Gestionnaire administratif au pôle animation F/H - REF 260

À propos de nous L'Université de Toulouse, anciennement Université Toulouse III – Paul Sabatier est l'une des principales universités françaises avec plus de 37 000 étudiantes et étudiants. La diversité de ses laboratoires et la qualité de ses enseignements dans les domaines de la science, de la santé, du sport, de la technologie et de l'ingénierie lui assurent un rayonnement scientifique national et international. L'université compte 71 laboratoires et structures fédératives axés sur la recherche. Elle abrite également un patrimoine scientifique remarquable, dont un laboratoire d'observation des sciences de l'univers situé au pic du midi qui œuvre depuis plus de 150 ans, ainsi le pic du midi et son observatoire finalisent leur candidature au patrimoine mondial de l'humanité. Depuis le 1er janvier 2025, l'université de Toulouse est devenue un établissement public expérimental et accueille l'École d'ingénieurs de Purpan comme établissement-composante. Elle est cheffe de file d'un collectif qui rassemble des forces académiques de Toulouse et de son territoire pour partager une stratégie de recherche, de formation, d'innovation commune et renforcer sa place au rang mondial. L'Université en quelques chiffres : 432 millions d'euros de budget annuel, dont 326 millions d'euros de masse salariale, 4 404 personnels dont 2 681 enseignants et enseignants-chercheurs et 1 723 personnels administratifs et techniques, 5 composantes : Faculté de santé, Faculté des sciences et du mouvement humain, Faculté des sciences et ingénierie, Institut universitaire de technologie Toulouse - Auch - Castres et l'Observatoire Midi-Pyrénées 71 structures de recherche dont 42 unités mixtes de recherche, 36 964 étudiantes et étudiants, dont 2606 inscrits en alternance Présente dans 8 villes en Occitanie. La Direction Formation et Vie Etudiant (DFVE), rattachée au domaine du DGS adjoint à la Formation et à la Vie Universitaire, comprend les services centraux de scolarité et paramétrage des SI scolarité, ainsi que les services dédiés à l'accompagnement de la vie étudiante. La DFVE compte 33 agents. Le pôle animation, soutien aux associations et accompagnement de la vie universitaire sous la responsabilité de la cheffe de service, comprend 4 agents qui assurent le soutien à la vie étudiante et associative ainsi que l'animation de campus. Mission Le/la gestionnaire administrative assure la gestion administrative des animations à destination des étudiants et la gestion des contrats étudiants en garantissant le respect des procédures et les délais. Missions principales :

• Gestion administrative et organisation des animations (élaboration et suivi des plannings, suivi des validations internes, suivi des inscriptions, coordination et mise en place, rédaction des bilans)
• Petite logistique pour les stands et animations du pôle (conduite de véhicules, courses)
• Commandes et devis divers
• Suivi des contrats étudiants (recrutement, liasses, déclaration des heures)
• Réservation de salles

Missions secondaires :

• Réalisation de supports de communication et mises à jour des pages du site internet
• Mise en ligne des offres d'emplois (Ksup)
• Edition de tickets GPL pour les interventions de maintenance diverses
• Participation à l'activité du service, collaboration étroite avec les autres membres du service et notamment être le relai vie associative en cas d'absence de la gestionnaire administrative vie associative.

Conditions générales du poste :

• Catégorie du poste : C
• Corps de recrutement : ATRF
• Quotité de travail : 100%
• Date de prise de fonctions souhaitée : au plus tôt
• Poste ouvert aux contractuels
• Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 12 mois
• Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1
• Rémunération: comprise entre 1801,74 € et 1900,19 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178 €)
• Localisation géographique : 118 route de Narbonne 31400 Toulouse

Profil Connaissances

• Connaissance du fonctionnement général de l'université
• Bases de la commande publique
• Capacité à se repérer sur le campus
• Connaissance du monde associatif

Savoir-faire techniques

• Organisation et logistique pour les diverses animations et évènements (montage des stands, organisation des salles, etc.) pour comprendre et accompagner les demandes diverses
• Gestion administrative courante (vérification et suivi des dossiers, mise en forme des parapheurs, rédaction de mails et courriers, etc.)
• Aisance à maîtriser de nouveaux outils informatiques.

Savoirs comportementaux

• Rigueur, organisation et méthode indispensables
• Respect des procédures
• Autonomie et capacité à prioriser
• Bon relationnel et capacité à travailler en équipe et en transversalité

Diplômes et expériences Niveau BAC Avantages :

• Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
• 3 Options de temps de travail pour les personnels BIATSS (si contrat > à 10 mois):

39h10 => 55 jours de congé, 38h15 => 50 jours de congé, 37h20 => 45 jours de congé

• Possibilité d'aménagement du temps de travail
• Télétravail possible en fonction du poste
• Possibilité aménagement du poste de travail pour les personnes handicapées
• Formations et dispositif d'accompagnement à la prise de fonction managériale
• Contributions à la complémentaire santé - Mutuelle obligatoire à compter du 1er mai 2025
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences...)
• Crèche.