Un assistant ou une assistante de gestion administrative et comptable

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Rémunération indicative

Rémunération statutaire - régime indemnitaire - prime annuelle

Descriptif de l'emploi

Le CCAS de Toulouse est un établissement public qui regroupe 1300 agents au sein de 30 établissements sur la Ville de Toulouse, accueillant des personnes dans différents domaines : personnes âgées, protection de l’enfance, lutte contre les exclusions, handicap et accès aux droits.
Pour gérer ces sites, l’institution dispose d’une Direction des Services Techniques et du Patrimoine (DSTP) dont les missions sont les suivantes : l’entretien, la maintenance, les travaux de réaménagement et la construction de l’ensemble des établissements du CCAS.
La Direction des Services Techniques et du Patrimoine est composée d'environ 70 agents.

Missions / conditions d'exercice

Au sein de la cellule comptabilité et secrétariat composée de 4 agents, l’assistant ou l’assistante de gestion administrative et comptable assure les missions suivantes :

• Secrétariat administratif pour la direction et les pôles de la DSTP :
- assurer le traitement des demandes d'intervention des établissements (agrément, affectation, programmation, etc.)
- effectuer des travaux de secrétariat: préparation et/ou mise en forme de courriers, organisation de réunions etc.
- accueillir les rdv, réceptionner des colis
- participer à la gestion des parapheurs et des signatures

• Gestion comptable pour la direction et les pôles de la DSTP :
- analyser les devis et vérifier la disponibilité des crédits et l’imputation budgétaire
- créer les bons de commande sur le logiciel GDA et mise en signature
- informer les entreprises de l'avancement des dossiers
- effectuer le paiement des factures : recenser les factures en attente de paiement et analyser les priorités, mandatement des factures (analyse de la facture, vérification des prix, récupération de la certification du service fait, liquidation, pré-mandatement)
- gestion des relations avec les entreprises pour le suivi des factures : échanges par courriel et téléphone, traitement des demandes d’avance, d’acompte ou de paiement, gestion des pénalités éventuelles, et coordination avec le Trésor public pour le suivi des règlements
- réalisation de tableaux de bord de suivi d’activité fournisseur/fournisseur

• Participer au suivi d’activités de la cellule comptabilité et secrétariat, notamment :
- participer aux réunions hebdomadaires
- participer au suivi de la gestion locative
- suppléance en cas d'absence de l'assistante de direction (gestion opérationnelle RH, etc.)

Temps complet, 39h hebdomadaire.
Déplacements occasionnels sur les établissements
Pour plus d'information, vous pouvez contacter Anaïs Marcotte, directrice adjointe - responsable du pôle administration et moyens généraux : [email protected]

Profils recherchés

Titulaire d'un diplôme en comptabilité, administration et gestion, vous avez des connaissances en finances publiques, secrétariat administratif.
Vous utilisez les outils bureautiques et numériques (word, excel, outlook...) et avez des capacités d’adaptation à des outils SI métier. La connaissance de Grand Angle serait un plus.
Vous faites preuve d’organisation et de rigueur et savez travailler en anticipation et gérer les priorités afin de respecter des délais contraints.
Vous disposez de qualités relationnelles et d’une capacité à travailler en équipe.
De plus, vous avez des capacités de négociation et d'argumentation.