Assistant·e de la Secrétaire Générale, du responsable du service Immobilier et Logistique et de la Conseillère Prévention

À propos de nous Créé en 1969, Toulouse INP est un acteur majeur de la formation en ingénierie et de la recherche, ainsi qu'un élément fondateur du paysage universitaire toulousain. L'établissement se distingue par son offre variée avec des formations saluées pour leur excellence académique. Reconnu ainsi que ses écoles dans les classements nationaux et internationaux, Toulouse INP est membre du groupe INP, premier réseau français d'écoles d'ingénieurs. Toulouse INP (Institut National Polytechnique) est un acteur majeur de la formation en ingénierie et de la recherche. Le site de Toulouse INP – ENSEEIHT (27 000m²) est une des écoles fondatrices de Toulouse INP, spécialisée dans l'énergie, le numérique, l'environnement et les transports du futur. Elle comporte 1 600 étudiants, 130 enseignants/enseignants chercheurs et 100 Biatss ( personnels). La Secrétaire Générale seconde le Directeur de l'école (dont le rôle est centré sur la politique générale de l'école et l'enseignement) sur l'organisation des services, et anime le Comité Vie de Site qui regroupe les divers usagers. Elle accompagne les actions de la vie étudiante et l'organisation des manifestations, assure l'interface avec Toulouse INP Le service Prévention et sécurité met en œuvre des actions de prévention des risques permettant d'assurer la protection des personnes, des biens et de l'environnement, en interface avec l'ensemble des usagers du campus (enseignants, chercheurs, personnels administratifs, doctorants, étudiants, etc.) et quelques prestataires externes ponctuellement. Le service Technique Immobilier et Logistique est composé de 8 personnes. Il a en charge : la maintenance générale du bâtiment, la gestion des interventions et travaux immobiliers, la gestion des prestations logistiques (courrier, véhicules, badges, clés...), l'accueil et le renseignement des usagers du site. Mission L'agent recruté assurera des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique pour 3 collaborateurs directs : La Secrétaire Générale, Le Responsable du STI (Service Technique Immobilier) et la Conseillère Prévention. Il réalisera des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures. Ses missions s'inscriront en complémentarité avec celles de l'assistante du Directeur de l'Ecole, afin de former un binôme qui permettra, notamment en cas d'absence d'assurer la continuité du service. Missions principales :

• Gestion des agendas : fixer des rdv, réunions, répondre à des sondages de disponibilités,
• Gestion des manifestations (logiciel Addulact),
• Commandes des services Prévention, STI, SG et des fournitures de bureau de l'école,
• Centralisation des achats du mobilier pour les différents services de l'école,
• Rédaction et suivi des conventions de locations de salles,
• Mise en concurrence marché traiteurs (pour tous les services),
• Rédaction de compte-rendu de réunions,
• Suivi des contrats maintenance (en lien avec le STIL).

Activités secondaires :

• Rédaction de notes, rapports.
• Suivi des demandes pour les accès Indigo aux parkings St Aubin et St Georges.
• Gestion du courrier: suivi, archivage
• Archiver des dossiers et documents de référence.
• Suivi des contrats photocopieurs.

Contraintes : - Organiser l'activité en fonction des urgences et priorités opérationnelles. Profil Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :

• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office).
• Maîtrise de plateformes de visio-conférence.
• Respect du RGDP, protection des données, bonnes pratiques en cybersécurité
• Maîtrise de la Langue française et bon niveau de rédaction.
• Notions en Langue anglaise appréciées.
• Techniques d'élaboration de documents.

Savoirs sur l'environnement professionnel : - Connaissances sur l'enseignement supérieur et le fonctionnement d'une université appréciées. Savoir-faire opérationnels :

• Savoir prioriser
• Appliquer et faire appliquer de procédures.
• Identifier et restituer l'information sous forme orale et écrite.
• Savoir rendre compte et faire part des difficultés.
• Analyser des situations et sens de l'initiative.
• Suivre des indicateurs, analyser des données, produire des tableaux de bord.

Compétences comportementales :

• Sens de la communication et bon relationnel.
• Posture pro-active attendue.
• Aptitude à travailler en équipe et savoir être à l'écoute.
• Rigueur et fiabilité.
• Dynamisme, réactivité et autonomie.
• Discrétion professionnelle.

Conditions particulières d'exercice :

• Flexibilité horaire en fonction des contraintes de service
• Possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours hebdomadaires, après une période à définir avec la SG en fonction du profil et du niveau d'autonomie quant à l'environnement de travail et les outils ( a minima après les 4 premiers mois).

Diplômes : Baccalauréat ou équivalent minimum Diplôme en secrétariat / gestion apprécié Expériences : Expérience en secrétariat / assistance de cadre dirigeant ou d'élus de 2 ans minimum. Statut : Poste ouvert uniquement aux contractuels (CDD 12 mois) Catégorie :

C ATRF - BAP J

Rémunération : Selon la grille indiciaire de la fonction publique ATRF INM 366 et de l'ancienneté (Compris entre 1801,74 et 1850,97 €) + Prime mensuelle de 100€ Avantages : Avantages sociaux et cadre de travail

• Frais de transports en commun pris en charges à hauteur de 75% compatible avec le Forfait Mobilité Durable (vélo, covoiturage).
• Campus accessibles en transport en commun.
• Subvention restauration collective.
• Action sociale (subvention enfance, Allocation parent enfant handicapé, accompagnement possible par une assistante sociale ...).

Équilibre vie personnelle et professionnelle

• 51 jours de congés payés annuels pour un temps plein.
• Possibilité d'organiser son temps complet sur 4,5 jours.
• Possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours.
• Des offres Sport, Loisirs et Culture pour tous les agents.

Accompagnement

• Accompagnement personnalisé des parcours professionnels (conseil en évolution professionnelle, mobilité, formation, préparation aux concours).
• Accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap.

Pour postuler : Transmettre CV + Lettre de motivation Fin de publication le 28/06/2026 Processus de recrutement :

• Les candidatures seront traitées dans un délai d'environ 15 jours après la fin de publication du poste.
• Tous les candidats recevront un retour sur les suites données à leur candidature
• Les personnes retenues pourront être convoquées à une ou plusieurs auditions
• Les réponses sont envoyées à l'issue de la procédure de recrutement.
• Dans le cas où des tests sont mis en place, les candidat.e.s seront prévenu.e.s en amont