Responsable du pôle événements F-H (237)

À propos de nous L'Université de Toulouse est un établissement public expérimental (EPE) d'enseignement supérieur et de recherche. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes et d'1 établissement-composante (l'Ecole d'ingénieurs de Purpan), elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares. L'établissement est engagé dans la construction du site toulousain à travers la future transformation en Grand Etablissement en capacité de coordonner, à l'issue de la période d'expérimentation, la stratégie de recherche et de formation du site. La construction de l'EPE implique vingt établissements associés ou partenaires de l'enseignement supérieur et organismes nationaux de recherche, deux établissements de santé et d'autres organismes. Pour atteindre cet objectif, elle s'inscrit dans une feuille de route partagée avec ses établissements associés et partenaires et également dans un plan de transition visant à intégrer d'ici le 31/12/2027 les activités et moyens actuellement portés par la Comue de Toulouse. L'Université en quelques chiffres : 432 millions d'euros de budget annuel, dont 326 millions d'euros de masse salariale, 4 404 personnels dont 2 681 enseignants et enseignants-chercheurs et 1 723 personnels administratifs et techniques, 5 composantes : Faculté de santé, Faculté des sciences et du mouvement humain, Faculté des sciences et ingénierie, Institut universitaire de technologie Toulouse - Auch - Castres et l'Observatoire Midi-Pyrénées 71 structures de recherche dont 42 unités mixtes de recherche, 36 964 étudiantes et étudiants, dont 2606 inscrits en alternance Présente dans 8 villes en Occitanie. Au sein de la direction générale des services, la direction de la communication, de la culture et des évènements a pour mission de promouvoir l'image, l'identité et les activités de l'Université en œuvrant à son rayonnement. Elle a également pour objectif de promouvoir la diffusion des savoirs, de la culture et d'organiser des congrès scientifiques. Elle valorise la location des espaces de l'université. Mission Placé sous la responsabilité de la Directrice de la communication, culture et événements, la ou le responsable du pôle contribue à la gestion et valorisation des espaces universitaires pour l'organisation d'événements et coordonne l'ensemble des évènements institutionnels, internes, scientifiques et externes. Elle ou il est également en charge la gestion des conventions de l'ensemble de la direction et assure la gestion et suivi des différents marchés gérés par la direction. Missions :

• Responsable du fonctionnement quotidien du pôle
• Coordination opérationnelle des évènements avec l'ensemble des pôles de la DCCE et les services demandeurs de l'Université ainsi que les demandeurs externes
• Veille au processus de décision, de communication et de diffusion
• Gestion administrative des marchés et des conventions pour l'ensemble de la direction.

Activités principales :

• Organiser et coordonner la mise en œuvre de la réservation des locaux et espaces mis à disposition du public universitaire et externe pour l'organisation d'événements
• Encadrer 5 agents (1 chargé d'évènements institutionnels, 2 chargés d'évènements scientifiques, 1 gestionnaire évènementiel, 1 régisseur)
• Traiter les dossiers entrants et sortants (Boite mail événements, parapheurs, courriers)
• Assurer le suivi administratif et financier du pôle événements et du pôle communication (suivi du budget avec la directrice, facturation, devis...)
• Gestion des marchés régie, sécurité, communication et impression, goodies ...
• Gestion des conventions de la direction (conventions de tournage, convention congrès...)
• Être présent sur les évènements pour en assurer le bon déroulement
• Analyser et exploiter les données de gestion
• Réaliser et mettre à jour des documents de référence (fiches de procédures, convention d'occupation, formulaires de réservation de locaux, états des lieux, catalogue des salles et espaces ...)
• Veiller au maintien en bon état des locaux mis à disposition
• Proposer des actions correctrices en cas de dysfonctionnement organisationnel
• Participer aux groupes de travail avec les partenaires de l'université sur les projets événementiels
• Faciliter les démarches dans des situations d'urgence (locaux indisponibles, réservations tardives)
• Être en soutien de l'organisation des évènements institutionnels et scientifiques

Activités associées :

• Participation aux activités de la DCCE
• Assurer une veille métier et proposer de nouveaux outils de gestion

Conditions générales du poste

• Catégorie du poste : A
• Corps de recrutement : Ingénieur d'études
• Quotité de travail : 100%
• Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
• Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDI
• Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1

· Rémunération: Pour les titulaires: en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 665€ + modulation grade Pour les contractuels: elle est comprise entre 2166 € et 3185 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (422.5€) · Localisation géographique : TOULOUSE Profil Savoirs théoriques :

• Connaître l'environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche
• Connaître le statut des EPSCP, leur organisation, leur fonctionnement
• Connaitre les bases en gestion financière et comptable
• Connaitre les bases en gestion des marchés publics
• Connaissance de la réglementation en matière de sécurité
• Maitrise des outils bureautiques
• Langue anglaise : B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire :

• Savoir organiser et gérer un évènement
• Planifier des actions
• Traiter de l'information
• Manager une équipe
• Mobiliser et animer un collectif
• Traiter de l'information
• Réaliser des évaluations et des bilans
• Savoir planifier et respecter des délais
• Conduire en parallèle plusieurs projets d'évènements
• Élaborer et rédiger des comptes rendus, des documents de référence

Savoirs comportementaux :

• Savoir travailler en équipe, en interaction et en s'adaptant à des interlocuteurs variés
• Être apte à accompagner le changement et être force de proposition
• Créativité
• Curiosité intellectuelle
• Sens de l'organisation
• Sens critique
• Autonomie, discernement et sens de l'initiative
• Réactivité et capacité à gérer et prioriser des actions plurielles
• Capacités d'analyse et de synthèse

Niveau et diplôme exigé / expériences souhaitées : Bac + 3 de préférence cursus en organisation d'évènements ou gestion Avantages :

• Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
• 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois) :

39h10 = 55 jours de congé 38h15 = 50 jours de congé 37h20 = 45 jours de congé

• Contributions à la complémentaire santé
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences...)
• Télétravail possible en fonction du poste
• Dispositif d'accompagnement et de formation à la prise de fonction managériale à l'université
• Possibilité d'aménagement du temps de travail
• Crèche
• Formations