Responsable administratif.ve

Placé.e sous l’autorité hiérarchique de la présidente de FNE Occitanie Pyrénées, ce poste consiste à coordonner à la fois les aspects financiers de la structure, les RH, l’administration et la vie associative.

Les missions amènent à des interactions régulières avec toute l’équipe salariée, les bénévoles de nos associations membres et les partenaires financiers.

Le.a Responsable administratif.ve est en charge des missions suivantes :

Administration et gestion financière de l'association. En collaboration avec le trésorier :

• Préparer les budgets prévisionnels, suivre le budget d’activité
• Rechercher des financements pour pérenniser le fonctionnement de l'association et développer ses actions
• Effectuer les montages techniques et financiers de projets des salarié.e.s et des associations adhérentes, présenter les dossiers de demandes de subventions
• Assurer le suivi financier des projets (justifications de dépenses), et présenter les demandes d’acomptes aux financeurs, bilans intermédiaires et définitifs des projets
• Établir et suivre le plan de trésorerie
• Superviser la saisie comptable : factures, notes de frais, suivi des adhésions, dons et reçus fiscaux
• Assurer le suivi des comptes avec le trésorier, l'expert-comptable et la commissaire aux comptes et établir la remise des comptes annuels au CA (bilans comptables)
• Suivre les contrats (assurances, abonnements, locations...)

Ressources humaines et gestion du personnel. En collaboration avec le Bureau :

• Assurer l’administration du personnel : opérations administratives de recrutement, déclarations d’embauches, suivi des contrats de travail et des conventions de stages ou d’apprentissages, vsc, suivi des temps, fiche de liaison mensuelle pour les paies, vérification et mises en paiement
• Assurer la gestion du personnel : accueil des entrant.e.s, suivi des plannings de congés, réunions d’équipe, s’assurer de la conformité légale réglementaire et conventionnelle

Gestion administrative de la vie associative

• Supervision des adhésions et cotisations
• Contribuer à la préparation des réunions de la gouvernance
• Organiser et superviser l’AG annuelle : documents obligatoires (bilan comptable et rapport financier, rapport d’activité, rapport moral)

Accompagnement logistique de l’équipe salariée et des bénévoles

• Déploiement et mise en uvre d’outils de gestion de projet et financiers
• Accompagner la réservation des déplacements et des évènements en lien avec les projets des salarié.e.s