Coordinateur.rice national.e de la production

Secteur

Spectacle vivant - Musique - Associatif - ESS

Description de l'entreprise/de l'organisme

Reconnue d’utilité publique, labellisée « La France s’engage », agréée par le Ministère de l’Éducation Nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche et conventionnée par le Ministère de la Culture, l’association Les Concerts de Poche œuvre depuis près de 20 ans pour faire de la musique un levier puissant de cohésion sociale et territoriale.

Sa mission, à la croisée de l’Économie Sociale et Solidaire et de la culture : créer des liens nouveaux et durables entre habitants, en construisant avec les acteurs locaux des projets ambitieux et inclusifs de musique classique, jazz et lyrique, au cœur des territoires ruraux et des quartiers, en priorisant les jeunes, les personnes et les zones géographiques les plus éloignées de la culture.

Concrètement, Les Concerts de Poche organisent dans les campagnes, montagnes et quartiers, des concerts conviviaux avec les meilleurs interprètes artistes de toutes générations (Natalie Dessay, le Quatuor Modigliani, Jonathan Fournel, Vassilena Serafimova, Henri Demarquette, le Quatuor Akilone, Thomas Enhco, Sarah Nemtanu, Raphaël Sévère, David Grimal, le Duo Ermitage, Quatuor Magenta, Tristan Pereira …), dans des lieux de proximité (salle des fêtes, maisons de quartiers…).En amont de ces concerts, ils impliquent les habitants - via les structures scolaires, sociales, médicales, carcérales ou culturelles - dans des ateliers fédérateurs et participatifs, fondés sur la création et la pratique collective. À travers ses ateliers et ses concerts indissociables, l’association contribue à l’épanouissement individuel, à la construction de lien social, à la vitalité culturelle et à la dynamisation des territoires.

L’association met en œuvre chaque année environ 2 200h d’ateliers musicaux et 100 concerts dans plus de 300 communes et quartiers à travers la France, touchant près de 35 000 bénéficiaires. Elle s’appuie sur une équipe énergique et engagée de 35 personnes, réparties dans 5 implantations régionales, qui mettent en œuvre quotidiennement les valeurs de l’association : proximité, audace, exigence, écoute mutuelle.

Description du poste

Sous la responsabilité de la Direction Administrative et Financière, le ou la Coordinateur·ice national·e de la production assure la coordination et la bonne organisation de la production des Concerts de Poche à l'échelle nationale.
Véritable courroie de transmission entre les différents pôles de l'association, en lien étroit avec les déléguées régionales et les chefs de projets, il ou elle veille à la bonne circulation des informations, à l'anticipation des besoins, à la cohérence des pratiques et au respect des procédures.
Référent·e national·e pour les équipes intermittentes et les référents régionaux de production (il existe un ou deux référent.es régionaux de production, qui assurent une connaissance spécifique des besoins et réalités régionales), il ou elle contribue à la qualité des productions en garantissant une organisation fluide, efficace et adaptée aux besoins des territoires.
Le ou la Coordinateur·ice national·e de la production peut, de manière ponctuelle, participer à certaines préparations de projets ou repérages lorsque les besoins de l'association le nécessitent.

LES MISSIONS

1. Coordination des équipes intermittentes
Garant(e) du bon déroulement des concerts ou événements sur l'ensemble du territoire, le ou la coordinateur(trice) encadre et anime les équipes intermittentes de production. Il est en lien particulièrement étroit avec la.e référent.e régional. Il existe un ou deux référent.es régional.aux par région, qui ont une vision technique et détaillée de la région (salles, ressources locales, partenaires). Ces derniers s’occupent d’animer et de construire un réseau d’intermittents régionaux autour d’eux. La.e coordinateur.ice de production est leur interlocut eur.ice de référence, valide les recrutements ou aide au recrutement en cas de manque de temps du référent de production. Il ou elle organise l'intégration et la formation des intermittents. Il s’assure du respect de la bonne réalisation des missions dans le respect du retroplanning et veille à la qualité de leurs conditions d'exercice, en s’assurant du travail en sécurité et dans le respect de la réglementation en vigueur.
• Piloter le recrutement, puis former, coordonner et fidéliser les chargé(e)s de production et les régisseurs(euses) répartis sur les 5 sites et les projets en France
• Identifier et mobiliser des ressources complémentaires lorsqu'un territoire rencontre des difficultés de recrutement ou de disponibilité.
• Elaborer et suivre les plannings de travail et confirmer les embauches des intermittents ou prestataires en lien avec les besoins de chaque projet dans la limite des lignes budgétaires attribuées
• Assurer le suivi administratif et contractuel des équipes intermittentes (fiches de renseignement, informations administratives, déclarations)
• Veiller à la qualité des conditions de travail et au respect des règles de sécurité lors des concerts et lors du chargement/déchargement du matériel.
• Être l'interlocuteur(trice) de référence pour les équipes en interne sur les questions de production.
• Garantir la cohésion et l’efficacité de l’équipe intermittente ; animer des réunions de formation, amélioration et bilan
• Valider et suivre les dépenses des intermittents dans la limite des lignes budgétaires attribuées
• Participer à la réflexion sur les grilles des salaires et les évolutions de poste au sein de l’équipe intermittente
• Accompagner la résolution des situations complexes ou exceptionnelles.
• Être le point de contact de premier niveau en cas d'urgence de production.

2. Harmonisation, optimisation et amélioration continue des pratiques
Dans une structure multi-sites, la cohérence des méthodes de travail est un enjeu majeur. Le ou la coordinateur(trice) joue un rôle moteur dans l'analyse des pratiques existantes, la mise en place d'outils partagés et la conduite d'une démarche d'amélioration continue, au service d'une organisation plus fluide et plus efficiente.
• Analyser les pratiques, outils et processus en vigueur sur chacun des sites et assurer la bonne prise en main et le développement du CRM.
• S’assurer du bon remplissage du CRM avant et après les projets et relances des équipes responsables du remplissage pour veiller à la meilleure circulation des informations.
• Proposer et mettre en œuvre des procédures communes visant à harmoniser les méthodes de travail et gagner en productivité et en professionnalisme
• Déployer et assurer la prise en main des outils partagés (logiciels de planning, de gestion, etc.)
• S’assurer du respect des pratiques, des méthodes et des retroplannings
• Conduire une démarche d'amélioration continue des processus de production
• Evaluer les pratiques en lien avec les intermittents une à deux fois par an

3. Gestion budgétaire et achats
En lien étroit avec la direction administrative et financière, le ou la coordinateur(trice) pilote le budget national de production et en assure le suivi rigoureux. Il ou elle contribue à l'optimisation des dépenses, coordonne les achats et produit les éléments de reporting nécessaires à la prise de décision.
• Proposer, piloter et suivre le budget national de production et le budget d’externalisation des ressources en lien avec la direction
• Gérer les achats de matériel, de consommables et les investissements liés à la production
• Optimiser le budget en anticipant les dépenses des projets (voyages, locations…) en lien avec la.e référent.e régional.e

4. Gestion du parc de véhicules et du matériel
L'activité itinérante de l'association repose sur un important parc logistique, stocké sur les différents sites. Le ou la coordinateur(trice) en assure la gestion globale, depuis l'entretien courant jusqu'au suivi des équipements de spectacle, afin de garantir en permanence la disponibilité et la fiabilité des moyens techniques.
• Gérer le parc d'une douzaine de véhicules répartis sur les différents sites (entretien, contrôles techniques, affectations, gestion et anticipation du budget)
• Coordonner l'entretien, la maintenance et le renouvellement du matériel de spectacle (son, lumière, scène, etc.) sur l'ensemble des sites, suite aux remontées des référents régionaux,
• Veiller à l’utilisation en toute sécurité du matériel technique et des véhicules
• Veiller à la bonne application des normes de sécurité
• Tenir à jour les inventaires du matériel et des véhicules
• Assurer la traçabilité des interventions et des incidents
• Participer à la vision stratégique d’optimisation, renouvellement et amélioration du stock de matériel et du parc de véhicules en lien avec les possibilités de financement, en lien avec les remontées des référents régionaux.

5. Prestataires et partenaires techniques
• Assurer le suivi des prestataires nationaux liés à la production.
• Coordonner les relations avec les partenaires techniques intervenant sur plusieurs territoires.
• Accompagner les référents régionaux lorsque cela est nécessaire.

Description du profil recherché

• Rigueur et sens de l'organisation : goût pour les procédures et les outils bien construits.
• Savoir-être, contact facile, aisance relationnelle
• Capacité à gérer plusieurs projets simultanément dans des contextes tendus
• Réactivité et aptitude à la résolution de problèmes
• Disponibilité et flexibilité (déplacements fréquents, soirées et week-ends ponctuels)
• Esprit d'initiative et force de proposition, Curiosité, force de proposition, proactivité
• Capacité à travailler avec des équipes réparties sur plusieurs territoires, sens du collectif.

Description de l'expérience recherchée

• Connaissance approfondie du secteur du spectacle vivant et de ses métiers
• Maîtrise de la réglementation applicable aux intermittents du spectacle
• Bonne connaissance des métiers techniques du spectacle.
• Compétences en gestion budgétaire et en suivi financier
• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion de planning
• Connaissance des règles de sécurité applicables aux spectacles et aux lieux de représentation
• Expérience de coordination d'équipes et de projets impliquant des interlocuteurs multiples, sur des territoires dispersés
• Capacité à fédérer des équipes intermittentes et bénévoles autour d'objectifs communs
• Sens de la négociation et de la diplomatie dans la relation avec les partenaires et prestataires
• Qualités de communication écrite et orale
• Capacité à organiser et coordonner plusieurs projets simultanément.