Secrétaire Médicale

À propos de nous Au sein du département de la Haute-Garonne, territoire en constante évolution démographique, le CH Gérard Marchant se présente comme l'établissement de référence dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. En ce sens, ses équipes participent chaque jour au rétablissement des personnes grâce à une prise en charge continue et de qualité au sein d'un réseau de centres de soins à Toulouse et en Haute-Garonne. Membre de la Communauté Psychiatrique de Territoire et du Groupement Hospitalier de Territoire de la Haute-Garonne et du Tarn Ouest, son organisation en secteurs s'articule en lien avec d'autres établissements. Pour la psychiatrie adulte, il existe 8 secteurs partagés entre le CH Gérard Marchant (7) et le CHU de Toulouse (1). Pour la psychiatrie enfants et adolescents, 3 secteurs sont portés par le CH Gérard Marchant, le CHU de Toulouse et l'association ARSEAA. Le CH Gérard Marchant détient donc une réelle responsabilité populationnelle pour laquelle il a su trouver une organisation lui permettant de cibler l'ensemble de la population, du plus jeune au plus âgé et de prendre en charge des publics vulnérables, tels que les détenus, les étudiants et les personnes en situation de handicap. Il prend en charge plus de 11 500 patients en ambulatoire et plus de 1 950 en hospitalisation par an. Sa capacité d'accueil étant de 605 lits et places. Il se compose à ce jour de 7 pôles médicaux et de 6 directions fonctionnelles représentant plus de 1 500 agents au service de la santé mentale et animés par une vision humaniste de la psychiatrie. Les opportunités professionnelles qu'il propose sont nombreuses et variées. Nous rejoindre c'est participer au développement de projets innovants, favoriser les liens avec la cité, dé-stigmatiser la psychiatrie et améliorer la qualité de l'offre de soins. Mission Le CH Gérard MARCHANT à Toulouse recrute un(e) Secrétaire Médicale pour l'unité Pôle Rive Gauche A26 à temps plein. Missions :

• Accueil téléphonique, orientation des usagers vers les professionnels de la structure
• Prise de notes et réalisation des comptes rendus de réunions.
• Contrôle et mise à jour des données des Dossiers Patients dans Cortexte
• Collaboration avec le médecin et l'équipe pluridisciplinaire sur l'élaboration, le suivi, et la remontée des indicateurs d'activités. Mise à jour des tableaux de suivis d'activité

• Accueil téléphonique et physique des usagers et partenaires
• Transmissions des informations à relayer rapidement aux membre de l'équipe
• Réalisation de transmissions écrites sur le logiciel Cortexte pour informations importantes concernant un usager
• Vérification de la boîte mail de la structure
• Rédaction de l'ordre du jour des réunions avec encadrement et médecin
• Préparation de l'ordinateur/power point et matériel de visio-conférence au besoin.
• Participation aux réunions avec prise de notes, rédaction du compte rendu et diffusion après validation médicale et de l'encadrement ;
• Création, saisie, mise en forme et suivi de documents : dossier médical, rapports, courriers, comptes rendus médicaux si besoin...
• Création, saisie et contrôle du contenu du Dossier Patient Informatisé (Cortexte) ainsi que du dossier papier
• Classement et archivage des dossiers médicaux
• Mise à jour des données identito-vigilance, questionnaires obligatoires (Rimp socio Démo)
• Traitement et mise à jour des courriers (Scanner tous les documents externes), dossiers, documents médicaux : enregistrement, tri, diffusion, classement ;
• Vérification des actes/VAD du jour
• Organisation rdv médecins (cartons rdv, AT aux usagers) et inscription de rappels sur planning des médecins cortexte pour les programmes de soins -> date des renouvellements sur logiciel planipsy
• Transmission des ordonnances par messagerie sécurisée aux pharmacies, IDEL, ...
• Récupérer documents médicaux (CR bilan biologique, ordonnances de sorties, CR hospitalisation, ...) (ponctuel)
• Réception candidatures
• Gestion du courrier
• Mise en forme du rapport d'activité ;
• Commande de fourniture/ Cerfa/ carton de rdv/ plaquette de présentation/ cartouches/ imprimante...

• Savoir accueillir au téléphone et physiquement les usagers et professionnels avec respect et bonne humeur
• Renseigner ses interlocuteurs téléphoniques internes et externes en respectant le secret professionnel
• Savoir les orienter et filtrer les appels ou demandes au besoin ;
• Respecter le secret médical
• Connaitre ou apprendre les procédures des droits des patients (accès Dossier Patient Informatisé, Programme de Soins, Certificats médicaux obligatoires ...)
• Connaître les outils informatiques et les logiciels métiers ;
• Faire preuve de rigueur, d'organisation et d'autocontrôle dans le travail ;
• Savoir prendre des notes, rédiger et présenter un document de façon autonome et correctement orthographié ;
• Analyser, synthétiser, évaluer et transmettre les informations utiles à la prise en charge ;
• Transmettre et partager aux collègues ses connaissances/ses expériences professionnelles participant à l'amélioration des pratiques et organisation de service en accord avec l'encadrement et les médecins;
• S'intégrer et s'impliquer au sein d'une équipe afin de répondre à des objectifs professionnels communs (collaboration, circulation des informations pertinentes...) ;
• Savoir être adapté à la pratique professionnelle en psychiatrie et aux situations rencontrées ;
• Donner des informations claires aux usagers dans la limite de son champ d'activité.

• Grade : Secrétaire Médicale
• CDD renouvelable
• Rémunération selon grille de la fonction publique hospitalière après reprise de l'expérience professionnelles
• Reprise d'ancienneté effectuée.
• Prise en charge de 75% des frais des abonnements Tisséo, Sncf et VélÔToulouse.
• CGOS (CE) : prestations sociales, aides remboursables logement, CESU, chèques vacances, voyages, chèques culture.
• Congés annuels : 25 CA + 3 CA soumis à conditions et RTT (entre 14 & 19 jours selon la catégorie professionnelle).
• Dispositif d'accompagnement personnalisé à l'installation pour les nouveaux arrivants sur la région toulousaine (logement, démarches administratives, intégration professionnelle et familiale et découverte de la nouvelle ville).