthodes d'inscription).
• Assurer la gestion et le paramétrage des logiciels internes (Apsolu, Celcat, outils de scolarité).
• Structurer et fiabiliser les bases de données (inscriptions, notes, suivi hors site).
• Préparer les clôtures de notes et les exports vers les scolarités.
• Participer à l'optimisation des processus numériques et à l'amélioration continue des procédures.
• Être confirmé.e sur les usages bureautiques avancés (Excel structuré, tableaux de suivi, extraction de données, publipostage, etc.).

Une maîtrise solide des outils numériques est indispensable. Une capacité à comprendre les logiques de paramétrage et d'interconnexion des systèmes est attendue. 2. Suivi pédagogique des Unités d'Enseignement

• Réception et vérification des inscriptions.
• Coordination avec les enseignants pour les listes définitives.
• Contrôle de la saisie des notes et transmission aux secrétariats pédagogiques.
• Interface avec les composantes de l'université.

3. Gestion administrative RH

• Constitution et suivi des dossiers de vacataires et contrats étudiants.
• Vérification des pièces justificatives.
• Transmission des dossiers complets à la responsable administrative.

4. Accueil et relation usagers

• Accueil physique et téléphonique du public.
• Gestion des mails du service.
• Information des étudiants, personnels et partenaires.

5. Communication et événements

• Mise à jour du guide des activités et diffusion et gestion des inscriptions.
• Appui à l'organisation d'événements (village sport, olympiades, cérémonie des sports).

6. Missions complémentaires

• Gestion administrative des licences sportives (FFSU, FFME).
• Suivi des événements.
• Appui ponctuel aux autres gestionnaires en cas de besoin.

Conditions générales du poste :

• Catégorie du poste : C
• Corps de recrutement : ATRF
• Quotité de travail : 100 %
• Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
• Poste ouvert aux titulaires et contractuels
• Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 1 AN
• Localisation géographique : Université de Toulouse
• Groupe RIFSEEP ou cotation poste : 1

· Rémunération : Pour les titulaires : en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 310 €+ modulation grade Pour les contractuels : elle est comprise entre 1801.74 € et 1900.19 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste 178€. Profil Connaissances :

• Fonctionnement de l'environnement universitaire.
• Connaissances sur le système sportif peut être un plus
• Procédures administratives et pédagogiques.

Savoir-faire technique :

• Maîtrise avancée d'Excel (formules, tableaux structurés, extraction de données).
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, PowerPoint).
• Capacité à administrer un logiciel métier (paramétrage, logique de données, structuration).
• Aisance avec les environnements numériques multiples et les plateformes internes.
• Compétences de création et mise en page de dossier.
• Rigueur dans le traitement et la sécurisation des données.

Le poste nécessite une autonomie forte dans la compréhension et la gestion d'outils numériques complexes. Une simple maîtrise « utilisateur » ne sera pas suffisante. Savoirs comportementaux :

• Très bonnes compétences relationnelles.
• Capacité à travailler en équipe dans un environnement collaboratif.
• Sens de l'organisation et priorisation des tâches.
• Capacité à rendre compte à la hiérarchie.
• Réactivité et fiabilité.
• Sens du service public.

La dimension relationnelle est déterminante : le poste implique un contact quotidien avec des enseignants, des étudiants, des partenaires fédéraux et des services administratifs. L'esprit d'équipe et la qualité des interactions sont essentiels. Diplôme requis : BAC Expérience souhaitée : Débutant.e Politique sociale et avantages :

• Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
• 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):

o 39h10 => 55 jours de congé, 38h15 => 50 jours de congé, 37h20 => 45 jours de congé

• Possibilité d'aménagement du temps de travail
• Télétravail possible en fonction du poste
• Possibilité aménagement du poste de travail pour les personnes handicapées
• Formations et dispositif d'accompagnement à la prise de fonction managériale
• Contributions à la complémentaire santé – Mutuelle obligatoire à compter du 1er mai 2026
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences...)
• Crèche