Référent fonctionnel des applications de scolarité HF - UFR LLCE - UNIVERSITE TOULOUSE JEAN JAURES

À propos de nous Riche, plurielle et diverse, l'Université Toulouse - Jean Jaurès figure dans les meilleures universités françaises d'arts, lettres et langues et de sciences humaines et sociales, tant du point de vue de la formation que de la recherche... Elle compte plus de 30 000 étudiants, plus de 2 100 personnels, 5 unités de formation et de recherche, 7 instituts (dont 2 IUT), 1 école interne et 1 INSPE et est présente sur 16 campus (dont 1 à l'international ). L'UFR LLCE met en œuvre les missions de service public d'enseignement supérieur et de recherche de l'UT2J dans le champ « sciences humaines et sociales (LLCER, LEA et LANSAD) » en assurant une mission générale de coordination de la politique pédagogique et scientifique et de la vie universitaire avec les 7 départements qui la composent. Vous intègrerez une équipe de 50 agents et serez sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Administratif et Financier de l'UFR. Mission 1/ Accompagner la fonction Scolarité, sous l'autorité du Responsable Administratif et Financier de l'UFR :

• Superviser le déploiement de PEGASE et des nouveaux logiciels de la scolarité tout en assurant une veille sur l'évolution et le développement des applications.
• Participer au développement technique et fonctionnel des progiciels de scolarité (groupes de travail).
• Paramétrer, former et assister les départements lors du déploiement des systèmes d'information de scolarité dont la saisie des notes par le web (SNW).
• Interagir avec la direction de la scolarité (DiSco) et les Responsables administratifs de départements.
• Assurer un appui et une assistance de proximité auprès des gestionnaires de scolarité.

2/ Coordonner l'offre de formation de sa conception à sa publication :

• En lien avec la DiSco et en étroite collaboration avec les départements, participer au dialogue interne d'accréditation des formations de l'UFR.
• Etre en appui à la modélisation des formations en interaction avec la DiSco et les départements : éléments constitutifs d'UE et des blocs de compétences.
• Assurer la publication de l'offre de formation sur le site de l'université en veillant à son actualisation régulière.
• Contribuer à la mise en place de la démarche "approche par compétences".

3/ Coordonner la gestion dématérialisée des demandes d'entrée en formation et des inscriptions :

• Paramétrer et assurer l'assistance de "Parcoursup" et de "Trouver Mon Master" avec la Disco : paramétrer les bases de données des formations, attribuer les comptes utilisateurs, accompagner, conseiller le travail d'élaboration des classements effectués par les commissions d'admission.
• eCandidat : assurer l'interface entre la DiSco et les départements (paramétrage, formation et assistance).
• Inscriptions administratives : en étroite collaboration avec la DiSco et les Responsables administratifs de département, assurer l'assistance en ligne et la formation des vacataires étudiants.
• En lien avec les départements, assurer un appui aux inscriptions et contribuer à la réflexion sur la dématérialisation des inscriptions.

Profil Savoirs :

• Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche et de l'université
• Connaître de façon approfondie la règlementation et les procédures de la scolarité
• Connaître et maîtriser l'offre de formation de l'UFR
• Connaître et maîtriser les règles de la scolarité, de l'inscription au diplôme

Savoirs faire :

• Exercer ses activités en autonomie, s'organiser en prenant des initiatives dans le cadre des responsabilités définies
• Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques en fonction du domaine d'activité : APOGEE, Business Objects, KSup, Pandore, Ecandidat, SNW
• Concevoir des tableaux de bord
• Maîtriser la communication écrite et orale : être capable de rédiger des textes adaptés aux interlocuteurs auprès desquels ils seront communiqués
• Savoir mobiliser, coordonner et animer les collaborateurs
• Assurer un rôle de veille, de suivi et de conseil administratif et technique

Savoirs être :

• Faire preuve d'un bon relationnel, d'adaptabilité, de capacité d'anticipation
• Savoir prendre des initiatives et être force de propositions
• Rendre compte
• Gérer les périodes de surcharge de travail et savoir hiérarchiser les priorités
• Travailler en équipe