Référent Accueil F/H (REF 331)

À propos de nous L'Université de Toulouse est un établissement public expérimental (EPE) d'enseignement supérieur et de recherche. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes et d'1 établissement-composante (l'Ecole d'ingénieurs de Purpan), elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares. L'établissement est engagé dans la construction du site toulousain à travers la future transformation en Grand Etablissement en capacité de coordonner, à l'issue de la période d'expérimentation, la stratégie de recherche et de formation du site. La construction de l'EPE implique vingt établissements associés ou partenaires de l'enseignement supérieur et organismes nationaux de recherche, deux établissements de santé et d'autres organismes. Pour atteindre cet objectif, elle s'inscrit dans une feuille de route partagée avec ses établissements associés et partenaires et également dans un plan de transition visant à intégrer d'ici le 31/12/2027 les activités et moyens actuellement portés par la Comue de Toulouse. La Faculté sciences et ingénierie ( ), une des 5 composantes de l'université de Toulouse, est une des plus grandes facultés scientifiques françaises. Elle accueille chaque année plus de 12 000 étudiants inscrits dans 12 mentions de licence, 6 mentions de licences professionnelles, une école d'ingénieur interne, l'UPSSITECH, et 27 mentions de master. Environ 2200 étudiantes et étudiants de licence, 100 de licence professionnelle, 90 d'école d'ingénieur et 1600 de master sortent annuellement avec un diplôme de la Faculté sciences et ingénierie. Les disciplines qui y sont enseignées vont de la biologie aux mathématiques en passant par la chimie, l'informatique, la physique, la mécanique, l'électronique, les sciences de la Terre, etc. Mission La mission de l'accueil du bâtiment MRL (Maison de la Réussite en Licence) est d'être un lieu de renseignements et d'orientations pour les étudiants de l'université. Il est le point d'entrée des étudiants pour les orienter vers les structures ou les personnes référentes, mais également celui des enseignants qui viennent faire cours dans le bâtiment. L'accueil de la MRL travaille en collaboration avec le Département de la Formation. L'accueil de la MRL doit également assurer des missions de logistique, et vérifier le bon fonctionnement général du bâtiment. Activités du poste : Horaires : 7h-15h15 1/ Référent des agents de l'accueil : L'agent est le référent de l'administration à l'accueil. Son rôle est d'être le lien entre son N+1 et les étudiants sous contrat qui travaillent à l'accueil. Il n'a pas d'autorité hiérarchique, mais a un lien fonctionnel avec eux. Son travail consistera notamment à :

• Réunir et suivre les plannings, dans le respect des consignes,
• Faire remonter les changements ou les difficultés de planning,
• Vérifier la bonne diffusion des informations aux étudiants sous contrats
• Faire un suivi des bonnes pratiques, notamment le tableau de suivi des réservations des salles étudiantes.

2/ Accueil des étudiants, du personnel de l'université et des extérieurs :

• Accueil physique et téléphonique, renseigner, orienter
• Procéder aux affichages nécessaires, actualiser les panneaux d'informations, diffuser les plaquettes d'informations
• Réceptionner le courrier, colis, papier, ..., et en faire le suivi.
• Réservations de salles de travail pour les étudiants et prêt de badges pour accéder aux salles voire réservation de salles de cours dans la limite des disponibilités.

3/ Soutien logistique de 1er niveau aux enseignants :

• Gérer les formalités d'accès aux salles de cours
• Prêt de badges aux enseignants vacataires
• Effectuer l'assistance d'urgence des matériels vidéo, audio et logistique
• Réaliser le suivi des prêts de matériel
• Assurer le conseil et l'assistance des utilisateurs dans l'utilisation des matériels audio-vidéo
• Faire remonter les divers dysfonctionnements aux services concernés,
• Assurer la distribution de consommables et de petits équipements (feutres, câbles etc...)

4 /Soutien aux formations en lien avec les secrétariats pédagogiques (Division de la Formation) :

• Quand les secrétariats pédagogiques sont fermés, l'accueil assure la permanence et cas de problème, il s'occupe des modifications nécessaires au bon déroulement des cours :
• Modification de réservation de salle,
• Information aux étudiants à l'accueil
• Remonter l'information aux secrétariats pédagogiques
• Délivrer des polycopiés aux étudiants
• Relayer les informations de la Division de la Formation.
• Assurer un soutien logistique aux personnes en situation de handicap.

5/ Référent Logistique du bâtiment : L'agent a la mission de vérifier l'état général du bâtiment et d'appoint logistique.

• Tous les matins il devra faire le tour du bâtiment et vérifier l'état général du bâtiment
• Remonter les divers dysfonctionnements (ménage, électricité, plomberie,...) à son N+1.
• Remplacement des piles des serrures Salto
• Soutien logistique aux évènements qui se déroulent dans le bâtiment.
• Il participe à l'entretien et à la logistique de 1er niveau du bâtiment
• Nettoyer les éléments de la salle de convivialité voire autre local (Fontaine à eau, Micro-ondes, machine à café).

Conditions générales du poste :

• Catégorie du poste : C
• Corps de recrutement : ATRF
• Quotité de travail : 100 %
• Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
• Poste ouvert aux titulaires et contractuels
• Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 1 AN
• Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1
• Rémunération: comprise entre 1867€ et 1900.19€ en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178€)
• Localisation géographique : MRL – 118 route de Narbonne 31400 TOULOUSE

Avantages :

• Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
• 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois): 39h10 => 55 jours de congé, 38h15 => 50 jours de congé, 37h20 => 45 jours de congé
• Possibilité d'aménagement du temps de travail
• Télétravail possible en fonction du poste
• Possibilité aménagement du poste de travail pour les personnes handicapées
• Formations et dispositif d'accompagnement à la prise de fonction managériale
• Contributions à la complémentaire santé – Mutuelle obligatoire à compter du 1er mai 2026
• Subvention restauration collective – Restauration sur place (UPSIDUM, Brasserie , Crous...)
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Conférences...)
• Accès bibliothèques universitaires
• Déploiement 10min de sport sur temps de travail
• Parking sur place
• Crèche.

Profil Connaissances :

• Technique de Communication
• Technique d'accueil téléphonique et physique
• Technique d'élaboration de documents
• Connaissance du milieu Universitaire,
• Connaitre les principes de base des fonctionnaires

Savoir faire technique :

• Accueillir et prendre des messages
• Accueillir les personnes
• Enregistrer et classer les documents
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe
• Utiliser les outils bureautiques

Savoirs comportementaux :

• Sens de l'organisation
• Sens relationnel
• Avoir un comportement neutre et équitable
• Travailler en autonomie