Assistant(e) Administratif(ve) Cellule Appel d'Offres H/F

Rejoignez-nous !

Et si vous vous engagiez dans un travail porteur de sens, au sein d'une entreprise dotée d'une forte notoriété, et reconnue pour son expertise technique et l'attention portée à ses salarié(e)s.
En rejoignant le Groupe Apave, vous agirez au quotidien pour aider nos clients à prévenir et maîtriser leurs risques qu'ils soient humains, techniques, environnementaux ou numériques.
En rejoignant Apave, vous contribuez à faire vivre la Raison d'Être du groupe : "Agir en acteur de confiance, pour un monde plus sûr, durable et porteur de progrès partagé."
Mieux encore : au sein d'Apave, vos talents et vos compétences s'expriment dans un collectif fort, où chaque jour est dédié à l'action à travers des missions toujours plus techniques et passionnantes.
Nous vous attendons pour écrire, avec vous, la suite de notre histoire.
Nous vous réservons un accueil de qualité et un parcours évolutif pour qu'ensemble, nous révélions votre potentiel.

Développer vos compétences au sein d'une équipe humaine et dynamique, contribuer à des missions passionnantes permettant de prévenir et de maîtriser les risques, ça vous tente ?

Apave recherche un/e Assistant/e Administratif/ve Cellule Appel d'Offres DO Conseil

Concrètement, en quoi va consister votre quotidien ?
Après votre parcours d'intégration, vous serez amené à réaliser plusieurs missions :

A. Coordination des dossiers de réponse :
- Garantir la fluidité et l'efficacité de la préparation des réponses.

Gestion des échéances et jalons :
Garantir le respect des délais pour chaque réponse à appels d'offres. Identifier avec les équipes les jalons clés de la réponse et anticiper les potentielles dérives. Coordonner les contributeurs dans la constitution du dossier, dans son suivi et effectuer les relances nécessaires.

Centralisation et suivi documentaire : Rassembler les documents produits et fournis par les différentes parties prenantes internes. Récupérer les mises à jour publiées par le client pendant le processus de réponse et informer l'équipe de réponse.

Suivi proactif des tâches : Maintenir un tableau d'avancement par appel d'offres des différentes contributions et de la répartition des tâches entre les équipes (technique, commerciale, administratif, juridique….). Identifier les éventuels retards et imprévus.

B. Gestion administrative et conformité:
- Assure la conformité et la rigueur administrative de chaque dossier de réponse

Rédaction et vérification des documents administratifs : rédige, vérifie la conformité, et complète tous les documents administratifs requis pour l'appel d'offres (ex : DC1, DC2, attestations, Kbis…)

Assemblage du dossier administratif : assemble le dossier administratif final en respectant les exigences du client (format, signatures, ordonnancement des pièces..)

Validation et obtention des signatures : veille à l'obtention de toutes les signatures internes requises sur les documents clés de l'offre (contrats, propositions, engagements) en tenant compte des délais impartis et des seuils de responsabilité définis en interne.

Préparation des envois : assurer la préparation administrative des dossiers pour leur envoi dans le respect des exigences client.

C. Reporting :
- Participe à l'amélioration continue des processus et assure le suivi des indicateurs

Archivage et traçabilité : gérer l'archivage des dossiers envoyés assurant une traçabilité et accessibilité des documents.

Reporting d'activité : tenir à jour un tableau de bord de suivi des appels d'offres pour fournir une synthèse régulière de l'activité. Ce reporting inclut l'analyse des opportunités en cours, les dates de décision et soutenance, ainsi que le taux de succès et d'échec.

Optimisation : participation à l'amélioration du processus (avoir un oeil critique)

LI#JB2

Parlons de vous !
* Vos compétences, vos qualités personnelles
Capacité à organiser et à structurer
Gestions des priorités et faire preuve de réactivité / proactivité
Autonomie et sens de l'initiative
Rigueur et fiabilité dans le suivi administratif
Qualité de communication : faire le lien entre les différents acteurs, faire circuler l'information et relancer
Maîtrise des outils bureautiques

Nous rejoindre, c'est :
* Prendre du plaisir dans le travail et développer votre carrière. Nous vous proposons une diversité de missions loin de la routine, un programme de formation complet tout au long de votre parcours, et des possibilités de mobilité interne au sein du Groupe
* Une entreprise engagée dans votre équilibre vie professionnelle / vie personnelle : Droit à la déconnexion, Interventions majoritairement sur un secteur géographique défini
* Bénéficier des avantages : 13ème mois, forfait repas ou ticket restaurant selon conditions de déplacement, RTT, participation / intéressement, plan d'épargne, prime vacances
* Des outils connectés et de mobilité pour réaliser votre activité : Smartphone, Tablette, Voiture

Cette description correspond à votre profil ? Nous sommes faits pour nous entendre !
À partir de maintenant, comment ça se passe ?
1. Faites-vous connaître. Postulez.
2. Vous avez attiré notre curiosité ? Nous vous contactons pour un 1er échange.
3. Nous souhaitons poursuivre ensemble ? Des entretiens opérationnels techniques et RH vous attendent.
4. Bienvenue ! Notre collaboration va commencer, hâte de vous retrouver !